テレワークでの勤怠管理は？

テレワークやリモートワークは多様な働き方を叶える手段の1つとして注目されており、自由な労働スタイルを考える取り組みとして有効な一方、通常の出勤・退勤という概念がないため勤怠管理もテレワークに合わせて行うことが必要です。

テレワーク・在宅勤務の働き方について

テレワークやリモートワークなどと呼ばれる在宅勤務の働き方ですが、実は雇用形態などによってテレワークにも違いがあることは重要ポイントです。

例えば正社員として従業員を雇用しつつ、単純にオフィスで勤務させるのでなく在宅勤務を認める形でテレワークを導入している企業もあります。一方、個人事業主として企業から業務を受託し、在宅ワーカーとして働いている人もいるでしょう。

また自宅でないものの、本社から離れた場所に設置されているサテライトオフィスでリモートワークを行うといった形式もあります。

在宅勤務

テレワークやリモートワークの形態として一般的にイメージされるのが、従業員が自宅にいながらパソコンやスマートデバイスなどを利用して働く在宅勤務です。

コロナ禍で外出や人の集合が敬遠された時に拡大した働き方であり、出退勤の必要がなく、移動のストレスや交通費の削減など様々なメリットがあります。一方、在宅勤務では就業時間とプライベートな時間を切り分けることが難しくなる場合もあり、勤怠管理もシステム化など具体的に考えなければなりません。

モバイルワーク

モバイルワークとは、スマートフォンやノートパソコン、スマートタブレットといったモバイルデバイスとインターネットを活用して、オフィスや自宅以外の場所で働くスタイルです。テレワークの一環として考えられている働き方の1つであり、移動中や出張先などインターネット環境があればどこでも自由に働けることがポイントです。

モバイルワークを導入することで、自宅から直接に外回りへ向かい、そのまま帰宅するといったことも可能になります。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、本社オフィスとは異なる場所に設けられたオフィスであり、テレワークやリモートワークのために設置された環境です。支店や支社はあくまでも企業の事業拠点の1つとして考えられるものですが、サテライトオフィスはテレワークのために利用するための場所であり、登記などを必要としていないことが特徴です。

具体的な場所にはサテライトオフィスとして企業が拠点を用意していたり、レンタルオフィスと提携していたりと複数のパターンが考えられます。

テレワークにおけるメリット・デメリット

メリット

テレワークやリモートワークのメリットは、多様な働き方を従業員が選択するチャンスになるという点です。また出退勤にかかる移動時間やコストを削減できる上、家庭の事情や個人の事情で自宅を離れにくい人でも自分のペースで働けるといったメリットがあります。

加えて、テレワークであれば通常はオフィスへ出勤できない遠方に住んでいる人でも働ける可能性があり、人手不足の業界において人材確保の間口を広げやすいといった点もメリットです。

その他にもオフィスの稼働を制限することで光熱費のコスト削減に寄与したり、コロナ禍のような非常事態にも対応しやすくなったりします。

デメリット

テレワークは特定の拠点に従業員が集合しないため、どうしても直接的なコミュニケーションや従業員同士の連携が困難になりがちです。また業務に使用するパソコンやモバイルデバイスの性能、あるいはインターネット環境に業務品質が左右されるため、全員が十分な業務環境を確保するには企業として一律にパソコンやモバイル機器を貸与しなければならないこともあるでしょう。

さらにテレワークでは情報セキュリティへの配慮が不可欠となる他、仕事の時間とプライベートな時間を意識的に区別できなければ、長時間勤務やサービス残業が常態化してしまうといったリスクもあります。

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テレワークを導入するには

テレワークを安全に導入して、そのメリットを追求しつつデメリットを回避するためには、企業としてテレワークに必要な環境整備に取り組むだけでなく、各従業員にも情報リテラシー教育やセキュリティ研修などを実施することが欠かせません。

また、そもそもテレワークが可能な業務と、出勤しての業務を区別し、自社の業務フローを見直してテレワークを行える範囲を選定することが必須です。

さらに企業としてテレワークのルールや働き方を明文化して、勤怠管理の方法や業務データの共有方法などを適正化することも重要です。

なお、テレワークによって潜在的な業務ストレスが従業員に蓄積することもあり、特に初期の頃は従業員のサポートやメンタルケアへ配慮するといった意識も大切になります。

導入企業の割合

総務省が実施した令和4年通信利用動向調査によれば、テレワークを導入している企業は2020年から急増しており、2022年時点では約51.7％の企業がテレワークを導入しているという結果が判明しました。

ただし、これは全従業員がテレワークを行っている企業の割合でなく、一部でもテレワークを導入している企業の割合であるという点が重要です。

なおテレワークの導入形態は在宅勤務が9割超となっており、モバイルワークやサテライトオフィス勤務は少数派であることもポイントです。

テレワークの勤怠管理の重要ポイント

労働時間の管理

テレワークは従業員が自宅などでリラックスして働きやすい労働形態ですが、だからこそプライベートな時間と就労時間の区別が曖昧になりやすい問題もあります。

またテレワークの導入方法としてオフィス勤務のように始業時間や就業時間を設定していない場合、それぞれの従業員の労働時間を適正に管理する体制を構築しておかなければなりません。

特に在宅勤務では家にいながら働けるため、労働時間の管理が不十分であればかえって残業が増える恐れもあります。

従業員間のコミュニケーション

オフィス勤務のように、仕事中に不明点や疑問点が生じた場合、すぐ近くにいる同僚へ話しかけて解決するといったこともテレワークでは困難になります。またリアルタイムに対話できるチャットやビデオ通話といったリモートコミュニケーション手段を導入するとしても、相手の状況によっては即座に反応を確認できないこともあるでしょう。

さらに自分のパソコン画面やノートなどを見せて情報共有することが難しくなるため、きちんと画面共有やファイル共有の手順を考えておくことも必要です。

勤務時間・作業状況の記録

従業員がどのタイミングで仕事を始めて、どのような作業を行い、いつ仕事を終えたのか、テレワーク対応の勤怠管理システムや業務管理システムなどで適正に把握しておける体制が求められます。

勤務時間や作業状況の管理に当たっては、仕事をスタートする際に業務システムへログインさせたり、アクセスログや進捗状況について自動的に記録を残しておいたりといった方法が有効です。
また、すでに勤怠管理システムなどを導入している場合、テレワークとの連携の可否についても事前に確認します。

テレワークの勤怠管理における課題

在宅勤務のようなテレワークでは、出退勤が不要になる分、いつまでも自宅で仕事をし続けられてしまうといった課題が生じやすくなります。特に繁忙期や納期が迫っている時などは自宅で作業することが暗黙の了解として求められる恐れもあるでしょう。

また各従業員のプライベートなパソコンやデバイスを使っている場合、情報セキュリティのリスクが増大すると同時に、勤務時間中の従業員が本当に仕事をしているのか、個人的な作業をしているのか確認しにくいといったことも課題です。

そのためテレワークで適切な勤怠管理を実施するためには、従業員の始業・終業のタイミングをシステムで把握できる体制を構築し、さらに業務中の進捗共有やモニタリングの方法なども検討しなければなりません。

テレワークの勤怠管理に関するまとめ

テレワークは働き方の多様化を促進し、人材確保や人材活用の課題を解決するために有効な手段ですが、一方で勤怠管理や業務管理が困難になることも現実です。そのためテレワークを有効に導入するためには、リモート環境でもしっかりと従業員の働き方を管理できるようシステムやツールを活用し、正確な勤怠管理を行っていきましょう。