管理職・管理監督者にも勤怠管理は必要

「管理職は残業代の対象外だから、勤怠管理をしなくてもよい」と考えていないでしょうか。労働基準法上の管理監督者は、労働時間・休憩・休日に関する規定の一部が適用されない一方で、健康確保のための労働時間の状況把握は必要です。また、会社で管理職と呼ばれていても、法律上の管理監督者に該当するとは限りません。

管理監督者の勤怠管理では、賃金計算のための労働時間管理と、長時間労働を防ぎ健康を守るための状況把握を区別することが重要です。この記事では、一般社員との違い、管理監督者の判断基準、勤怠システムを使った記録・確認方法を解説します。

管理監督者にも勤怠管理は必要

労基法上の労働時間規制と健康管理上の把握は別

管理監督者であっても、勤怠管理を一切しなくてよいわけではありません。労働基準法上、管理監督者には労働時間・休憩・休日に関する規定が適用されない場合がありますが、健康確保の観点から労働時間の状況を把握する必要があります。時間外労働の割増賃金の計算対象かどうかと、長時間労働を把握し健康障害を防止する必要があるかどうかは、別々に考えましょう。厚生労働省は、管理監督者も含めた労働者の労働時間の状況把握について、タイムカードやPC使用記録など客観的な方法を示しています。

記録が必要な「労働時間の状況」とは

「労働時間の状況」は、賃金計算に用いる労働時間と同じ意味で機械的に扱うのではなく、労働者の健康確保のため、どの時間帯にどの程度働いていたかを把握するものです。出退勤の時刻だけでなく、時間外の業務や休日の対応、深夜勤務など、働き方の実態を把握できる情報が必要です。記録は健康確保措置や長時間労働の予防に活用できる形で保存し、必要な担当者が確認できるようにします。役職者本人の申告だけに頼るのではなく、客観記録との照合も組み合わせると実態との差を見つけやすくなります。

管理監督者と一般社員の違い

労働時間・休憩・休日の規定の適用範囲

管理監督者に該当する場合、労働時間・休憩・休日の規定の適用が異なりますが、すべての労働条件が免除されるわけではありません。例えば、深夜労働に対する割増賃金など、管理監督者にも適用される規定があります。労働時間の状況把握や健康確保の措置も別途求められます。そのため「管理監督者だから残業代も勤怠記録も不要」と一括りにするのではなく、どの規定が適用されるのかを整理する必要があります。賃金制度、深夜勤務の取扱い、健康管理の手順をそれぞれ確認し、従業員への説明も整えておきましょう。

役職名だけで管理監督者とは判断できない

部長、課長、店長などの肩書があるだけで、法律上の管理監督者になるわけではありません。管理監督者に該当するかは、職務内容や責任・権限、勤務時間に関する裁量、待遇などを踏まえて実態から判断されます。採用や人事、部門運営にどの程度関与しているか、出退勤の自由があるか、一般社員と比べた賃金や手当がどうなっているかなど、複数の事情を確認することが重要です。会社の役職一覧だけで判断せず、対象者ごとに職務の実態を整理し、判断の根拠を説明できるようにしておきましょう。

管理監督者の労働時間を把握する方法

タイムカードやPCログなど客観的な記録を使う

労働時間の状況は、タイムカードやICカード、パソコンのログなど客観的な記録を基本に把握します。勤怠システムへの打刻とPCのログに大きな差があれば、退勤後の業務や打刻漏れがないか確認できます。ただし、PCの利用時間だけで実際の労働時間すべてを判断できるとは限りません。会議、顧客対応、現場巡回、移動中の業務など、PCを使わない仕事もあるためです。職務の特性に合わせて複数の記録を活用し、差がある場合に本人や上司へ確認する手順を設けると、記録を健康管理に活かしやすくなります。

自己申告を用いる場合に整える仕組み

直行直帰や外出が多く、客観的な記録だけでは働き方を把握しにくい場合には、自己申告を組み合わせる方法があります。その場合は、申告方法や対象時間、申告後の確認方法を明確にし、過少申告につながる圧力が生じないよう管理者にも説明します。申告された時間と入退館記録、PCログ、業務報告などを必要に応じて照合し、実態との差が見つかったときは原因を確認します。自己申告を採用したら終わりではなく、申告が適切に行われているか定期的に点検することが、健康確保のための把握を形だけにしないポイントです。

勤怠管理システムで行う管理と運用

一般社員と区分しつつ出退勤や在場状況を記録

勤怠システムでは、管理監督者の労働条件に合った区分を設けながら、出退勤や働いた状況の記録を残します。一般社員と同じ残業時間の計算ルールを適用しない場合でも、打刻データを取得し、日ごとの勤務状況を確認できる設定にします。管理者が部下の勤怠を承認する機能や、本人が記録を確認・修正申請できる機能も活用できます。システム上の区分名だけで管理監督者と判断してしまわないよう、対象者の見直し手順も用意しましょう。異動や職務変更があった場合には、管理監督者性の判断と勤怠設定をあわせて確認します。

長時間労働のアラートと面談・就業上の対応につなげる

勤怠システムにアラート機能がある場合は、一定時間を超えたときに本人や上司、人事担当者へ通知する設定を検討します。通知を受け取るだけでなく、業務量の調整、休息の確保、産業医への相談など、具体的な対応につなげることが大切です。管理監督者本人が部下の管理も担う場合は、自分の長時間労働を申告しにくいこともあるため、上位者や人事部門が状況を確認する仕組みが有効です。記録を定期的に振り返り、特定の部署や時期に勤務が集中していないかも確認しましょう。

管理監督者の勤怠管理でよくある質問

残業代が発生しない管理監督者なら打刻不要？

残業代の計算方法が一般社員と異なることを理由に、出退勤の記録を省略するのは適切ではありません。労働時間の状況を把握し、長時間労働による健康リスクを早期に確認する必要があるからです。打刻を求める目的を賃金計算だけに限定せず、本人の健康確保や業務量の見直しに使うと説明すれば、管理監督者にも制度の意義を理解してもらいやすくなります。記録を取る場合は、一般社員向けの残業申請・承認ルールをそのまま適用するのではなく、管理監督者向けの確認方法を整理しましょう。

管理職手当を支給すれば管理監督者になる？

管理職手当を支給していることだけでは、管理監督者に該当するとは限りません。役職名や手当の有無に加えて、経営者と一体的な立場といえる職務・権限があるか、勤務時間に関する裁量があるか、待遇が職責に見合うかなど、実態を総合的に確認します。実態が伴わないまま管理監督者として扱うと、未払い賃金などの問題が生じる可能性があります。対象者の職務記述書や決裁権限、勤務実態、賃金体系を整理し、判断に迷う場合は専門家へ相談してください。

管理監督者の実態と健康管理の体制を確認しよう

管理監督者の勤怠管理では、労基法上の労働時間規制の扱いと、健康確保のための労働時間の状況把握を混同しないことが重要です。役職名だけで対象者を決めず、職務や権限、勤務の裁量、待遇を実態に沿って確認しましょう。そのうえで、客観的な記録を中心に労働時間の状況を把握し、長時間労働の予防や業務量の調整に活用します。勤怠システムの区分やアラートだけで運用を完結させず、記録を確認して必要な対応につなげる体制を整えてください。