勤怠管理システムの導入には、初期費用とランニングコストが必要となります。これらの費用は、システムの種類や規模、利用する機能により異なります。
勤怠管理システムの初期費用は、システムの種類により大きく異なります。オンプレミス型の場合、初期費用は約1,000,000円となることが多いです。
一方、クラウド型の場合は、初期費用が0円から500,000円程度となることが多い。この初期費用には、システムの設定や導入支援などが含まれます。
ランニングコストは、システムの使用料金などで、登録社員人数1人あたり200円から500円前後/月が一般的です。
クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員数に応じて費用が変わる従量課金が基本となっています。利用できる機能数やサポートの有無によって月額費用が変動する場合もあります。
勤怠管理システムの導入には費用がかかりますが、その効果を考えると十分に価値があると言えます。導入メリットを見る中で費用対効果を考えることが重要です。
打刻方法が企業の働き方に合わせて、スマホ、PC、ICカードなど、さまざまなデバイスでの打刻が可能。これにより、労働時間の正確な管理と労働生産性の向上が期待できます。
勤怠管理システムを正しく選ぶことで、人事部門の業務効率化にも大きく貢献します。従来は手作業で行っていた勤怠データの集計やレポート作成などが自動化されるため、人事担当者の負担が軽減。
これにより、人事部門は戦略的な業務に注力することが可能となり、組織全体の生産性向上に寄与します。
勤怠管理システムは、労働法規の遵守を支援します。労働時間の適切な管理は、労働基準法などの法令遵守に直結。システムを活用することで、適切な労働時間管理を実現し、法令違反によるリスクを軽減することができます。
導入を検討する際は、自社の規模や必要な機能を考慮し、費用対効果をしっかりと評価することが重要です。しかしさらに重要なのは、自社に合ったシステムを入れるということ。
そこでこのメディアでは、50以上の勤怠管理システムを調査。勤怠管理システム導入後のよくある課題から逆算し、その課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。