デジタル給与解禁で実務はどうなる？

デジタル給与（給与デジタル払い）解禁で何が変わる？

2023年4月に解禁されたデジタル給与払いの概要

2023年4月、労働基準法施行規則の改正により、給与のデジタル払い（資金移動業者の口座への支払い）が解禁されました。これにより、従来の現金手渡しや銀行振込に加えて、PayPayやd払いなどの資金移動業者のアカウントへ直接給与を支払うことが可能になりました。

デジタル給与払いを導入するには、厚生労働大臣の指定を受けた資金移動業者を利用する必要があり、従業員本人の同意が前提となります。また、全額をデジタル払いにすることも、一部のみをデジタル払いにすることも可能で、柔軟な運用が認められています。

この制度改正の背景には、キャッシュレス決済の普及やフィンテックの発展があり、多様な働き方に対応した給与支払い方法の選択肢を広げる狙いがあります。

従業員・企業双方における導入のメリット

従業員側のメリットとして、給与受取後すぐに決済サービスで利用できる利便性が挙げられます。銀行口座からチャージする手間が不要になり、普段使いのキャッシュレス決済との親和性が高まります。また、銀行口座を持たない外国人労働者やアルバイト従業員にとっても、給与受取の選択肢が広がります。

企業側のメリットとしては、若年層や外国人労働者など多様な人材の採用競争力向上が期待できます。また、将来的には振込手数料の削減や、給与支払いプロセスのデジタル化による業務効率化も見込まれます。従業員の利便性向上は、企業の福利厚生の充実としてアピールポイントにもなります。

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デジタル給与導入で懸念される「給与計算・支払実務」の負荷増

従来の銀行振込とデジタル払いの併用によるフローの複雑化

デジタル給与の導入により、従来の銀行振込のみのシンプルな支払いフローから、複数の支払い方法を管理する必要が生じます。従業員ごとに「銀行振込のみ」「デジタル払いのみ」「銀行とデジタルの併用」など、異なるパターンを管理しなければなりません。

さらに、資金移動業者ごとに支払い手続きや管理画面が異なるため、複数の業者を利用する場合は、それぞれに対応したオペレーションが必要になります。給与計算担当者は、誰にどの方法でいくら支払うかを正確に把握し、それぞれの支払い方法に応じた処理を行わなければなりません。

この業務フローの複雑化は、特に中小企業において人的リソースの負担増加につながり、導入のハードルとなる可能性があります。

手動データ移行が招く計算ミスと修正工数のリスク

勤怠管理システムから給与計算ソフト、さらに資金移動業者への支払いデータまで、手動でデータを移行する場合、入力ミスや転記ミスのリスクが高まります。特に、従業員ごとに異なる支払い方法や金額の割り振りを手動で処理する場合、ヒューマンエラーは避けられません。

支払いミスが発生すると、修正作業だけでなく、従業員への説明や再支払い手続きなど、二次的な工数が発生します。また、給与という重要な労働条件に関わるミスは、従業員の信頼を損ねる要因にもなりかねません。

月次で繰り返される給与処理において、こうした手動作業のリスクを放置することは、業務品質の低下と担当者の心理的負担の増加を招きます。

勤怠管理システムと給与計算ソフトの「API連携」が不可欠な理由

CSV連携とAPI連携の違いとは？

CSV連携は、勤怠データをCSVファイルでエクスポートし、給与計算ソフトにインポートする方法です。一見シンプルですが、エクスポート・インポートの都度、ファイルを開いて確認する作業が発生し、データの更新タイミングにタイムラグが生じます。また、CSVフォーマットが異なる場合は、データの加工が必要になります。

API連携は、システム間でリアルタイムにデータを自動連携する仕組みです。勤怠データの確定と同時に給与計算に反映され、人的介入なしにデータが流れます。データフォーマットの統一やバリデーションも自動化されるため、正確性が格段に向上します。

デジタル給与のように複数の支払い先を管理する場合、API連携によるリアルタイムかつ正確なデータ連携は、業務効率化と品質向上の両面で不可欠な要件となります。

勤怠データから支払い実行までを自動化するメリット

API連携により、勤怠データの集計、給与計算、そして資金移動業者への支払いデータ送信まで、一連のプロセスを自動化できます。これにより、給与計算担当者は手動での転記作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

自動化されたフローでは、従業員ごとの支払い方法の振り分け、金額の計算、各支払い先へのデータ送信が、あらかじめ設定されたルールに基づいて実行されます。人的ミスが排除されるだけでなく、処理スピードも大幅に向上します。

また、給与支払いの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、問題が発生した際の早期発見・対応が可能になります。これは、デジタル給与という新しい支払い方法を安全に運用する上で重要な要素です。

デジタル給与導入に向けたシステム連携で抑えておくべきポイント

現行の勤怠・給与システムはデジタル払い対応済みか？

まず、現在利用している勤怠管理システムと給与計算ソフトが、デジタル給与払いに対応しているかを確認する必要があります。システムベンダーに問い合わせ、対応状況や対応予定時期、必要なアップデート内容を把握しましょう。

対応していない場合は、アップデート予定があるのか、それとも別のシステムへの移行が必要なのかを判断します。既存システムの契約期間や移行コストも考慮に入れる必要があります。

また、オンプレミス型のシステムを利用している場合は、クラウド型への移行も検討すべき時期かもしれません。法改正への迅速な対応という観点からも、クラウド型システムのメリットは大きいと言えます。

システム間のデータ連携項目（振込口座・決済業者ID等）の確認

デジタル給与を実現するには、従来の銀行口座情報に加えて、資金移動業者のID、支払い方法の種別、支払い金額の振り分けなど、新たなデータ項目を管理する必要があります。

システム間でどのデータ項目を連携するのか、そのフォーマットや必須項目は何か、といった詳細を事前に確認しておくことが重要です。特に、従業員マスタに追加すべき項目や、給与計算時の処理ロジックについては、人事・経理部門とシステム担当者が連携して整理する必要があります。

また、個人情報保護の観点から、資金移動業者のIDなど新たに管理する情報のセキュリティ要件についても確認が必要です。

支払いミスを防ぐための二重チェック体制と承認フロー

自動化を進める一方で、支払い実行前の確認・承認プロセスも適切に設計する必要があります。完全自動化ではなく、計算結果や支払いデータを人間が確認できるチェックポイントを設けることで、システムエラーや想定外の事態に対処できます。

具体的には、給与計算結果の確認、各支払い方法別の合計金額の確認、前月との差異チェックなど、複数の視点でのダブルチェック体制を構築します。また、承認者を複数設定し、重要な処理には複数人の承認を必要とする仕組みも有効です。

これらのチェックポイントをシステムに組み込むことで、自動化による効率性とヒューマンチェックによる安全性を両立できます。

連携をスムーズに進めるためのシステム選定・リプレイスのポイント

主要な資金移動業者（Pay等）との直接連携が可能か

デジタル給与対応のシステムを選定する際は、PayPayやd払いなど、主要な資金移動業者と直接API連携が可能かどうかを確認することが重要です。間接的な連携や手動での対応が必要な場合、自動化のメリットが失われてしまいます。

また、今後新たに指定される資金移動業者にも柔軟に対応できる拡張性があるかも確認ポイントです。システムベンダーが積極的に新しい資金移動業者との連携を追加していく姿勢があるかどうかも、長期的な視点で重要な判断材料となります。

複数の資金移動業者を一元管理できるインターフェースがあれば、業務効率はさらに向上します。

法改正や制度変更に迅速に対応できるクラウド型の推奨

労働関連法規は頻繁に改正されるため、給与計算システムは常に最新の法令に対応している必要があります。クラウド型システムは、ベンダー側で一括してアップデートを行うため、企業側での対応工数を最小限に抑えられます。

デジタル給与制度自体も、今後運用の中で制度変更や要件の見直しが行われる可能性があります。クラウド型システムであれば、こうした変更にも迅速に対応でき、常にコンプライアンスを維持できます。

また、クラウド型はテレワーク環境でも利用しやすく、複数拠点からのアクセスやモバイル対応など、働き方の多様化にも対応しやすいメリットがあります。初期投資を抑えられる点も、特に中小企業にとっては大きな魅力です。

【抱えている課題別比較】
自社にあった
おすすめの勤怠管理
システムの選び方

まとめ

デジタル給与の解禁は、従業員の利便性向上と企業の競争力強化につながる重要な制度改正です。しかし、その導入には給与実務の複雑化というハードルがあり、システム連携なしでは効率的な運用は困難です。

特に、勤怠管理システムと給与計算ソフト、そして資金移動業者へのAPI連携は、業務の正確性と効率性を両立する上で不可欠な要素となります。CSV連携のような手動要素が残る方法では、デジタル給与のメリットを十分に活かせません。

デジタル給与導入を検討する際は、現行システムの対応状況確認、データ連携項目の整理、承認フローの設計といった準備を丁寧に進めることが成功の鍵です。そして、システム選定においては、主要な資金移動業者との直接連携や法改正への迅速な対応が可能なクラウド型システムを優先的に検討することをお勧めします。

適切なシステム基盤を整えることで、デジタル給与は企業と従業員双方にメリットをもたらす、有効な施策となるでしょう。