副業者の労働時間通算とは？効率化する方法を解説

副業・兼業者の労働時間通算とは？

自社と他社の労働時間を合算する理由

労働基準法では、労働者が複数の企業で働く場合、それぞれの企業での労働時間を通算して管理することが義務付けられています。これは、労働者の健康確保と過重労働防止を目的とした重要なルールです。

たとえば、A社で6時間、B社で3時間働いた場合、合計9時間の労働時間として扱われます。この通算により、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える部分については、割増賃金の支払い義務が発生します。

副業・兼業が一般化する中、この労働時間通算のルールを正しく理解し、適切に運用することは、企業のコンプライアンス対応として不可欠です。通算を怠ると、法令違反として労働基準監督署から是正勧告を受けるリスクがあります。

通算対象となる従業員の範囲

労働時間通算の対象となるのは、自社と他社の両方で「労働契約」を結んでいる労働者です。雇用契約に基づく労働であれば、正社員、契約社員、パート、アルバイトなど、雇用形態を問わず通算の対象となります。

一方、業務委託契約やフリーランスとしての業務は、労働契約ではないため通算対象外です。ただし、実態として指揮命令関係があり、労働者性が認められる場合は、契約形態に関わらず労働時間通算の対象となる可能性があります。

企業は、採用時や副業申請時に、従業員が他社でどのような契約形態で働いているかを確認し、通算対象かどうかを正確に判断する必要があります。

割増賃金の支払い義務はどちらの企業か

労働時間を通算した結果、法定労働時間を超える労働が発生した場合、原則として「後から労働契約を締結した企業」が割増賃金を支払う義務を負います。つまり、時系列で後に雇用した企業が責任を持つことになります。

例えば、A社で先に雇用され、その後B社で副業を始めた場合、通算して8時間を超える部分の割増賃金はB社が支払います。ただし、この原則は企業間で別途合意があれば変更可能です。

実務上は、どちらが先に雇用したかを証明する必要があるため、副業を認める際には、他社での雇用開始日や労働条件を書面で確認し、記録として保管しておくことが重要です。また、従業員には他社での労働時間を定期的に報告してもらう仕組みを整える必要があります。

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副業管理で直面する3つの課題

他社の勤務実態をリアルタイムで把握できない

副業・兼業者の労働時間通算において最大の課題は、他社での実際の労働時間を正確に把握することの難しさです。従業員からの自己申告に頼るしかなく、リアルタイムでの確認は事実上不可能です。

従業員が他社での残業時間を過少申告したり、申告を忘れたりすると、正確な通算ができません。また、他社での勤務が不規則な場合、月の途中で法定労働時間を超過していることに気づかず、適切な労務管理ができないリスクがあります。

さらに、他社の給与明細や勤怠記録の提出を求めても、個人情報保護や企業間の信頼関係の問題から、従業員が提出を拒否するケースもあります。このような情報の非対称性が、適切な労働時間管理を困難にしています。

割増賃金計算の複雑さと工数増加

自社と他社の労働時間を通算した上で、法定労働時間を超える部分を正確に計算することは、想像以上に複雑です。日ごと、週ごとに通算し、どの時間帯が法定内労働で、どこから法定外労働（残業）になるのかを判定する必要があります。

特に、変形労働時間制やフレックスタイム制を採用している場合、通算計算はさらに複雑になります。また、深夜労働や休日労働が絡む場合、割増率の適用順序も考慮しなければなりません。

これらの計算を手作業で行うと、膨大な時間がかかるだけでなく、計算ミスのリスクも高まります。副業者が増えれば増えるほど、給与計算担当者の負担は指数関数的に増大します。

36協定違反と安全配慮義務のリスク

労働時間を通算した結果、自社で締結している36協定の上限時間を超過してしまうリスクがあります。他社での労働時間を考慮せずにシフトを組むと、知らないうちに協定違反の状態になっている可能性があります。

また、通算労働時間が過度に長くなると、従業員の健康を損なう恐れがあり、企業の安全配慮義務違反に問われる可能性もあります。過労による健康被害や労災が発生した場合、企業は損害賠償責任を負うリスクがあります。

これらのリスクを回避するには、事前に他社での労働時間を把握し、自社での勤務時間を調整する必要がありますが、実務上は非常に難しい対応となります。

手動管理の限界と法的リスク

申告漏れと計算ミスによる未払い問題

ExcelやGoogle スプレッドシート、あるいは紙の管理簿で副業者の労働時間を管理する場合、従業員からの申告漏れや担当者の入力ミス、計算ミスが発生しやすくなります。

例えば、従業員が他社での残業時間を報告し忘れた場合、通算計算が正しく行われず、本来支払うべき割増賃金が未払いになります。こうした未払いは、後から発覚した際に遡って支払う必要があり、場合によっては付加金の支払いを命じられることもあります。

また、手動での計算は属人化しやすく、担当者の異動や退職により、計算ロジックがブラックボックス化するリスクもあります。新しい担当者が引き継いだ際に、過去の計算ミスが発覚するケースも少なくありません。

労働基準監督署の調査で指摘される項目

労働基準監督署の調査では、副業・兼業者の労働時間通算が適切に行われているかが重点的にチェックされます。具体的には、他社での労働時間の把握方法、通算記録の保管状況、割増賃金の計算根拠などが確認対象となります。

特に指摘されやすいのは、通算の事実はあるものの記録が不十分なケース、従業員の自己申告のみで客観的な確認を行っていないケース、通算計算の方法が不明確なケースなどです。

是正勧告を受けると、過去に遡って未払い賃金の支払いを求められるだけでなく、企業名の公表や刑事罰のリスクもあります。手動管理では、こうした調査に耐えうる証拠書類を整備することが困難です。

勤怠管理システムによる効率化する方法

他社勤務時間の入力・集計機能

多くの勤怠管理システムには、自社での勤務時間とは別に「外部勤務」や「他社勤務」として労働時間を入力できる機能が搭載されています。従業員が他社での勤務時間を自ら入力し、システム上で自動的に通算計算が行われる仕組みです。

この機能により、給与計算担当者が手動で通算計算をする必要がなくなり、計算ミスのリスクが大幅に削減されます。また、入力された他社勤務時間はデータベースに記録されるため、後から確認が必要になった際にも容易に参照できます。

システムによっては、従業員が他社の給与明細や勤怠記録をアップロードできる機能もあり、申告内容の証拠保全にも役立ちます。こうした機能を活用することで、労働基準監督署の調査にも対応しやすくなります。

通算時間に基づく残業アラート機能

勤怠管理システムの中には、自社と他社の労働時間を通算した結果、法定労働時間や36協定の上限に近づいた際に、自動的にアラートを発する機能を持つものがあります。

例えば、通算労働時間が1日8時間に達する前に、管理者や本人にメール通知が届く設定が可能です。これにより、事前に残業を抑制したり、翌日以降のシフト調整を行ったりすることができます。

アラート機能は、36協定違反や過重労働の予防に非常に有効です。リアルタイムで状況を把握できるため、問題が深刻化する前に対処できます。また、従業員自身も自分の労働時間を意識しやすくなり、健康管理の意識向上にもつながります。

簡便な管理モデルへの対応

厚生労働省は、副業・兼業の労働時間管理について「簡便な管理モデル」を示しています。これは、自社と他社であらかじめ上限時間を設定し、それぞれが設定範囲内で働く限り、詳細な通算計算を省略できるという仕組みです。

一部の勤怠管理システムでは、この簡便な管理モデルに対応した機能を提供しています。自社での労働時間上限を設定し、その範囲内で勤務している限り、他社での詳細な労働時間を日々確認する必要がなくなります。

この方法は、特に副業者が多い企業や、他社での労働時間の把握が困難な場合に有効です。ただし、上限設定や労使合意など、導入には一定の条件があるため、システムが適切にサポートしているかを確認する必要があります。

副業対応に強いシステムの選び方

従業員にとって使いやすい入力画面

副業者の労働時間管理を成功させるには、従業員が他社での勤務時間を正確かつ継続的に入力してくれることが不可欠です。そのためには、入力画面が直感的で分かりやすく、スマートフォンからでも簡単に入力できることが重要です。

複雑な操作が必要だったり、入力項目が多すぎたりすると、従業員の負担となり、申告漏れや不正確な入力につながります。シンプルなUI/UXで、数タップで入力が完了するようなシステムを選ぶべきです。

また、入力忘れを防ぐためのリマインド機能や、過去の入力内容を参照しながら簡単にコピーできる機能なども、実用性を高める上で重要なポイントです。デモ版やトライアル期間を活用し、実際の従業員に使ってもらって評価することをお勧めします。

複雑な勤務形態との連動対応

企業によっては、変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制など、多様な勤務形態を採用している場合があります。副業・兼業の労働時間通算を行う際、これらの複雑な勤務形態にも正確に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

例えば、1ヶ月単位の変形労働時間制を採用している場合、週単位や月単位での通算計算が必要になります。また、フレックスタイム制の場合、清算期間内での総労働時間の通算が求められます。

システムがこれらの制度に対応していないと、結局手動での補正計算が必要になり、システム導入のメリットが半減してしまいます。導入前に、自社の勤務形態を詳しく伝え、システムが適切に対応できるかを確認することが重要です。

【抱えている課題別比較】
自社にあった
おすすめの勤怠管理
システムの選び方

まとめ

副業・兼業者の労働時間通算は、法令で定められた企業の義務であり、適切に対応しなければ法令違反や未払い賃金のリスクを招きます。しかし、他社での労働時間の把握の難しさ、複雑な割増賃金計算、36協定違反のリスクなど、実務上の課題は多岐にわたります。

Excelや手書きによる手動管理では、申告漏れや計算ミスが発生しやすく、労働基準監督署の調査にも十分に対応できません。こうした課題を解決するには、副業・兼業に対応した勤怠管理システムの導入が不可欠です。

システム選定においては、他社勤務時間の入力・集計機能、通算時間に基づくアラート機能、簡便な管理モデルへの対応といった機能面の確認に加え、従業員が使いやすいインターフェースであること、自社の複雑な勤務形態に対応できることが重要なポイントとなります。

適切なシステムを導入し、副業者の労働時間を正確に管理することで、コンプライアンスを確保しながら、柔軟な働き方を支援できる体制を構築しましょう。