抱えている課題別で選ぶ 自社に合った勤怠管理システムの選び方 抱えている課題別で選ぶ 自社に合った勤怠管理システムの選び方
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失敗例から見る|勤怠管理システムの正しい選び方

労働時間管理の効率化と働き方改革の推進には、勤怠管理システムの導入が不可欠です。しかし、その選択と導入には注意が必要で、失敗する事例も少なくありません。以下では、勤怠管理システムの導入失敗例とその対策を詳しく説明し、適切な選択方法を提案します。

目次

勤怠管理システム導入の失敗例

勤怠管理システムの導入失敗には多くの原因があります。以下に、具体的な失敗例とその対策を詳しく見ていきましょう。

実際の運用シーンを考慮しきれていなかった

どんなに優れたシステムでも、実際の勤務でうまく活用できなければ意味がありません。トライアル段階で実際の運用を考慮しきれておらず、導入後にすぐにシステムの利用を停止する企業もあります。

これは、システム試用の方法に問題があることを示しています。

忙しい時期でも利用可能か、実際の勤務中にシステムを取り入れられるか、「本番」を意識したトライアルが必要です。

会社の規模や実態に合わないシステムの導入

会社の規模や実態とシステムの特性が一致せず、うまく活用できずに導入を中止するという失敗例もあります。

例えば、システムが想定していた規模よりも利用者数が多かったり、勤務形態と一致しない記録方法しか提供されていなかったりする場合です。

どの部署に、どの規模で、どのような業務を行っている部門に導入したいのか、事前に詳細に調査しておく必要があります。

従業員の利便性を考慮しなかった

勤怠管理システムは全ての従業員が利用するもので、その使い心地は非常に重要です。しかし、システム選定時に管理者の視点からしか考えられず、従業員の利便性が軽視された結果、システムが十分に活用されないという失敗例もあります。

例えば、打刻方法が複雑だったり、システム操作が直感的でなかったりした場合、従業員は使いこなせず、結果として勤怠管理の精度が低下する可能性があります。

この問題を解決するためには、導入前に従業員の意見を聞く、あるいは実際にシステムを試用してもらうなどして、従業員の利便性を確認することが重要です。

また、システム導入後も定期的なフィードバックを取り入れ、必要な改善を逐次行うことが求められます。

他のシステムとの連携が考慮されていなかった

勤怠管理システムは、人事・給与システムやプロジェクト管理システムなど、他のシステムと連携して初めてその真価を発揮します

しかし、導入時に他のシステムとの連携を考慮せず、後から連携が難しいことが判明し、結果的にシステムをフル活用できないという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前に連携可能なシステムを確認し、必要に応じて開発者と連携テストを行うことが重要です。また、APIの提供があるかどうかも確認しましょう。APIが提供されていれば、自社で開発したシステムとも連携が可能です。

今よりも自社に合った
勤怠管理システムを導入するために

このページ解説しているように、勤怠管理業務の効率化や従業員の使いやすさを考えて導入したものの、うまくいかなかったケースはいくつもあります。実際に今、新しいシステムに乗り換えるべく、自社に合った製品を探されている企業もいらっしゃるはず。

そこでこのメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。

【抱えている課題別】
自社にあった勤怠管理
システムの選び方

システムの導入と運用に関するコストを適切に評価しなかった

勤怠管理システムの導入には、初期費用だけでなく、維持・運用に関するコストも含まれます。

しかし、導入時にこれらのコストを適切に見積もらず、後から予想以上のコストが発生し、経営に影響を及ぼすという失敗例もあります。

この問題を防ぐためには、導入前にシステムの全体的なコストを詳細に見積もることが重要です。システムの導入費用、維持費、必要な場合のカスタマイズやアップグレードの費用、そしてシステムを運用するための人件費など、網羅的に算出しましょう。

サポート体制を確認しなかった

勤怠管理システムの導入後、問題が発生した場合や新たな機能を追加したい場合に、適切なサポートが得られないという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にベンダーのサポート体制を詳しく確認することが重要です。

具体的には、サポートに対応している時間帯や日数、問題解決までの時間、サポートの形式(電話、メール、チャットなど)などを確認すると良いでしょう。

導入後の運用方法を十分に理解していなかった

勤怠管理システムの導入後、その運用方法を十分に理解していないと、システムを最大限に活用することが難しくなります。

導入前の教育やトレーニングが不足していた結果、システムの機能を十分に理解できず、結果的に効率的な勤怠管理ができないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前にシステムの運用方法を徹底的に理解することが重要です。導入サポートの一環として、トレーニングを行っているケースもあるためチェックしてみると安心です。

システムのセキュリティを確認しなかった

勤怠管理システムは、従業員の個人情報や勤怠情報など、重要な情報を扱うため、そのセキュリティは非常に重要。導入時にシステムのセキュリティを確認しなかった結果、情報漏洩などのリスクが高まるという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にシステムのセキュリティを詳しく確認することが重要です。具体的には、データの暗号化、アクセス制御、ログ管理など、システムがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認すると良いでしょう。

システムのアップデートや改善に対応できなかった

勤怠管理システムは、時代の変化や法令の改正、企業の成長などに対応するために、定期的なアップデートや改善が必要です。

しかし、これらの変化に対応できず、システムが古くなり、結果的に効率的な勤怠管理ができなくなるという失敗例もあります。

こういった問題はクラウドの勤怠管理システムを導入することで、基本的には解決できます。オンプレミスで構築する場合は、法改正などへの機能修正にどれくらいコストがかかるのかを忘れずに確認しておきましょう。

法令遵守の観点からシステムを評価しなかった

勤怠管理システムは、労働法規などの法令を遵守するための重要なツールです。しかし、導入時に法令遵守の観点からシステムを評価しなかった結果、法令違反のリスクが高まるという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にシステムが法令遵守をどのように支援するかを詳しく確認することが重要です。具体的には、労働時間の管理、休憩時間の確保、残業時間の制限など、システムがどのように法令遵守を支援するかを確認すると良いでしょう。

今よりも自社に合った
勤怠管理システムを導入するために

このページ解説しているように、勤怠管理業務の効率化や従業員の使いやすさを考えて導入したものの、うまくいかなかったケースはいくつもあります。実際に今、新しいシステムに乗り換えるべく、自社に合った製品を探されている企業もいらっしゃるはず。

そこでこのメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。

【抱えている課題別】
自社にあった勤怠管理
システムの選び方

システムの導入に関する計画が不十分だった

勤怠管理システムの導入は、単にシステムを購入するだけでなく、その導入計画をしっかりと立てることが必要です。しかし、導入計画が不十分だった結果、導入が遅れたり、システムが十分に活用できなかったりするという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前にシステムの導入計画を詳細に立てることが重要です。具体的には、導入スケジュール、必要なリソース、トレーニング計画などを詳細に計画し、急ピッチで進める場合にはベンダー側に相談の上、導入計画を立案してもらいましょう。

システムの導入後の評価と改善が不十分だった

勤怠管理システムの導入後、その効果を評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。しかし、導入後の評価と改善が不十分だった結果、システムが最大限に活用できないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入後に定期的にシステムの効果を評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。

具体的には、システムの利用状況、労働時間の管理状況、従業員の満足度などを評価し、必要に応じてシステムの改善を行うと良いでしょう。

システムの導入に関するコミュニケーションが不十分だった

勤怠管理システムの導入は、全ての従業員に影響を及ぼすため、その導入に関するコミュニケーションが重要です。しかし、導入に関するコミュニケーションが不十分だった結果、従業員の理解や協力が得られず、システムの導入がスムーズに進まないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前から従業員に対してシステムの導入に関する情報を適切に伝え、理解と協力を得ることが重要です

また、導入後も定期的にシステムの利用状況や効果を共有し、従業員の理解と協力を維持することが求められます。

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

公式HPで
資料請求する

最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

公式HPで
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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

公式HPで
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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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抱えている課題別で選ぶ
自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…