勤怠管理システムの乗り換えを成功させるためのポイント

勤怠管理システムを乗り換える際に押えておきたい、システムが使いにくいと感じる理由と導入時のポイントを紹介しています。

勤怠管理システムが「使いにくい」と感じる理由

自社の就業規則やルールをシステムに反映できない

就業規則やルールはそれぞれの企業によって異なります。さらに、勤怠管理システムを導入した後に就業規則が変更になる、リモートワークや時差出勤といったように勤務スタイルに変化が発生するといったケースもあるでしょう。

このような就業規則やルールを勤怠管理システムに反映できないと、非常に使いにくいシステムとなってしまいます。むしろシステムを使うことにより手間がかかってしまう可能性も考えられます。このように、自社の就業規則やルールを反映できないシステムの場合には使いにくい印象に繋がってしまいます。

システム導入後のサポートがない

勤怠システムを活用するためには、それぞれの会社の就業規則や勤務スタイルに合わせた細かい設定が必要となります。導入後、設定を行うにあたってわからない部分などが出てきた場合にサポートが受けられないと、どう操作をしていいのかが判断できず設定作業が進まない、といった状況になってしまう可能性があります。

また、サポートは受けられるものの質問に対する回答が遅い、対応が遅いといったケースもあるでしょう。このような場合、システムを導入したとしても有効活用できないといった状況に繋がります。

打刻修正を行った場合に履歴が残らない

勤怠管理を行う上では、打刻修正の際に履歴が残るかどうかもポイントとなってきます。一般的なシステムでは、打刻修正を行うと上書きされてしまい、元々打刻をした時間がわからなくなってしまうケースも多くみられます。

このような場合、不正な申告やサービス残業につながるケースもあります。また、打刻修正が多い場合には、後から従業員の勤務実態を正確に証明することが難しくなってしまうため、使いにくいシステムであると感じてしまうこともあるでしょう。

給与計算システムとの連携が行えない

勤怠管理システムと給与計算システムが連携できれば、給与計算を担当する社員の業務を大幅に軽減できるようになります。しかし、給与計算システムとの連携に対応していない勤怠管理システムもあります。このようなシステムの場合には、勤怠データを給与計算システムに取り込む際に手間がかかってしまうために、使いにくいと感じることもあります。

勤怠管理システムの乗り換えに失敗しないための注意点

自社の就業規則や実態に合ったシステムを選択

まず、自社の就業規則や状況などに合ったシステムを選ぶことが非常に重要なポイントとなってきます。出勤・退勤・休暇といった基本的な管理が行えるのはもちろんですが、独自の就業規則や多様化する勤務スタイルに合わせて勤怠管理を行えるかどうかといった点はあらかじめ確認しておくことが必要となります。

自社にとって必要な機能を備えているかを確認

勤怠システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、その機能が本当に自社にとって必要なものかを見極めることも大切です。不要な機能が多すぎる場合には、導入しても使いこなせないばかりか逆に使いにくさを感じてしまうこともあるでしょう。

どの機能が自社にとって必要なのかを見極めるためには、まず自社にとって必要な機能を洗い出した上で、導入しようとしている勤怠管理システムにはどのような機能が用意されているのかをチェックすることがおすすめです。

他システムとの連携についても確認

例えば給与計算システムや人事管理システムなど、現在使用しているシステムと連携可能かといった点も確認しておきます。この部分については、導入しようとしている勤怠管理システムのメーカーや代理店に対し、自社で使用しているシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。

さらに、勤怠管理システム選定の際には社内のIT担当者に同席してもらうのもひとつの手です。

サポートが充実しているかを確認

勤怠管理システムを導入した後にしっかりとサポートが受けられるか、といった点もポイントです。例えばシステム導入後に就業規則の変更があった場合など、システムの設定を変更したいと考える場合も多いでしょう。このような場合にも設定方法や使い方についてすぐにサポートを受けられるのかなど、サポートの充実度についても確認しておいてください。