介護業界における勤怠管理は、他の業界と比較しても特に複雑な課題を抱えています。その一つが、シフト管理の難しさです。
介護業界では、24時間体制でのサービス提供が求められるため適切に管理しないと過重労働を見逃してしまいがち。シフトの組み方一つで職員の負担が大きく変わることがあります。
24時間での勤務が必要なケースも多い介護業界。そういった宿直が絡んだ勤務状況は、あくまでも手当を支給するために宿直日数だけをカウントし、実際の労働時間に目を向けられていないケースがあります。
より健全に運営していくためには具体的な勤務時間も算出できる機能が必要です。
介護業界では、スキルや資格を持つ従業員が必要となるため、その人材の確保と育成も大きな課題。
しかし適切な勤怠管理ができていないと、離職率の上昇につながり、結果的にはサービスの質を低下させる可能性があります。
一般的な勤怠管理システムは、いわゆるオフィスワークに適した機能が充実している傾向にあります。そのため、業界特有の課題に対応するためには、機能をカスタマイズできる勤怠管理システムを選ぶ必要があるのです。
カスタマイズすることで搭載できる機能の一例としては以下の通りです。
宿直や夜勤、二交代・三交代制で勤務する介護業界においては、リアルタイムな勤務状況を常に把握することが困難。エクセルを用いて手作業で計算し、一人ひとりアラートを出している施設もあるでしょう。
そういったケースであれば、勤務状況を常に算出し、月半ばであっても必要に応じてアラートを出す機能があると良いでしょう。
24時間勤務をする方、朝早くから出勤する方、午後から出勤する方など多様な労働形態の従業員が混在する介護業界。
そういった方々の労働時間を鑑みながら、シフトを自動で作成するのは骨の折れる作業。そういった場合にはシフトの自動作成機能があると便利です。
宿直の回数だけでなく、具体的に何時間働いていたのかを管理する機能があると、より健全に労働状況を把握することが可能です。
法人では、高齢者支援事業部の職員360名が勤怠管理システムを利用しています。従来のオンプレ勤怠管理システムは不便で、紙ベースの業務が多く効率的でなかったため、別のシステムに移行しました。これにより、残業や有休の申請が電子化され業務負担が軽減されました。また、シフトの多様性への対応が決め手となり、労務ソフトとの連携で業務効率も向上しました。導入後は勤怠管理の問い合わせが減り、運用は順調です。
参照元:ジョブカン(https://jobcan.ne.jp/case/19398/)
シフト作成や勤怠管理の効率化を目指し、新たなシステムを導入しました。従来の方法では時間がかかり、業務負担が大きかったものの、システム導入により作業時間を大幅に短縮し、職員の負担を軽減しました。また、シフト変更時の自動集計機能により、ミスが減少し、管理精度が向上しています。職員からは「作業が楽になった」という声が上がり、業務効率が改善されています。
参照元:CWS for Care(https://care-infocom.jp/cws-care/cases/237/)
同法人では勤怠管理の効率化を図るために新たなシステムを導入。従来は各拠点で集計したデータを本部に送信し取りまとめていたため、時間と労力がかかっていましたが、システム導入によりリアルタイムでの勤怠情報共有が可能になり、作業の効率が大幅に向上しました。また、特殊な計算式にも対応できるため、エクセルでの別管理が不要となり、業務が一元管理できるようになりました。
参照元:勤怠管理システムのクロノス(https://www.xronos-inc.co.jp/jirei/case01.html)
複雑な勤怠管理が必要となる介護業界。現場をより健全にし、勤怠管理者の業務を効率化し、そしてなによりも施設の利用者に質の良いサービスを提供するためには、従業員の勤怠をしっかり管理することが必要。
しかしこの業界で勤怠を適切に管理するためには、一般的なシステムでは難しいのが現状。そのため、「システムのカスタマイズ性」に注目してシステムを選ぶことで、その業界仕様・自社仕様のシステムを導入することができます。
このメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語(簡体字・繁体字)、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計(数値集計)
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約(役職)一覧、異動予約(就業ルール)一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。