大企業では従業員の人数が多く、それぞれの勤怠管理が複雑になりがちです。そのため、効率的な勤怠管理システムの導入は、企業運営における重要な課題となります。
特に、大企業では多様な勤務形態やシフト制度、さらには海外拠点との時間差など、様々な要素を考慮する必要があります。
大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
従業員が非常に多い大企業においては、その勤怠管理システムが大規模な組織を支えるための機能を備えているかをまず確認しましょう。
これには、大量のデータを処理できる能力、複数の拠点や部署を一元管理できる機能、さらには異なるタイムゾーンに対応した設定などがが含まれます。
導入事例等も確認するのもポイント。同規模の企業で活用されているシステムなのか、という点にもぜひ着目しましょう。
システムが法令遵守を支援できるかという点も重要です。厳密な労務管理を行う機能を持っているかを確認しましょう。
これには、労働時間の適切な管理を支援する機能や、長時間労働の警告機能などが含まれます。
また、企業の特定のニーズに対応できる「カスタマイズ性」を持っているシステムかという点も重要な選択基準となります。
大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、システムの導入コストや運用コストも重要な選択基準となります。また、システムの使いやすさや、導入後のサポート体制も確認することが重要です。
特に、大企業では多数の従業員がシステムを使用するため、使いやすさは従業員の満足度や業務効率に直結します。
また、システムのセキュリティ対策も重要なポイントです。大企業では、多数の従業員の個人情報や勤怠データを管理するため、データの漏洩や不正アクセスに対する対策が必要。
そのため、システムが適切なセキュリティ対策を講じているかを確認することも大切です。
大企業が勤怠管理システムを成功させるには、いくつかの要因が重要となります。まず、全社員がシステムを理解し、適切に利用できるようにするための教育とトレーニングが必要です。また、システム導入の目的と目標を明確にし、それを全社員に共有することも重要。
さらに、システム導入後のフォローアップも重要な要素です。システムの利用状況を定期的にチェックし、問題が発生した場合には迅速に対応することで、システムの効果的な利用を維持することができます。
大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、大規模な組織の管理を支える機能、法令遵守を支援する機能、企業の特定のニーズに対応できるカスタマイズ性を持っているかが重要なポイント。
導入を検討する際は、上記のようなポイントに着目しつつ、費用対効果が合いそうな製品かどうかをしっかり検討しましょう。
このメディアでは、50以上の勤怠管理システムを調査。勤怠管理システム導入後のよくある課題から逆算し、その課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
