残業の勤怠管理について

業種や職種によっては従業員の残業が必要になる仕事もありますが、残業については2019年4月から順次施行された働き方改革関連法などによって残業時間の上限規制といったルールが定められており、適法な労働環境を整える上で残業の勤怠管理は必要不可欠です。

このページでは、残業の勤怠管理や残業管理の注意点について解説します

なぜ「残業管理」が必要なのか

労働基準法によって従業員の労働時間や雇用条件に関する規制が定められていることは一般的に知られていますが、さらに働き方改革によって2019年4月1日から関連法が順次施行されており、その中には「時間外労働の上限規制」といったルールも存在しています。

そのため、企業や現場の管理者が通常の労働時間を超えて従業員に残業を命じる場合も、当然ながら法的に認められている範囲内においてしか行うことができず、残業可能な時間を超過して業務を命じた場合は法的に罰せられるリスクが発生する上、従業員のモチベーション低下や離職、健康被害や労働災害といった問題の危険性も増大します。

残業管理を適正化する上で、残業の法的ルールに適合した勤怠管理を導入・実践することは企業にとって必要な取り組みであり、特に残業が常態化しているような企業や業種では令和の時代におけるリスクマネジメントや人材マネジメントの最重要ポイントの1つといえるでしょう。

残業の発生原因と仕組み化による改善方法

残業の原因

そもそも残業が発生する原因には複数のものが考えられ、個々の従業員や管理者の意識改革で改善できるものから、企業体質として抜本的な改革や是正を行わなければ解消できないものまで様々です。そのため、まずはどうして残業が発生するのかについて原因をきちんと明確化しなければなりません。

人材マネジメントの不備

残業原因の1つとして、従業員の勤務時間に対して適切な業務を割り振れていないというケースが考えられます。また、個々の従業員の特性やスキルといった能力を判断せず、一律で業務ノルマを課しているような場合も、従業員の対応力を超えてしまって残業が発生する原因になり得ます。

加えて管理者側が現代の労働基準法や働き方改革関連法を理解しておらず、昭和や平成の感覚で残業を命じるといった事例も問題です。

営業担当者と現場担当者とのコミュニケーション不足

クライアントから仕事を受ける営業担当者と、実際に作業を行う現場担当者の間でコミュニケーションがしっかりと行われていない場合、現場対応力を理解しない受注を行って残業が必要になるといったこともあります。

また、営業担当者に過剰なノルマを課しているような場合、営業担当者が自分の業績を確保するために現場へ無理を押しつけるといったこともあるでしょう。

親会社やクライアントからの無理難題

親会社やクライアントから無理難題を押しつけられ、下請け業者として断り切れないといったケースもあります。

仕組みや制度による改善方法

まず人材マネジメントの問題で残業が発生している場合、勤務体系や業務内容を見直し、改めて適切な作業工程や進捗管理を考えていくことが必要です。加えて個々の従業員の特性や能力にも配慮した適材適所のマネジメントを実施し、未熟な従業員や勤怠管理について意識の低い管理者などがいれば、人材育成を行って業務の土台を強化していく取り組みも大切です。

また従業員同士や部署間の連携を強化して、互いに協力しやすい社内環境を構築していくことも欠かせません。同時に働き方改革関連法などについても会社全体でしっかりと共有し、コンプライアンスに対する意識を高めていくことが求められます。

その他、給与体系や賞与に関する評価の仕組みなどを是正して、少しでも給料を増やしたい従業員にとって残業することが当然になるような前提を解消していくことも重要です。

残業管理機能がある勤怠管理システムとは

残業管理機能のある勤怠管理システムでは、法的な制限の中で従業員の残業時間などをマネジメントすることが可能であり、法的範囲を超過して残業をしそうな従業員がいれば管理者に対して個別に警告したり、あらかじめ残業の多い従業員をピックアップしてリスト化したりといった機能を備えています。

これにより通常の勤怠管理に加えて、特に残業管理についても注意を払うことがスムーズになり、管理者や現場責任者が残業を防止するため具体的に取り組める体制が構築されます。

勤怠管理システムによる改善ポイント

残業時間の明示による意識向上

管理者と従業員の双方に残業時間や連勤日数などを明示することで、それぞれが残業についてしっかりと意識できるようにすることは重要です。特に不定期な残業を繰り返すような場合は現在の残業時間を把握できていないこともあり、改めて時間を視覚化することで普段から残業回避に向けた取り組みを促すこともできるでしょう。

勤怠管理として打刻時間のチェックの厳正化

業務の開始と終了に際して勤怠管理システムで打刻時間を管理することで、自動的に業務時間や残業時間を計測して、リスクのある従業員や部署について速やかに警告することが可能となります。また、勤務時間の統計データを分析することで、残業が常態化している従業員や部署をピックアップして経営課題の明確化を促すといった効果もあります。

パソコンのログ管理の導入

勤怠管理として打刻操作を取り入れても、それだけで従業員が退勤処理を行ってからサービス残業を行うといったケースに対処することは困難です。そのため社内のパソコンやスマートデバイスなどと勤怠管理システムを連携させて、パソコンの稼働時間などをチェックするログ管理を導入することも有効です。

仮に退勤したはずの従業員のパソコンがその後も稼働している場合、従業員がサービス残業を命じられていたり、勤務時間外の作業を行っていたりすると判明します。

日数調整等カスタマイズしやすい勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは様々なメーカーから製品やプログラムが提供されており、現在では法的に対応した残業管理機能を搭載する勤怠管理システムも珍しくありません。しかし、それぞれの勤怠管理システムには特性や特徴があり、自社の業務内容や勤務実態に適合しているかどうかは別問題です。そのため、まずは勤怠管理システムの比較検討を行い、自社のニーズや環境に合わせた残業管理機能を搭載しているか、または必要に合わせてカスタマイズできるかといったチェックをしなければなりません。

加えてすでに勤怠管理システムを導入済みの企業も改めてシステムの運用実態を確認し、使いづらさやアナログ作業が発生している場合、乗り換えを検討することも大切です。

残業の勤怠管理に関するまとめ

働き方改革関連法によって残業に対する規制も強化されており、残業に関する意識の低さは従業員の労働災害や雇用者への刑事罰といったリスクにもつながります。そのため自社の就業制度や労働環境を改めてチェックし、問題があれば速やかに是正できるよう残業管理の改善や勤怠管理システムの導入など必要な取り組みを行っていきましょう。