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勤怠管理システムの選び方

法令違反リスクを防ぐための
勤怠管理システムの選び方

働き方改革など労働者の多様な働き方を支援する社会の仕組みが重視される中、働き方改革関連法や労働基準法の改正などによって、従来の業務管理や勤怠管理の方法では法令違反になるリスクも増大しています。また、勤怠管理システムを導入しても適切な運用が行われなければ、やはり問題の是正は困難でしょう。

このページでは、勤怠管理システムの導入によってコンプライアンスに関連した体制を強化し、法令違反リスクを低減していくためのポイントについて解説します。

法令違反リスクが高い状況とは

勤怠管理や労働環境に関する法令違反リスクは様々にありますが、特に法令違反の危険性が高まってしまうケースや場面を事前に把握しておくことはリスクマネジメントとして重要です。

ここでは、業種・業態を問わず、勤怠管理に関して法令違反リスクが高まる状況と対策をご紹介します。

打刻方法が1つしかない

例えばオフィスや作業場・工場などが敷地内に点在していたり、社内業務と社外業務が様々に分けられ、それぞれの場所や環境で勤務する従業員がいたりする場合、勤怠管理に関する打刻方法や管理場所が既存の業務環境にマッチしていなければ、実際の勤務時間や就労時間と、システム上に記録されている時間との間に差違が生じてしまうかもしれません。

また、リモートワークによる作業や、事前に外回り仕事を済ましてから事業所へ出社するといった場合、勤務時間に関して従業員の自己申告に任せてしまうこともあるでしょう。

従業員の作業環境や勤務形態ごとに適切な打刻方法が採用されていなければ、正確に勤務時間を把握できなくなり、法令違反リスクを高める要因になってしまいます。

残業アラートの設定が自社にあっていない

残業時間についても働き方改革関連法などによって規制が強化されており、規定の残業時間を超過してしまいそうな従業員がいた場合、システムによって警告する「残業アラート」を利用することも効果的です。

しかし、残業アラートのタイミングなどはシステムの種類や設定によって変わってくるため、警告を発する時間設定が自社の残業形態などとマッチしていなければ、アラートがなった時点では手遅れになってしまうといった恐れもあるでしょう。

また、残業超過のリスクについてシステムが自動的に検知してくれるのか、それとも手作業で残業超過リスクのある従業員をリストアップしなければならないのかといった点も重要です。

その他、アラートが管理者だけに通知されるのか、従業員にも通知されるのかといったことも運用方法を考える上で要チェックとなります。

有休取得状況を把握できない・把握しづらい

有給休暇制度に関しては、2019年から企業に対して「年次有給休暇の取得義務」が課せられており、現在は企業として従業員へ有給休暇の取得を促し、社内体制として有休を取りやすい風土づくりを進めることが不可欠になっています。一方、企業が建前として有休取得や有休消化をアピールしても、実際に従業員の間に有休を取りにくい空気や環境が整えられていなければ、従業員から有休取得を申請しづらいケースもあるでしょう。

そのため、年5日の有休取得が未達になりそうな従業員に対して、勤怠管理システムによって通知し、そもそも有休取得が必要であるという啓蒙を行っていくことも大切です。

また、誰がどの程度の有休取得を達成しているのか、視覚化することで管理者にとっても管理負担が軽減されます。

社員の不調(勤怠の乱れ)を把握できない

欠勤が続いているような従業員はもちろん、細かい遅刻が続いている従業員や、就労開始の時間や就業時間が不規則な従業員に関しても、各自の体調不良やメンタル面の疲労、過度な作業負担、その他にもプライベートな問題など色々なリスクが懸念されます。

そのため、社員の不調や勤怠の乱れといったポイントを管理者や企業として把握できているかどうかは、法令違反リスクや勤怠管理リスクを是正していく上で欠かせないポイントです。

特に、過去の勤怠状況と最近の勤怠状況を比較して、急に不規則さや勤怠の乱れが発生している場合、どうしてそのような事態が生じているのか原因についても把握していくことが肝要です。

勤怠管理システムの活用で従業員の勤怠リズムを比較参照し、リスクを早期発見できる環境を整えましょう

労働時間を1分単位で把握できていない

労働時間の管理体制が30分単位や10分単位などになっている場合、細かなサービス残業などが従業員へ強いられてしまうリスクが高まります。そのため、原則として始業時間や終業時間、従業員の業務時間などは全て「1分単位」で管理できる体制を整えておかなければなりません。

しかし、手書きの勤怠シートや紙ベースの勤怠管理を改めてデータ入力するような場合、1分単位の勤怠管理を行おうとすると、現実的に時間の計算が複雑になってミスが発生するリスクも高まります。

勤怠管理システムを導入する場合、1分単位の勤怠管理を行えることはもちろんとして、それぞれの業務時間についても自動的に計算できるものを選ぶことが大切です。

上司の承認を得ずに残業できるようになっている

日常的な業務の中で、就業時間内に作業を終えることが困難になり、突発的に残業が発生してしまうようなケースもあるでしょう。しかし、そのような際に上司や管理者の承認を得ることなく、従業員の判断で残業できるような体制では、正確な勤怠管理は困難となります。

また、フレックス制度を導入しているわけでもないのに、終業のタイミングを従業員が独自の判断で決められるような場合、そもそも適切な勤怠管理は行えません。

勤怠管理システムを導入して残業管理も適正化する場合、残業の可否について上司や管理者からの承認を得られるように設定し、さらに残業超過リスクも考慮しながら調整できるように整備することが肝要です。

なお、残業を従業員へ依頼する場合も、勝手に上司や管理者が残業を決定できないよう相互承認を導入することもポイントです。

高度プロフェッショナル制度に対応できていない

高度プロフェッショナル制度とは、一部の専門職で年収1,075万円以上の従業員に関して、労働時間の規制や時間外労働による割増賃金支払規定といった制限を解除するという制度です。高度プロフェッショナル制度を利用したい場合、従業員自身の同意を書面で確認した上で、労使委員会の決議を経て企業が申請するといった流れが必要となります。

高度プロフェッショナル制度によって認定された従業員と、一般の従業員はそもそも就労時間などに関するルールが変わります。一方で高度プロフェッショナル制度を利用する場合は対象社員の「健康確保措置」が企業に義務づけられており、一定のルールの中で勤怠管理を適正化しなければなりません。

そのため高度プロフェッショナル制度を導入する場合、勤怠管理システムでも一般従業員と制度対象の従業員を区別した上で、それぞれの勤怠管理を適正化する必要があります。

勤怠管理システムはカスタマイズのしやすさが大切

働き方改革関連法などの施行によって労働者保護のルールが厳格化されている一方、社会全体で様々な就労形態や雇用形態が広まっています。

そのため、勤怠管理のルールや運用方法に関しても、企業によって従業員の雇用の仕方や働き方が異なっていることを前提とし、さらに同じ企業でも従業員の属性や契約形態によって就労に関するルールが違う可能性を考慮しなければなりません。

勤怠管理システムを導入する場合、自社ニーズに合わせたカスタマイズで管理業務を適正化し、法令違反リスクを軽減しながら各従業員のライフワークバランスを維持していけるように、まずは製品の比較検討をきちんと行いましょう。

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

公式HPで
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最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

公式HPで
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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

公式HPで
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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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抱えている課題別で選ぶ
自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…

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