警備員やビルメンテナンスは24時間体制で働くことが多く、その勤務時間や勤務場所は多岐にわたります。これらの特性から、従来の勤怠管理システムでは対応が難しいという問題があります。
警備・ビルメンテナンス業界では、警備員の勤務時間の把握、勤務場所の管理、そして勤怠データの正確な記録、といった点で課題が生じています。
また、警備員の勤怠管理には法令遵守も求められ、労働時間の管理や休憩時間の確保など、厳格なルールが存在。
これらの要件を満たすためには、高度な機能を持つ勤怠管理システムが必要です。
ビルメンテナンスや清掃業界の勤怠管理の課題を解決するためには、以下のような機能を持つ勤怠管理システムが求められます。
警備業界では事務所に寄ってから現場に向かうのではなく、出勤時は現場に直行し、退社時もそのまま事務所に寄らずに家に帰るというケースは珍しくありません。
そういった直行直帰のケースでも勤務時間をしっかり管理できるために、スマートフォンで打刻する機能などの、打刻方法（打刻端末）にも目を向けるとよいでしょう。
まず、リアルタイムでの勤怠データの収集と管理を行う機能により、警備員の勤務時間や勤務場所を正確に把握することが必要。
給与や残業時間を計算する上でも、締め日付近でなくともリアルタイムで勤怠情報を管理・集計する機能は非常に便利です。
法令遵守のためには、リアルタイムで集計している勤怠データを活用し、労働時間に応じてアラートを排出する機能も重要。
これまで手作業で計算した上で、個別に出していたアラートをすべて自動で行ってくれるため、業務効率化が期待できます。
警備員の場合は、警備職の種類によって「夜勤が発生するケース」や「当直明けの公休が発生するケース」などが日常茶飯事。
こういった複雑な警備員の勤務スケジュールを立案/変更をスムーズに行う機能があると便利でしょう。
勤怠管理業務の効率化を図るために勤怠管理システムを導入し、警備員600名以上の出退勤報告を自動化しました。これにより、管制員の業務負担が軽減され、給与計算の早期化が実現。以前は電話で行っていた出退勤報告を携帯サイトで簡単に完了させ、勤怠データのリアルタイム確認が可能になりました。結果として、人件費削減と作業効率の向上が達成され、さらなるシステム活用で夜間無人化を目指しています。
参照元：ShiftMAX｜事例紹介（https://shiftmax.co.jp/cases/case_05.html）
従来の出退勤管理システムの保守切れに伴い、「ShiftMAX」を導入し、警備業務特化の自動受付システムを構築しました。携帯電話を使った出退勤報告の自動化により、認証ミスが減少し、業務効率が向上。リアルタイムでの勤怠データの一元管理が可能になり、3箇所の管制室を1箇所に集約するなど、さらなる効率化を実現しました。システムは今後も改善され、業務の最適化が期待されています。
参照元：ShiftMAX｜事例紹介（https://www.shiftmax.co.jp/cases/case_04.html）
警備株式会社は、勤怠管理システムを導入し、煩雑な電話での出退勤報告を効率化しました。従来は手作業で行っていた報告や業務指示が、スマートフォンを使った簡単な操作で自動化され、業務効率が大幅に改善。さらに、勤務状況のリアルタイム管理が可能になり、手当の支払いミスが減少しました。今後は勤怠データを給与計算システムに連動させる計画もあり、さらなる業務効率化が期待されています。
参照元：中小企業応援サイト（https://www.ricoh.co.jp/magazines/smb/casestudy/005796/）
ビルメンテナンスや清掃業界における勤怠管理の課題は、警備員の勤務時間や勤務場所の把握、法令遵守、勤務スケジュールの管理といった多岐にわたります。
しかしこの業界で勤怠を適切に管理するためには、一般的なシステムでは難しいのが現状。そのため、「システムのカスタマイズ性」に注目してシステムを選ぶことで、その業界仕様・自社仕様のシステムを導入することができます。
このメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
