2019年4月より施行となった働き方改革関連法により、すべての企業において従業員の有給休暇管理が求められています。このページでは、有給休暇管理の重要性が高まっている理由や管理不足によって生じるリスク、年次有給休暇管理簿の作成ポイントなどを紹介。また、導入を検討したい有給管理機能付きの勤怠管理システムについてもまとめているため、有給休暇管理に取り組む際の参考にしてください。
労働基準法において一定の勤務期間を経た従業員に対し、使用者は有給休暇を付与することが定められています。その一方で、日本の有給休暇の取得率は欧米諸国に比べ、とても低いのが現状です。こうした現状を打開すべく、2019年4月に施行された働き方改革関連法によって有給休暇が付与されるすべての労働者に対し、有給休暇を取得させることが義務付けられました。
法令に違反した企業には罰則が課されることから、法令を遵守するための有給休暇の適切な管理がすべての企業に求められています。働き方改革関連法の施行に伴う企業への影響や違反した場合のリスクについて、さらに詳しく見ていきましょう。
2019年3月までは年次有給休暇の取得日数について、使用者に対する義務はありませんでした。それが2019年4月に施行された働き方改革関連法により、すべての企業において従業員に年5日以上の有給休暇を取得させることが義務付けられるように。対象となるのは法定の年次有給休暇の付与日数が10日以上の労働者で、管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。
使用者は年次有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内に、取得時季を指定して年5日の有給休暇を確実に取得させなければいけません。また、時季指定にあたって労働者の意見を聴取しなければならず、労働者の希望にできる限り沿うように努める必要があります。ちなみにすでに5日以上の有給休暇を取得している労働者に対しては、時季指定は不要です。
計画的付与制度を導入している場合は、制度で取得した有給休暇の日数を取得義務の日数にカウントできます。ただし、制度による取得日数が5日に満たない場合、使用者は合計で5日に達するまで有給休暇の取得を指導しなければいけません。
対象となる従業員に有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法に違反したとして、従業員1人につき最大30万円の罰金が課されます。詳しい罰則内容は以下の通りです。ちなみに罰則の対象となるのは使用者のみで、労働者に対する罰則はありません。
また、違反した企業には労働基準監督署の監督指導が入り、是正に向けて改善を図っていくことになります。
年次有給休暇管理簿とは、従業員の有給休暇の基準日や取得日数、時季を管理するための書類です。2019年4月の働き方改革関連法の施行に伴う労働基準法の改正により、すべての企業は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存することが義務付けられました。
年次有給休暇管理簿の対象となるのは、10日以上の有給休暇が付与される従業員で、管理監督者やパート・アルバイトなどの非正規雇用者も含まれます。年次有給休暇管理簿には決まったフォーマットがなく、日数・時季・基準日の3つが記載されていれば問題ありません。書類である必要もなく、システム上で管理することも可能です。
年次有給休暇の取得と違って、年次有給休暇管理簿を作成・保存しなかったからといって法律上の罰則はありません（2023年12月時点）。ただし、年次有給休暇は管理が煩雑になりやすく、取得漏れのリスクもあるため、年次有給休暇管理簿を作成して適切に管理するのが望ましいでしょう。
記載・計算ミスがないように作成する
年次有給休暇管理簿の記載や計算にミスがあると、従業員の有給休暇の取得漏れのリスクにつながる恐れがあります。取得漏れがあると罰則が課されてしまうため、記載ミスや計算ミスがないように注意しながら作成しましょう。ただ、年次有給休暇管理簿は従業員ごとに作成する必要があり、従業員数が多くなるほど作成の手間も大きくなります。
手作業で年次有給休暇管理簿の作成を進めるとミスが生じやすくなるので、ツールの導入なども検討することをおすすめします。
正確に管理できる体制づくりに取り組む
年次有給休暇管理簿を作成しても正確に管理できていないと意味がないため、管理体制を整えることも重要です。現在の有給休暇の取得の手続きにあたって非効率的な部分やミスが生じやすい部分がないかを見直し、正確に管理できるようにするための対策を講じる必要があります。
労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成する
年次有給休暇管理簿と同じく従業員ごとの作成が義務付けられている書類に、労働者名簿や賃金台帳があります。どちらの書類もフォーマットの指定がなく、年次有給休暇管理簿の内容とかけ合わせて記載することが可能です。年次有給休暇管理簿とこれらの書類を1つにまとめて作成することで、効率よく管理できます。
年次有給休暇管理簿を効率的に作成かつ正確に管理するなら、有給管理機能が搭載された勤怠管理システムの導入をおすすめします。有給管理機能付きの勤怠管理システムには有給の自動計算・付与をはじめ、5日取得義務への対応や時間給の設定などの機能が搭載されており、有給休暇の申請から取得までをスムーズに進めることが可能。また、申告漏れや取得漏れを防ぐメリットもあります。
そのほかにもシステム上で管理できるので、紙と違って保管場所の確保も必要ありません。勤怠管理システムによっては労働者名簿や賃金台帳へ自動転記できるものもあり、処理の時間の短縮化や記載ミスのリスク防止を図れるのも嬉しいポイントです。
有給休暇管理に取り組むにあたって勤怠管理システムを導入するのであれば、有給管理機能の有無だけではなく、自社に必要な機能が搭載されているものを選ぶことが重要です。日数調整等のカスタマイズができる勤怠管理システムなら自社の有給休暇制度に合った運用ができ、効率的かつ適切に有給休暇管理に取り組めるでしょう。
すでに勤怠管理システムを導入している企業のなかには、「既存の勤怠管理システムが自社の有給休暇制度に対応していない」「有給休暇制度に対応はしているものの、使い勝手が悪くてアナログな作業が発生している」といった問題を抱えているところもあるかもしれません。そういった企業は、勤怠管理システムの乗り換えの検討をおすすめします。
年5日以上の有給休暇の取得が義務化されたことにより、有給管理の重要性が高まっています。不十分な管理で取得漏れがあると罰則が課される恐れもあるため、効率的かつ正確に管理するなら有給管理機能付きの勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムを導入するのであれば、自社の有給休暇制度をしっかりと把握し、そのうえで適した機能が搭載されているシステムを検討しましょう。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
