現在導入している勤怠管理システムを使っている中で「○○ができない」「○○の機能があればいいのに」と感じたことはございませんか？。このページではそのような、現場で実際に浮かび上がっている具体的な課題に対して、どういったシステムを選ぶべきなのかを解説します。
裁量労働制は実際の労働時間に関わらず、みなし労働時間分働いたとする制度。労働時間が自由だからこそ、長時間労働による健康状態の悪化の懸念があります。
裁量労働制の導入要件のひとつとして、対象労働者に適用する健康・福祉確保措置をとる必要もあることから、勤怠を正しく把握しなければなりません。
裁量労働制であっても、裁量労働で定めたみなし労働時間よりも実労働時間が長かった場合は超過分の残業代の支払い義務があるほか、深夜労働と休日出勤に対しては割り増し賃金を支払う必要があります。
そのため、以下のような作業を行いたいものの、既存システムの機能では賄いきれず、エクセルでの作業で何とか対応している企業は少なくありません。
従業員規模が大きくなればなるほど、企業の中で働く方のバリエーションも豊富になってくるもの。現場ではどんな課題を抱えているのでしょうか。
従業員種別（正社員、契約社員、アルバイト）や勤務形態（固定時間制、裁量労働制、変形労働制、フレックスタイム制など）の組み合わせが増えてくるということは、勤怠管理の集計ルールや給与・残業の計算ルールが増えるということ。
締め日付近での作業はもちろん、日々集計する中での「遅刻や早退への対応」「残業時間に関するアラート」「超過残業分の計算」など、時間がいくらあっても足りないと感じている企業も多いはずです。
上記のような課題を解決するにあたって重要なのは、一般的なパッケージ型の勤怠管理システムでは正確に管理することが難しい領域があると、認識すること。
そこでぜひおすすめしたいのが“カスタマイズ性”を持つ勤怠管理システム。カスタマイズに特化したシステムであれば、自社の状況に併せて機能や設定を調整することができます。
例えば、いま手作業で対応している集計作業を自動化し、必用に応じてアラートを自動で出すことだって可能なのです。
このメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
