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残業の勤怠管理について

業種や職種によっては従業員の残業が必要になる仕事もありますが、残業については2019年4月から順次施行された働き方改革関連法などによって残業時間の上限規制といったルールが定められており、適法な労働環境を整える上で残業の勤怠管理は必要不可欠です。

このページでは、残業の勤怠管理や残業管理の注意点について解説します

なぜ「残業管理」が必要なのか

労働基準法によって従業員の労働時間や雇用条件に関する規制が定められていることは一般的に知られていますが、さらに働き方改革によって2019年4月1日から関連法が順次施行されており、その中には「時間外労働の上限規制」といったルールも存在しています。

そのため、企業や現場の管理者が通常の労働時間を超えて従業員に残業を命じる場合も、当然ながら法的に認められている範囲内においてしか行うことができず、残業可能な時間を超過して業務を命じた場合は法的に罰せられるリスクが発生する上、従業員のモチベーション低下や離職、健康被害や労働災害といった問題の危険性も増大します。

残業管理を適正化する上で、残業の法的ルールに適合した勤怠管理を導入・実践することは企業にとって必要な取り組みであり、特に残業が常態化しているような企業や業種では令和の時代におけるリスクマネジメントや人材マネジメントの最重要ポイントの1つといえるでしょう。

残業の発生原因と仕組み化による改善方法

残業の原因

そもそも残業が発生する原因には複数のものが考えられ、個々の従業員や管理者の意識改革で改善できるものから、企業体質として抜本的な改革や是正を行わなければ解消できないものまで様々です。そのため、まずはどうして残業が発生するのかについて原因をきちんと明確化しなければなりません。

人材マネジメントの不備

残業原因の1つとして、従業員の勤務時間に対して適切な業務を割り振れていないというケースが考えられます。また、個々の従業員の特性やスキルといった能力を判断せず、一律で業務ノルマを課しているような場合も、従業員の対応力を超えてしまって残業が発生する原因になり得ます。

加えて管理者側が現代の労働基準法や働き方改革関連法を理解しておらず、昭和や平成の感覚で残業を命じるといった事例も問題です。

営業担当者と現場担当者とのコミュニケーション不足

クライアントから仕事を受ける営業担当者と、実際に作業を行う現場担当者の間でコミュニケーションがしっかりと行われていない場合、現場対応力を理解しない受注を行って残業が必要になるといったこともあります。

また、営業担当者に過剰なノルマを課しているような場合、営業担当者が自分の業績を確保するために現場へ無理を押しつけるといったこともあるでしょう。

親会社やクライアントからの無理難題

親会社やクライアントから無理難題を押しつけられ、下請け業者として断り切れないといったケースもあります。

仕組みや制度による改善方法

まず人材マネジメントの問題で残業が発生している場合、勤務体系や業務内容を見直し、改めて適切な作業工程や進捗管理を考えていくことが必要です。加えて個々の従業員の特性や能力にも配慮した適材適所のマネジメントを実施し、未熟な従業員や勤怠管理について意識の低い管理者などがいれば、人材育成を行って業務の土台を強化していく取り組みも大切です。

また従業員同士や部署間の連携を強化して、互いに協力しやすい社内環境を構築していくことも欠かせません。同時に働き方改革関連法などについても会社全体でしっかりと共有し、コンプライアンスに対する意識を高めていくことが求められます。

その他、給与体系や賞与に関する評価の仕組みなどを是正して、少しでも給料を増やしたい従業員にとって残業することが当然になるような前提を解消していくことも重要です。

残業管理機能がある勤怠管理システムとは

残業管理機能のある勤怠管理システムでは、法的な制限の中で従業員の残業時間などをマネジメントすることが可能であり、法的範囲を超過して残業をしそうな従業員がいれば管理者に対して個別に警告したり、あらかじめ残業の多い従業員をピックアップしてリスト化したりといった機能を備えています。

これにより通常の勤怠管理に加えて、特に残業管理についても注意を払うことがスムーズになり、管理者や現場責任者が残業を防止するため具体的に取り組める体制が構築されます。

勤怠管理システムによる改善ポイント

残業時間の明示による意識向上

管理者と従業員の双方に残業時間や連勤日数などを明示することで、それぞれが残業についてしっかりと意識できるようにすることは重要です。特に不定期な残業を繰り返すような場合は現在の残業時間を把握できていないこともあり、改めて時間を視覚化することで普段から残業回避に向けた取り組みを促すこともできるでしょう。

勤怠管理として打刻時間のチェックの厳正化

業務の開始と終了に際して勤怠管理システムで打刻時間を管理することで、自動的に業務時間や残業時間を計測して、リスクのある従業員や部署について速やかに警告することが可能となります。また、勤務時間の統計データを分析することで、残業が常態化している従業員や部署をピックアップして経営課題の明確化を促すといった効果もあります。

パソコンのログ管理の導入

勤怠管理として打刻操作を取り入れても、それだけで従業員が退勤処理を行ってからサービス残業を行うといったケースに対処することは困難です。そのため社内のパソコンやスマートデバイスなどと勤怠管理システムを連携させて、パソコンの稼働時間などをチェックするログ管理を導入することも有効です。

仮に退勤したはずの従業員のパソコンがその後も稼働している場合、従業員がサービス残業を命じられていたり、勤務時間外の作業を行っていたりすると判明します。

日数調整等カスタマイズしやすい勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは様々なメーカーから製品やプログラムが提供されており、現在では法的に対応した残業管理機能を搭載する勤怠管理システムも珍しくありません。しかし、それぞれの勤怠管理システムには特性や特徴があり、自社の業務内容や勤務実態に適合しているかどうかは別問題です。そのため、まずは勤怠管理システムの比較検討を行い、自社のニーズや環境に合わせた残業管理機能を搭載しているか、または必要に合わせてカスタマイズできるかといったチェックをしなければなりません。

加えてすでに勤怠管理システムを導入済みの企業も改めてシステムの運用実態を確認し、使いづらさやアナログ作業が発生している場合、乗り換えを検討することも大切です。

残業の勤怠管理に関するまとめ

働き方改革関連法によって残業に対する規制も強化されており、残業に関する意識の低さは従業員の労働災害や雇用者への刑事罰といったリスクにもつながります。そのため自社の就業制度や労働環境を改めてチェックし、問題があれば速やかに是正できるよう残業管理の改善や勤怠管理システムの導入など必要な取り組みを行っていきましょう。

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

公式HPで
資料請求する

最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

公式HPで
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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

公式HPで
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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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抱えている課題別で選ぶ
自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…

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