勤怠管理システムを導入してみたものの、一部で手作業が発生していたり、エクセルを使用していたりなど、いまいちシステム化の恩恵を受けられていない企業も少なくありません。
「もっとこういう機能があればいいのに…」と少しでも考えたことがあるのであれば、勤怠管理システムの“カスタマイズ性”に一度着目すると良いかもしれません。
そこでこのページでは、カスタマイズ性の高さが評価され、従業員数3,000名以上の企業における勤怠管理システム市場において9年連続シェア1位(※1)を誇る「株式会社ネオレックス」に取材および記事監修を依頼。実際にカスタマイズすべきシーンや、カスタマイズって具体的にどういうことができるのかなどを事例と共に解説いたします。
引用元:ネオレックス公式HP
（https://kintaimirai.jp/）
株式会社ネオレックスは、クラウド型勤怠管理システム「キンタイミライ」を開発する名古屋の技術ベンチャー。
同システムは、開発当初から高いカスタマイズ性を意識して設計されたこともあり、複雑な設定/カスタマイズにも幅広く対応可能。実際にカスタマイズを行うにあたっては、事前のヒアリングから、プロトタイプ開発、導入後の点検や調整など、安定稼働までの伴走姿勢も大きな特徴の一つです。
導入したシステムにある既存の機能をそのまま使うのが、いわゆる「パッケージ型のシステム」。当然、カスタマイズを行うシステムに比べると低コストで導入することができます。
このようなパッケージ型システムの場合は、複雑な管理や設定は難しく、自社のルールをシステムに併せて変化させるか、手作業での対応・確認を行う必要があります。
システムに併せて自社のルール（就業規則）を変えるというのは、一筋縄ではいきません。
変更するルールが従業員に有益な変更であったとしても「経営層との合意形成」「労働組合との話し合い」「労働基準監督署長への届け出」などが必要。仮に従業員に不利益な変更となると、組合との交渉や従業員への理解を促す必要も出てきます。
上記のような工数を考えると、自社のルールにシステム側をフィットさせて運用できる勤怠管理システムには導入メリットを感じられるはず。なお、カスタマイズをすることで解決できる独自ルールの一例は以下の通りです。
一般的な勤怠管理システムは、オフィスワーカー向けに機能が開発されていることが多いのが現状。そのため勤務体系が特殊な業態や、独自のルールを持つ業界の場合は、一部でアナログな作業を行う必要があり、不便さを感じることもあるでしょう。
そういった業態の例としてはホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食など。オフィスワーカーと異なり繁忙に合わせてシフトが設定されたり、日ごと・従業員ごとに働く時間帯が異なったりするケースが多いため、細かく機能をカスタマイズする必要があります。
ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食などの場合は、1人1台の個人用PCがなかったり、残業の承認や休暇の取得等の運用も現場ごとに様々。
「15分以内の残業は切り捨て、申請があれば承認」「10日以上の年休付与から、半年後までに3日は取得してほしい」など、細かいニーズにも対応できるのは、“カスタマイズできる”勤怠管理システムだからこそなのです。
自社の業態が「パッケージ型のシステム」では対応できないことをご存じの企業の中には、自社のためだけのシステムを0から開発する「フルスクラッチ開発」を検討していたり、すでに導入している場合もあるでしょう。
フルスクラッチ開発の注意点としては、自社独自のシステムを作り上げることができる分、多くのコスト・導入期間が必要。また、法改正によって機能を調節する際にも、自社の独自システムに対して開発コストがかかるため、必然的に機能調整コストも膨らんでしまうのです。
その点“カスタマイズできる”勤怠管理システムの場合は、勤怠管理に必要な機能は用意されており、その機能を自社のルールに併せて開発・調整する仕組み。当然、導入コストや導入開始までの期間を削減することが可能。ベースとなる基本機能は各導入企業で共通のものを使用しているため、1社だけのために機能を開発する必要がないことから、少ないコストで法改正に対応することができるというメリットもあります。
費用や期間を抑えつつも、自社に合ったシステムを導入したい企業にはピッタリと言えるでしょう。
上記のようなケースで現状のシステムに不満を抱えているのであれば、カスタマイズ性のあるシステムによって、その不満は解消できるはず。
カスタマイズ性にこだわり、自社のルールや業態に併せた運用を行うことで、「手作業での手間削減」「管理が必要なExcel等の帳票の削減」「本部や管理者から現場への周知の容易化」「集計のミス削減」など様々なメリットを受けることが可能です。
以下では、株式会社ネオレックスが手掛けた実際の勤怠管理システムのカスタマイズ事例をご紹介。システム導入後に現場がどう変わったのかをぜひご覧ください。
株式会社ジェイアール東日本物流は、JR東日本関連施設への物流をささえる企業。
駅ナカ・駅ビルへの商品配送、駅構内の店舗で販売される商品の在庫管理・検品・出荷などをはじめ、オフィス移転や物流コンサルティングまで幅広く手掛ける。
----ネオレックスの勤怠管理システム導入前は、どういった方法で管理されていましたか。
当時の勤怠管理の方法としては、各従業員が書いた手書きの出勤簿を各物流センター（拠点）の担当者が計算・集計し、給与計算システムに入力。
入力したデータを本社に送ったあと、本社側ではミスが無いかの確認を行うというものでした。
----従業員の方は何人くらい、いらっしゃったのですか。
センターごとの従業員数はアルバイトを含めると100名を超えていた場所もありまして最終的に本社に集まるデータは800名分ほどでした。
----それは、センターの方も本社の方も大変ですね。
はい、実際とても手間になっていました。
センター側にしても本社側にしても、月末は他の業務が何も手を付けられないほど膨大な時間がかかっていました。
----ネオレックスの勤怠管理システムに目を付けたきっかけについて教えてください
きっかけは、タブレットとQRコードを使うことで勤怠打刻を管理することができたという点です。
打刻用のQRコードを印刷したカードを簡単に作れる、という点はかなり目を引きました。
どうしてもアルバイト社員が多かったこともあり、人の入れ替わりが多かったので、 採用時には簡単に打刻用カードを作成でき、退職したらシステム上から登録を消すだけで良い、 という管理コストの低さも魅力的だなと思いました。
----最終的にはどういった点が導入の決め手になったのですか。
最終的な決め手としては、自社の勤務体系に併せたカスタマイズができたという点です。
具体的には、
といった点に対応してくれました。 これらに対応できたのがネオレックスさんのシステムだけだったので、 導入はすぐに決まりました。
※1 特定４週:会社独自のカレンダーで定められた28日周期の休日取得義務管理のシステム化に対応しています。
※2 法内超勤調整:法内超勤（一般的には法定内残業）は週の最後や月の最後の結果に基づいて、週残業や月残業となる可能性があります。このように週や月の就業結果によって残業が発生したケースで、曜日ごとや、時間帯ごとに時給が異なる場合、どの時間帯の時給を残業計上するかの計算が複雑になります。この複雑な仕組みについて、個別カスタマイズで自動集計を実現しています。
----システムをカスタマイズしていくにあたって印象に残っていることはありますか
社内ルールに沿った管理ができるように、いろいろとカスタマイズの要望を出してきましたが、決してできないと言わなかったことには驚いています。
----それはすごいですね。
はい。最初にこちらが望んだ方法を実現することが現実的ではない場合であっても「こういうやり方なら解決できます。」と代替案を提案してくれるので 二人三脚で課題を解決してくれるという信頼感を覚えました。
----ちなみにシステム導入後に新たな機能が必要になるケースはありますか？
何度かありましたね。
----例えばどういったケースで調整が必要になるのですか
機能の調整を求めたのは、例えば就業規則の変更や新しい働き方（フレックスタイム制）の導入があったタイミングです。
社内のルール変更に対して、柔軟に対応してもらえた点には非常に満足しています。
----たしかにこういった点はパッケージ版のシステムでは対応が難しそうですね
はい。実際に現場からも業務が楽になったという声もたくさん挙がってきているので 導入して良かったと感じています。
ネオレックスの提供する「キンタイミライ」は、当初からカスタマイズ性を持たせたシステムにするべく開発された勤怠管理システム。だからこそどれだけ複雑な機能や設定を求められたとしても、柔軟に機能を調整することが可能です。
加えてシステム導入にあたっては、経験豊富なコンサルタントを擁するコンサルティングチームを発足し、導入前後にかけて伴走。勤怠管理という給与が絡む重要なシステムであることを知っているからこそ、失敗を徹底的に防ぐ体制を構築しているのです。
そのため導入前には同社のコンサルタントがヒアリングを行ったあとは、 ヒアリング→仮設定した現物を用意→操作しながらFBをもらって修正 →本稼働→6か月後にヒアリング＆点検/調整（導入後のギャップも埋める）という流れ
機能をカスタマイズする以上は、自社の意図通りに機能が開発されたかどうかや、そもそも使いやすいシステムであるかが非常に重要。
そこで同社では導入前のヒアリングで集めた情報を基に、まずは仮で開発したプロトタイプを用意。そのシステムを一緒に操作しながらフィードバックを集め、いよいよ本格的に開発を始めるというフローをとっています。
さらに、実際に導入された6ヵ月後には、点検/調整のタイミングも用意。現場で使ってみた中で出てきた不満や改善点を集約し、無償でシステム調整を実施。現場で長く使ってもらうという点に重きを置いている同社ならではのこだわりと言えるでしょう。
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近江トラベル／クリアックス／西武園ゆうえんち／西武ライオンズ／西武レクリエーション／フィールズ／横浜八景島
| 社名 | 株式会社ネオレックス |
|---|---|
| 本社所在地 | 愛知県名古屋市熱田区伝馬1-4-25 ネオレックスビル |
| 電話番号 | 052-681-2121 |
| 公式HP URL | https://www.neorex.co.jp/ |