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休日出勤での勤怠管理は?

通常の出勤日でなく従業員を休日に出勤させようとする場合、あらかじめ労使間で休日出勤に関するルールを設けていたり、勤怠管理についても休日出勤に対応したシステムを導入したりしていなければなりません。ここでは休日出勤の定義や条件、また休日出勤の勤怠管理について解説します。

休日出勤の定義とは?

休日出勤とは、会社と労働者との間で交わす労使契約や就業規則によって、あらかじめ「休日」として定められている日に出社させたり業務へ従事させたりすることです。休日出勤は本来であれば働かなくていい日に従業員を働かせることになり、場合によっては違法になることもあります。そのため、休日出勤を合法的に行おうとすれば企業としてあらかじめ条件や環境を適正化しておかなければなりません。

休日出勤をさせるための条件

36協定が結ばれている

「36協定(さぶろく協定)」とは時間外労働や休日出勤について従業員・代表者と企業が、あらかじめ両者の合意に基づいて結んでいる協定です。36協定は労働基準監督署に届けられている必要があります。そのため従業員に休日出勤させるには、事前に休日出勤に関する36協定を結んで、それを労働基準監督署へ提出していなければなりません。

規定の割増賃金を適用

休日出勤は規定の割増賃金を適用することで法的に認められることもあります。ただし割増率はルールが設定されており、規定を無視して会社が勝手に割増率や金額を決めることはできません。法的に休日出勤の割増賃金における割増率は35%以上とされていますが、企業が独自の取り組みとしてさらに手当などを上乗せすることは可能です。また条件によって他にも複数の割増賃金が加算されることもあります。

休日出勤が認められる場合

勤務先から明示されている

休日出勤については企業側に守るべきルールがあるのに加えて、従業員が勝手に休日出勤を行うといったことも認められません。原則として休日出勤には会社や事業所など勤務先から明示されることが必要です。

明示されていないが、業務上必要な場合

具体的に休日出勤が明示されていなくても、業務上必要であると明確に判断されるような場合は休日出勤が可能です。ただしどのような場合に必要性が生じるのかについて、あらかじめ従業員と企業の双方で確認しておくことも大切でしょう。

参加必須の行事への出席等

シフト制や交代制といった勤務形態の場合、個人としては休日に当たるものの、会社の行事や突発的なイベントなどによって参加が強制されてしまうといったケースが考えられます。そのような場合も休日出勤として認められます。

法定外休日に仕事をした場合の勤怠

法定外休日とは、労働基準法の規定に則って定められている休日(法定休日)の他に、企業側が独自の裁量で決定している休日です。雇用契約や就業規則において、特定の曜日が法定休日として定められておらず、事前に休日出勤について36協定が結ばれている場合、法定外休日として該当の曜日に出勤するようなケースは違法性がありません。ただしすでに週の労働時間が40時間に達しているような場合は、休日出勤の就業時間は全て時間外労働に適用されます。

休日出勤の割増賃金

休日出勤で残業した場合

法定休日の休日出勤については通常の賃金に対して割増分(35%)が上乗せされますが、通常の就業日における残業についても時間外労働として該当する場合は時間外割増賃金が発生します。そのため、休日出勤に時間外労働として残業が発生した場合、休日出勤分の割増率と時間外労働の割増率が合算されて割増賃金が適用されるという仕組みです。なお具体的な割増率については就業時間によっても異なり、夜間では深夜割増が発生することもあります。

代休・振替休日をとった場合

代休は休日労働が行われた場合に、その代償として後日与えられる休日です。休日出勤に対する割増賃金の支払いとは別に設定されます。代休日には通常の給与が保証されますが、追加の賃金は発生しません。なお振替休日は事前に休日出勤が判明しているような場合に、あらかじめ休日と労働日を入れ替えること。この場合は休日出勤でなく通常業務として扱われるため、休日出勤の割増賃金は発生しません。

「管理監督者に割増賃金がつかない」は本当?

労働基準法は労働者に対して適用される法律であり、労働者を使用する側の管理職や役員については原則として適用されません。そのため管理職には休日出勤手当や割増賃金がつかないと言われることもありますが、勤務実態など条件によって管理職でも割増賃金が認められることはあります。

休日出勤の扱い方

パート・アルバイト・派遣社員

休日出勤というシステムに関して、パートやアルバイト、派遣社員など就労形態に基づく違いはありません。そのためパートやアルバイト、派遣社員であってもあらかじめ法定休日として定められている日に出勤すれば割増賃金が適用されます。

年俸制

労使間で事前に交わしている雇用契約書において休日出勤の賃金など関連するルールが明文化されているかどうかが重要です。記載があれば定めに従い、記載がなければ労働基準法に則って基本給から基礎時給や割増賃金などを算出します。

裁量労働制

裁量労働制における労働時間は「みなし労働時間制」が採用されており、協定によって決められた時間が労働に充当されているとする制度です。休日出勤や深夜労働といった区別が難しいものの、法定休日の出勤が必要になれば割増賃金が必要です。

フレックスタイム制

法定労働時間の範囲内で労働者が自ら出勤時間や勤務時間を決められる制度であり、法定休日の扱いについて特例を認める制度ではありません。そのため法定休日の出勤に関しては、割増賃金が必要となります。

休日出勤における勤怠管理の重要なポイント

勤務時間を正確に管理する

休日出勤の勤怠管理では、何よりもイレギュラーな出勤や業務に関して適切かつ正確に勤務時間をチェックすることが必要です。また勤怠管理の見える化によって通常の労働日と休日出勤における就労時間などを把握し、法定労働時間の範囲内に収まっているかどうか管理することも欠かせません。その他、代休や振替休日を設ける場合にはそれに応じた変更も必要です。

事前に36協定を締結する

休日出勤を行うためにはそもそも事前に36協定を結んでいなければなりませんが、その内容を勤怠管理に反映することも重要なポイントです。36協定によって明文化されている内容と、勤怠管理でまとめられている内容に不備があれば違法な状態になってしまうため、必ず事前にチェックしておきましょう。

従業員の事情に配慮して実施させる

休日出勤について事前に36協定を締結していれば、会社として従業員へ休日出勤を命じることは法的に可能です。ただしこれは原則論であり、実際の人材マネジメントの観点から考えれば、従業員の事情を無視して休日出勤を強制的に命じることはNG。従業員の事情にも配慮して休日出勤の制度を運用していくことが大切です。

勤怠を効率的に管理できる勤怠管理システムがおすすめ

休日出勤ではイレギュラーな勤怠管理が必要になるうえ、そもそもシフト制や交代制など個別に勤怠スケジュールが異なっているような業種や企業では、休日出勤によって勤怠管理が煩雑化しやすくなります。また就業カレンダーのある会社でも従業員の規模が増えれば必然的に勤怠管理の負担も増大するでしょう。そのため勤怠管理を一元化できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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休日出勤の勤怠管理に関するまとめ

世の中には繁忙期などの休日出勤を当然のものと考える人もいますが、そもそも法定休日は労働者に認められた権利です。合法かつ従業員の労働意欲にも配慮した休日出勤の運用法や勤怠管理を考えていきましょう。

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

公式HPで
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最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

公式HPで
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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

公式HPで
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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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抱えている課題別で選ぶ
自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…

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