勤怠管理システムには、様々な機能が備わっています。その中でも基本的な機能としては、勤務時間のリアルタイムでの集計が可能な自動集計機能があります。
総労働時間、残業時間や深夜労働時間などのデータを正確な管理を実現することができます。
また、打刻機能も重要な機能の一つです。PC、スマホ、タブレットなど、さまざまなデバイスから打刻が可能で、これにより従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握することができます。
打刻のほか、残業・有給の申請や承認、勤怠時間の修正などの機能も基本的に搭載されています。
さらに高度な機能としては、アラート機能。これは、長時間労働が続いている従業員を発見し、アラートを上げることで適切な労働時間管理が可能になる機能です。
出退勤の打刻機能は、勤怠管理システムの最も基本的な機能の一つです。従業員はICカード、スマートフォンアプリ、PCログインなどを利用して、正確に出勤・退勤時刻を記録できます。この多様な打刻方法により、オフィス勤務だけでなく、リモートワークや出張先からの打刻も簡単に行えます。また、打刻データはリアルタイムでシステムに反映され、管理者は各従業員の出勤状況を即座に確認できるため、タイムリーな管理が可能です。これにより、タイムカードの記入漏れや手書きによるミスを防ぎ、より正確な勤怠管理が実現します。
シフト管理機能は、勤務スケジュールの作成・調整を効率化するための重要な機能です。従業員の勤務希望やスケジュールを考慮しながら、最適なシフトを簡単に作成できます。システムではシフトパターンを事前に登録することができ、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で編集が可能です。また、急な変更にも柔軟に対応でき、シフト変更の通知は従業員のスマートフォンやメールへ即座に送信されます。これにより、従業員は常に最新のシフト情報を確認できるため、シフト漏れや認識違いによるトラブルを防ぎます。
休暇管理機能では、有給休暇や特別休暇の申請から承認までの手続きをすべてオンラインで行うことができます。従業員はスマホやPCから簡単に休暇申請ができ、管理者は承認プロセスをスムーズに進められます。システム内で休暇の残日数も自動的に更新されるため、従業員は自身の休暇状況をリアルタイムで把握できます。これにより、紙ベースでの申請管理に伴うミスや、承認の遅れによる業務効率の低下を防ぐことができます。また、特別休暇や産休・育休などの多様な休暇制度にも対応しており、企業独自の休暇ルールも柔軟に設定可能です。
法令遵守機能は、労働基準法などの関連法規に基づいた適切な労務管理をサポートします。例えば、時間外労働の上限を超えそうな従業員に対して自動で警告を出す機能や、規定に基づく休憩時間の管理が行える機能があります。これにより、過労によるトラブルを未然に防ぐことが可能です。また、各種レポート機能により、法令遵守状況の確認や行政への提出書類の作成も効率化されます。このように、法令違反のリスクを低減し、企業のコンプライアンス強化に寄与する重要な機能です。
勤怠管理システムの充実した機能は、管理者と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。管理者にとっては、勤怠データの集計やシフト作成が自動化されることで業務の効率化と時間短縮が実現し、手作業によるミスを減らして正確で迅速な労務管理が可能になります。
また、労務管理にかかる時間や人的コストの削減が期待でき、特に中小企業では人件費削減が経営効率の向上に直結します。さらに、システムが労働法規に基づいた管理をサポートするため、法令違反のリスクを最小限に抑えることができ、労務リスクの低減が図られます。
一方、従業員にとっては、出退勤打刻や休暇申請などの日々の手続きがスマートフォンやPCで簡単に行えるため、煩わしい手続きの負担が軽減されます。申請の状況確認もリアルタイムで可能なため、従業員自身が手続きを管理しやすくなり、ストレスが軽減されます。
また、自分の労働時間やシフト状況をすぐに確認できることから、労働環境の透明性が向上し、従業員のモチベーションアップやエンゲージメント向上にもつながります。
さらに、勤怠管理システムを利用することで労働時間の見える化が進み、残業の削減や休暇の適切な取得が促進されるため、従業員の健康維持やワークライフバランスの向上も期待できます。
このように、勤怠管理システムは企業全体の効率化に寄与し、従業員の働きやすい環境づくりに大きく貢献します。管理者と従業員の双方がそのメリットを享受できることが、システム導入の大きな価値と言えるでしょう。
勤怠管理システムの大きな魅力の一つとしてあるのが、企業の様々なニーズに対応したカスタマイズ性です。
企業ごとに異なる勤務形態や労働環境に対応するため、設定を調整したり、機能を開発するといったサービスを提供しているシステムも存在します。
例えば、シフト制の企業では、シフトパターンの設定や変更が容易に行えます。また、海外に拠点を持つ企業では、異なるタイムゾーンに対応した設定が可能です。
労働時間の管理は、企業の生産性や従業員の満足度に直結する重要な要素です。そのため、企業のニーズに合わせて柔軟に対応できるシステムは、企業の運営を大いに助けます。
さらに、システムのデータは給与計算や人事評価など、他の業務にも活用することができます。これにより、企業の業務効率化を一層推進することができるでしょう。
導入する勤怠管理システムを検討する際に重要のは、自社に合ったシステムを入れるということ。そのため、自社にはどんな機能が必要なのか、カスタマイズは必要なのかといった点をしっかり検討する必要があるのです。
そこでこのメディアでは、50以上の勤怠管理システムを調査。勤怠管理システム導入後のよくある課題から逆算し、その課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。