店舗系の業態ではその特性上、勤怠管理に多くの課題を抱えています。特に、シフト制の労働が主体となるため、労働時間の管理やシフトの組み直しなど、日々の業務運営において複雑な作業が必要。
また、アルバイトスタッフの多い業界であるため、不正打刻や打刻漏れなどの問題も頻発しているようです。
店舗系では、時間帯別の加給計算が複雑です。特に、深夜や早朝の労働に対する割増賃金や、休日労働の計算が求められます。これらの計算を手作業で行うことは非効率かつ、ミスが発生しやすい状態に。勤怠管理システムを導入することで、これらの加給計算が自動化され、正確性と効率性が向上します。さらに、システムは最新の労働法規に基づいて自動的に更新されるため、法令遵守の確保も容易になります。
小売店や飲食店では、深夜勤務や早朝勤務など、多様なシフトが存在します。そのため、シフトの組み直しや調整は、店舗運営の大きな負担となっています。
特に、急な欠勤や遅刻が発生した場合、その対応に追われることも多いでしょう。
アルバイトスタッフの中には、自身の勤務時間を不正に操作する者もいます。また、忙しい業務の中で打刻を忘れてしまうケースも少なくありません。
これらの問題は、労働時間の正確な管理を難しくしています。
これらの課題を解決するためには、以下のような機能を持つ勤怠管理システムが必要です。
シフト管理の煩雑さを解消するためには、自動化されたシフト管理機能が必要。これにより、シフトの組み直しや調整を自動的に行うことができます。
また、スタッフのシフト希望や休暇申請などもシステム上で一元管理することが可能となります。
不正打刻や打刻漏れを防止するためには、打刻管理機能が必要です。
具体的には、スタッフが自身の勤務時間を不正に操作することを防ぐ機能や、打刻漏れを自動的に検知する機能などが求められます。
大手家具チェーンのIKEAでは、多くの従業員が多様なシフトで働いています。勤怠管理システムを導入することで、各店舗ごとのシフト管理が一元化され、労働時間の不均衡が是正されました。また、労働法に基づく適切な勤怠管理が徹底され、従業員の満足度が向上しました。さらに、システムの導入により、従業員のシフト希望や有給休暇の申請がオンラインで簡単に行えるようになり、管理者の業務負担が軽減されました。IKEAの経営陣は、システム導入後、従業員の出勤率の向上や、遅刻・早退の減少といったポジティブな変化を確認しています。
小売店C社では、繁忙期と閑散期の人員配置に大きな課題がありました。システム導入後、繁忙期におけるスタッフの適切な配置が可能となり、売上が向上しました。また、勤怠データの自動集計により、管理者の業務負担が軽減されました。システムは従業員の出退勤記録を自動で管理し、リアルタイムでの勤怠状況の把握が可能となり、迅速な対応が実現しました。さらに、従業員のパフォーマンス評価にも役立てられており、評価プロセスの透明性が向上しています。これにより、従業員のモチベーションが高まり、顧客サービスの質も向上しました。
シフト制の労働が主体となる特性上、多くの課題を抱えている店舗系(小売り・飲食など)業界の勤怠管理。
シフトの組み直しや調整、不正打刻や打刻漏れなど、管理者側は日々の業務運営において複雑な作業が求められるため、前述のとおり業務を効率化できるような機能が必要です。
しかしこの業界で勤怠を適切に管理するためには、一般的なシステムでは難しいのが現状。そのため、「システムのカスタマイズ性」に注目してシステムを選ぶことで、その業界仕様・自社仕様のシステムを導入することができます。
このメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。