フレックスタイム制での勤怠管理は？

フレックスタイム制は労働基準法によって定められている制度であり、1日の労働時間の長さを一律に固定化するのでなく、3ヶ月以内の一定期間における総労働時間をあらかじめ決めておき、その範囲内において各従業員が己の裁量によって出勤時間や退勤時間などを決定できる勤務スタイルです。このページでは、フレックスタイム制における勤怠管理についてまとめました。

フレックスタイム制とは？

フレックスタイム制は一般的に出勤時間や退勤時間を従業員が個々の判断で決められる勤務スタイルであり、現在は労働基準法32条の3によってきちんと制度として明文化されているルールでもあります。

フレックスタイム制は1日8時間といった1日ごとの労働時間を固定せず、3ヶ月以内の総労働時間を法律にもとづいて決定しておき、その範囲内で従業員が自ら各労働日の労働時間を決められるという制度です。これにより従業員が己の意思でライフワークバランスを考えやすくなるとされます。

コアタイムとフレキシブルタイム

コアタイムとは、各労働日において1日の内で必ず仕事をしなければならない時間帯を指しており、フレックスタイム制を導入している企業において同時にコアタイムを設定しているといったケースも少なくありません。

そもそもフレックスタイム制は従業員にとって自由な勤務スタイルを叶えられますが、個々の都合でばらばらな働き方をされると会社として事業の安定性を欠いてしまうおそれも。そのためコアタイムを設定して、従業員の連携や事業の基盤を強化するといった取り組みを考えます。

ただしコアタイムはフレックスタイム制に関連して義務づけられている制度でなく、業種や業態によってはコアタイムを導入しないフレックスタイム制を採用している企業もあるでしょう。

フレックスタイム制のメリット・デメリット

メリット

フレックスタイム制のメリットは、何よりも従業員がそれぞれ自分で働く時間や働き方を決められる点です。これにより、例えば朝が苦手な人であれば昼出勤や午後出勤を考えられたり、前日に夜更かしなどをした際には翌朝の出勤時間を後ろへずらしてゆっくりと出社したりといった働き方を検討できます。

また、日々の労働時間や勤務時間を会社や上司から一方的に押しつけられないことで、従業員が自ら考えて働くモチベーションを高められるといった点もメリットです。

その他にも、通勤に電車やバスといった公共交通機関を利用している人の場合、世間一般のラッシュアワーを回避することで通勤時間をリラックスして過ごせるといった強みもあります。

デメリット

フレックスタイム制のデメリットは、オフィスや事業所へ複数の従業員が一度に集合しづらいという点です。これにより会議のスケジュールを調整しにくかったり、チームで協力して仕事をしなければならない時にも連携が取りにくかったりといったデメリットが生じやすくなります。

また、他の人へすぐに情報や資料を確認してもらいたいような場合も、その相手が出社していなければ待たなければならず、作業の進捗が遅れやすくなるといった問題もあります。

その他、フレックスタイム制では全従業員に対して一律の勤怠管理を行いにくく、総労働時間の超過を防ぐためにも、個々の出勤・退勤時間をそれぞれ把握して管理する勤怠管理システムや業務フローの導入が必須です。

フレックスタイム制を導入するには

フレックスタイム制を導入する場合、あらかじめフレックスタイム制を採用している旨を就業規則として明記しておかなければなりません。そのため、会社や従業員が勝手にフレックスタイム制を利用して働き方を急に変えることは法的にNGです。なおフレックスタイム制の導入に際しては就業規則へその旨を規定として追加し、管轄の労働基準監督署へ届け出て認められるといった手続きが必要です。

ただし事業規模として従業員の数が10人未満であり、特段の就業規則を定めていないような場合、就業規則に準ずる規定を利用することができ、届出の必要もありません。

また従業員の過半数で組織された労働組合がある場合、または組合の代わりに従業員の過半数を代表する者がいる場合、会社はそれらと協議を行ってフレックスタイム制に関する労使協定を締結しなければならないことも重要です。なお労使協定に関しては労働基準監督署へ届け出る必要はありません。

導入している企業の割合

フレックスタイム制の導入割合・導入率に関しては、そもそも業種や業態によって大きく異なる点が重要です。

例えば、事前に設定された時間帯や工期内での作業が不可欠な建築業界ではそもそもフレックスタイム制による働き方は適していません。一方、納期やノルマはあるものの個人での作業がメインとなるエンジニアやプログラマーといったIT関係の労働者であれば、フレックスタイム制を採用することで能率的に働きやすくなることもあるでしょう。

厚生労働省の令和3年就労条件総合調査ではフレックスタイム制を導入している企業の割合は全体の3.87％となっており、導入率が最も多い業種は「IT・通信」となりました。

フレックスタイム制の勤怠管理の重要なポイント

勤務状況がわかる「勤怠管理の見える化」

フレックスタイム制を健全かつ適正に導入して勤怠管理を行うには、まず各従業員の勤務状況や出勤・退勤のタイミングなどを全て正確に把握できなければなりません。

そのため全従業員の勤怠管理をデータ収集して視覚化し、それぞれの従業員の勤務時間や総労働時間における残りの就労可能時間などを一目で分かるようにマネジメントする体制が必要です。

また労働時間を超過したり、逆に労働時間が不足したりしそうな場合、管理者や従業員へ通知できるようなシステムの導入も重要でしょう。

フレックスタイムでの生産性を把握

フレックスタイム制を導入したことによって事業の生産性が向上したのか、それとも変化していないのか、あるいは低下したのかといった点も客観的に分析して評価することが大切です。

そもそも企業や従業員の業務に対してフレックスタイム制が悪影響を及ぼす場合、導入し続ける価値や必要性はありません。

フレックスタイム制による生産性や従業員の意識などを調査して、具体的なメリット・デメリットを明確化することが大切です。

勤怠を効率的に管理できる勤怠管理システムがおすすめ

限られた人数の従業員しか所属していない事業所の場合、手作業でフレックスタイム制を管理することも不可能ではないでしょう。しかしそのためには正確な勤怠管理が必須であり、簡単にごまかせないような制度設計が必要です。

結論として、フレックスタイム制の勤怠管理は制度に対応したシステムを導入し、不正やミスが生じにくいようシステムで管理することが無難です。

フレックスタイム制の勤怠管理で起こる問題

システムを活用しないフレックスタイム制では、各従業員の出勤時間や退勤時間を正確にチェックすることが難しくなります。また退勤処理を行った後で従業員を働かせるといった不正な労働管理が行われるかも知れません。

加えて、従業員同士で出社のタイミングが把握しづらくなることで、業務の連携や効率が低下するといったリスクもあります。その他にも従業員が自分の累計労働時間を把握できない恐れもあるでしょう。

フレックスタイム制で起こり得る問題を回避してリスクを軽減するためには、出勤や退勤の処理と勤怠管理システムを連携させて人の出入りや労働時間を把握すると共に、管理者と従業員が互いの業務時間をチェックして、過不足なく働けるような情報共有体制が不可欠です。

フレックスタイム制の勤怠管理に関するまとめ

フレックスタイム制は現代的な働き方の多様化を尊重する方法として有効な制度ですが、制約も少なくありません。実際に制度を導入するには事前の協議や労働基準監督署への届出といった手続きだけでなく、自社の事情に合わせて従業員の勤怠管理を適正に実行できるシステムや業務フローの導入もきちんと検討することが大切です。