勤怠管理と工数管理の違いとは？

勤怠管理と工数管理は似ているようで、実は目的も役割も大きく異なります。勤怠管理は従業員の労働時間を正確に把握し、健康や権利を守る「守りの管理」。一方、工数管理はプロジェクトごとの作業時間を見える化し、収益性を高める「攻めの管理」です。本記事では、この2つの管理の違いと重要性、さらに一元管理と個別管理の特徴まで詳しく解説していきます。

勤怠管理とは？

勤怠管理の目的は「従業員を守る」こと

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間、休憩、休日取得状況といった勤務状況を正確に記録し、管理することです。その最も重要な目的は、従業員の公正な待遇と健康を守ることにあります。労働時間を適切に把握することで、給与計算を正確に行い、サービス残業などの賃金未払いを防ぎます。また、長時間労働や休日出勤の実態を可視化し、過重労働を未然に防ぐことにも繋がります。

これは、従業員が心身ともに健康な状態で働き続けるための基盤となり、企業のコンプライアンス遵守と健全な職場環境の維持に不可欠です。単なる時間の記録ではなく、従業員の権利と健康を守るための重要な責務であると言えます。

勤怠管理で把握すべき項目

適正な勤怠管理を行うためには、従業員の労働状況を多角的に把握する必要があります。法律で全ての項目が厳密に定められているわけではありませんが、一般的に以下の項目の管理が求められます。まず、基本となる「出勤時間・退勤時間」「休憩時間」です。これらから「合計労働時間」が算出されます。さらに、「出勤日・欠勤日」の記録はもちろん、「時間外労働（残業）」「深夜労働」「休日労働」といった割増賃金の対象となる労働時間も正確に分けなければなりません。

加えて、従業員の休息を確保する観点から「有給休暇の取得状況」や「振替休日・代休の取得状況」も管理することが重要です。これらの項目を網羅的に管理することで、初めて適正な勤怠管理が実現します。

勤怠管理は法律で定められた企業の義務

勤怠管理は、企業が任意で行うものではなく、法律によって定められた義務です。労働基準法に基づき、使用者は従業員の労働時間を正確に把握し、管理する責任を負っています。特に2019年4月に施行された改正労働安全衛生法では、「労働時間の適正な把握」がより明確に義務化されました。この改正により、原則としてタイムカードやICカード、PCのログなど、客観的な方法で出退勤時刻を記録・確認することが求められるようになりました。

自己申告制が認められるのは、やむを得ない場合に限られます。このように法的な義務を怠った場合、罰則の対象となるだけでなく、賃金未払いや過重労働といった労務リスクに直結します。コンプライアンスを遵守し、企業としての社会的責任を果たす上で、勤怠管理は極めて重要です。

工数管理とは？

工数管理の目的は「利益を最大化する」こと

工数管理とは、あるプロジェクトや特定の作業に対して、「誰が」「何に」「どれくらいの時間」をかけたのかを詳細に記録し、管理する活動を指します。勤怠管理が従業員の労働時間を管理するのに対し、工数管理は「作業時間の中身」を可視化することに主眼を置いています。

その最大の目的は、プロジェクトごとにかかる人件費を正確に把握し、採算性を明らかにして企業の利益を最大化することです。どの作業に時間がかかっているのか、どのプロジェクトが利益を生んでいるのかをデータに基づいて分析することで、業務プロセスの改善や適切な価格設定、リソースの再配分などが可能になります。従業員を守る勤怠管理とは異なり、工数管理は事業の成長と収益性を高めるための、攻めの管理手法と言えるでしょう。

工数管理で把握すべき項目

工数管理を効果的に行うためには、作業時間を多角的な視点で記録する必要があります。把握すべき主な項目は、「どのプロジェクト」の「どのタスク（作業工程）」に、「誰が（担当者）」、「どれだけの時間（実績工数）」を費やしたかです。これにより、プロジェクト単位やタスク単位でのコスト計算が可能になります。さらに精度の高い管理を目指すためには、プロジェクト開始前に見積もった「予定工数」も重要な項目となります。

この予定工数と実績工数を比較する「予実管理」を行うことでプロジェクトや作業ごとの人件費という、目に見えにくいコストを「見える化」できる点にあります。これにより、どの業務が利益を圧迫しているかを特定し、具体的な改善策を講じることが可能になります。また、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、納期の遅延や予算超過といったリスクを早期に察知し、対策を打つことができます。

さらに、蓄積された工数データは、将来の同種プロジェクトにおける正確な見積もりや人員計画の策定に役立ちます。従業員自身も時間に対するコスト意識が高まり、組織全体の生産性向上に繋がるというメリットもあります。

一元管理と個別管理（連携）を徹底比較

勤怠と工数を「一元管理」するメリット・デメリット

勤怠管理と工数管理を一つのシステムで完結させる「一元管理」には、入力の手間を大幅に削減できるという大きなメリットがあります。従業員は出退勤の打刻と同じシステムで工数入力を行えるため、複数のツールを立ち上げる必要がなく、入力漏れや二重入力のミスを防ぎやすくなります。また、勤怠データと工数データが常に連動しているため、労働時間と作業時間の合計に差異が生じた際にアラートを出すなど、データの整合性を保ちやすいのも特徴です。進捗状況をリアルタイムで把握しやすく、管理者の確認・集計作業も効率化できます。

一方で、デメリットとしては、システムの柔軟性に限りがある場合があります。勤怠管理機能は充実しているものの工数管理機能は簡易的、あるいはその逆といったケースがあり、自社の複雑な要件を完全に満たせない可能性があります。

勤怠と工数を「個別管理」して連携させるメリット・デメリット

勤怠管理と工数管理をそれぞれ専門のシステムで「個別管理」し、必要に応じてデータを連携させる方法もあります。このパターンの最大のメリットは、各分野で最も優れた、自社の要件に最適なツールを選定できる点です。例えば、複雑なシフト勤務に対応できる高機能な勤怠管理システムと、プロジェクトの予実管理や分析機能が豊富な工数管理ツールを組み合わせることができます。各部署が必要とする専門的な機能要件を満たしやすいのが強みです。

しかし、デメリットとして、従業員が二つのシステムに情報を入力する手間が発生します。また、システム間のデータ連携がスムーズに行えない場合、手作業での転記が必要になったり、データの不整合が生じたりするリスクも考慮しなければなりません。リアルタイムでの状況把握が一元管理に比べて難しくなる可能性もあります。

【簡易診断】自社に合う管理方法はどっち？3つのチェックポイント

自社にどちらの管理方法が合っているか、以下の3つのポイントで考えてみましょう。まず1つ目は「管理業務の複雑性」です。フレックスタイム制や変形労働時間制といった多様な勤務形態があり、かつプロジェクトやタスクの管理も細かく行いたい場合は、それぞれの専門性が高い「個別管理」が適している可能性があります。

2つ目は「従業員の入力負担の優先度」です。とにかく日々の入力作業をシンプルにし、従業員の負担を最小限にしたいと考えるなら、入力の手間が少ない「一元管理」が向いています。

3つ目は「求める機能の専門性」です。厳格な労務管理や詳細なプロジェクト収益分析など、特定の機能に高い専門性を求める場合は、その分野に特化したツールを選べる「個別管理」の方が満足度は高くなるでしょう。これらの視点から自社の状況を整理することが、最適な選択への第一歩です。

まとめ：目的を理解し、自社に最適な管理体制を築こう

本記事では、勤怠管理と工数管理の違いについて、それぞれの目的や管理項目、関係性を解説しました。
勤怠管理は、法律に基づき従業員の労働時間を正確に把握し、健康と権利を守るための「守りの管理」です。一方で工数管理は、プロジェクトごとのコストを可視化し、生産性と収益性を高めるための「攻めの管理」であり、両者は似ているようでその目的が根本的に異なります。
企業の健全な成長のためには、この二つの管理はどちらも欠かせません。勤怠情報と工数情報を連携させることで、長時間労働の原因特定やプロジェクトの採算性改善など、より高度なマネジメントが可能になります。