失敗例から見る｜勤怠管理システムの正しい選び方

労働時間管理の効率化と働き方改革の推進には、勤怠管理システムの導入が不可欠です。しかし、その選択と導入には注意が必要で、失敗する事例も少なくありません。以下では、勤怠管理システムの導入失敗例とその対策を詳しく説明し、適切な選択方法を提案します。

勤怠管理システム導入の失敗例

勤怠管理システムの導入失敗には多くの原因があります。以下に、具体的な失敗例とその対策を詳しく見ていきましょう。

実際の運用シーンを考慮しきれていなかった

どんなに優れたシステムでも、実際の勤務でうまく活用できなければ意味がありません。トライアル段階で実際の運用を考慮しきれておらず、導入後にすぐにシステムの利用を停止する企業もあります。

これは、システム試用の方法に問題があることを示しています。

忙しい時期でも利用可能か、実際の勤務中にシステムを取り入れられるか、「本番」を意識したトライアルが必要です。

会社の規模や実態に合わないシステムの導入

会社の規模や実態とシステムの特性が一致せず、うまく活用できずに導入を中止するという失敗例もあります。

例えば、システムが想定していた規模よりも利用者数が多かったり、勤務形態と一致しない記録方法しか提供されていなかったりする場合です。

どの部署に、どの規模で、どのような業務を行っている部門に導入したいのか、事前に詳細に調査しておく必要があります。

従業員の利便性を考慮しなかった

勤怠管理システムは全ての従業員が利用するもので、その使い心地は非常に重要です。しかし、システム選定時に管理者の視点からしか考えられず、従業員の利便性が軽視された結果、システムが十分に活用されないという失敗例もあります。

例えば、打刻方法が複雑だったり、システム操作が直感的でなかったりした場合、従業員は使いこなせず、結果として勤怠管理の精度が低下する可能性があります。

この問題を解決するためには、導入前に従業員の意見を聞く、あるいは実際にシステムを試用してもらうなどして、従業員の利便性を確認することが重要です。

また、システム導入後も定期的なフィードバックを取り入れ、必要な改善を逐次行うことが求められます。

他のシステムとの連携が考慮されていなかった

勤怠管理システムは、人事・給与システムやプロジェクト管理システムなど、他のシステムと連携して初めてその真価を発揮します。

しかし、導入時に他のシステムとの連携を考慮せず、後から連携が難しいことが判明し、結果的にシステムをフル活用できないという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前に連携可能なシステムを確認し、必要に応じて開発者と連携テストを行うことが重要です。また、APIの提供があるかどうかも確認しましょう。APIが提供されていれば、自社で開発したシステムとも連携が可能です。

システムの導入と運用に関するコストを適切に評価しなかった

勤怠管理システムの導入には、初期費用だけでなく、維持・運用に関するコストも含まれます。

しかし、導入時にこれらのコストを適切に見積もらず、後から予想以上のコストが発生し、経営に影響を及ぼすという失敗例もあります。

この問題を防ぐためには、導入前にシステムの全体的なコストを詳細に見積もることが重要です。システムの導入費用、維持費、必要な場合のカスタマイズやアップグレードの費用、そしてシステムを運用するための人件費など、網羅的に算出しましょう。

サポート体制を確認しなかった

勤怠管理システムの導入後、問題が発生した場合や新たな機能を追加したい場合に、適切なサポートが得られないという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にベンダーのサポート体制を詳しく確認することが重要です。

具体的には、サポートに対応している時間帯や日数、問題解決までの時間、サポートの形式（電話、メール、チャットなど）などを確認すると良いでしょう。

導入後の運用方法を十分に理解していなかった

勤怠管理システムの導入後、その運用方法を十分に理解していないと、システムを最大限に活用することが難しくなります。

導入前の教育やトレーニングが不足していた結果、システムの機能を十分に理解できず、結果的に効率的な勤怠管理ができないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前にシステムの運用方法を徹底的に理解することが重要です。導入サポートの一環として、トレーニングを行っているケースもあるためチェックしてみると安心です。

システムのセキュリティを確認しなかった

勤怠管理システムは、従業員の個人情報や勤怠情報など、重要な情報を扱うため、そのセキュリティは非常に重要。導入時にシステムのセキュリティを確認しなかった結果、情報漏洩などのリスクが高まるという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にシステムのセキュリティを詳しく確認することが重要です。具体的には、データの暗号化、アクセス制御、ログ管理など、システムがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認すると良いでしょう。

システムのアップデートや改善に対応できなかった

勤怠管理システムは、時代の変化や法令の改正、企業の成長などに対応するために、定期的なアップデートや改善が必要です。

しかし、これらの変化に対応できず、システムが古くなり、結果的に効率的な勤怠管理ができなくなるという失敗例もあります。

こういった問題はクラウドの勤怠管理システムを導入することで、基本的には解決できます。オンプレミスで構築する場合は、法改正などへの機能修正にどれくらいコストがかかるのかを忘れずに確認しておきましょう。

法令遵守の観点からシステムを評価しなかった

勤怠管理システムは、労働法規などの法令を遵守するための重要なツールです。しかし、導入時に法令遵守の観点からシステムを評価しなかった結果、法令違反のリスクが高まるという失敗例もあります。

この問題を避けるためには、導入前にシステムが法令遵守をどのように支援するかを詳しく確認することが重要です。具体的には、労働時間の管理、休憩時間の確保、残業時間の制限など、システムがどのように法令遵守を支援するかを確認すると良いでしょう。

システムの導入に関する計画が不十分だった

勤怠管理システムの導入は、単にシステムを購入するだけでなく、その導入計画をしっかりと立てることが必要です。しかし、導入計画が不十分だった結果、導入が遅れたり、システムが十分に活用できなかったりするという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前にシステムの導入計画を詳細に立てることが重要です。具体的には、導入スケジュール、必要なリソース、トレーニング計画などを詳細に計画し、急ピッチで進める場合にはベンダー側に相談の上、導入計画を立案してもらいましょう。

システムの導入後の評価と改善が不十分だった

勤怠管理システムの導入後、その効果を評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。しかし、導入後の評価と改善が不十分だった結果、システムが最大限に活用できないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入後に定期的にシステムの効果を評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。

具体的には、システムの利用状況、労働時間の管理状況、従業員の満足度などを評価し、必要に応じてシステムの改善を行うと良いでしょう。

システムの導入に関するコミュニケーションが不十分だった

勤怠管理システムの導入は、全ての従業員に影響を及ぼすため、その導入に関するコミュニケーションが重要です。しかし、導入に関するコミュニケーションが不十分だった結果、従業員の理解や協力が得られず、システムの導入がスムーズに進まないという失敗例もあります。

この問題を解決するためには、導入前から従業員に対してシステムの導入に関する情報を適切に伝え、理解と協力を得ることが重要です。

また、導入後も定期的にシステムの利用状況や効果を共有し、従業員の理解と協力を維持することが求められます。