抱えている課題別で選ぶ 自社に合った勤怠管理システムの選び方 抱えている課題別で選ぶ 自社に合った勤怠管理システムの選び方
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勤怠管理システムの乗り換えを成功させるためのポイント

勤怠管理システムを乗り換える際に押えておきたい、システムが使いにくいと感じる理由と導入時のポイントを紹介しています。

勤怠管理システムが「使いにくい」と感じる理由

自社の就業規則やルールをシステムに反映できない

就業規則やルールはそれぞれの企業によって異なります。さらに、勤怠管理システムを導入した後に就業規則が変更になる、リモートワークや時差出勤といったように勤務スタイルに変化が発生するといったケースもあるでしょう。

このような就業規則やルールを勤怠管理システムに反映できないと、非常に使いにくいシステムとなってしまいます。むしろシステムを使うことにより手間がかかってしまう可能性も考えられます。このように、自社の就業規則やルールを反映できないシステムの場合には使いにくい印象に繋がってしまいます

システム導入後のサポートがない

勤怠システムを活用するためには、それぞれの会社の就業規則や勤務スタイルに合わせた細かい設定が必要となります。導入後、設定を行うにあたってわからない部分などが出てきた場合にサポートが受けられないと、どう操作をしていいのかが判断できず設定作業が進まない、といった状況になってしまう可能性があります

また、サポートは受けられるものの質問に対する回答が遅い、対応が遅いといったケースもあるでしょう。このような場合、システムを導入したとしても有効活用できないといった状況に繋がります。

打刻修正を行った場合に履歴が残らない

勤怠管理を行う上では、打刻修正の際に履歴が残るかどうかもポイントとなってきます。一般的なシステムでは、打刻修正を行うと上書きされてしまい、元々打刻をした時間がわからなくなってしまうケースも多くみられます。

このような場合、不正な申告やサービス残業につながるケースもあります。また、打刻修正が多い場合には、後から従業員の勤務実態を正確に証明することが難しくなってしまうため、使いにくいシステムであると感じてしまうこともあるでしょう。

給与計算システムとの連携が行えない

勤怠管理システムと給与計算システムが連携できれば、給与計算を担当する社員の業務を大幅に軽減できるようになります。しかし、給与計算システムとの連携に対応していない勤怠管理システムもあります。このようなシステムの場合には、勤怠データを給与計算システムに取り込む際に手間がかかってしまうために、使いにくいと感じることもあります。

勤怠管理システムの乗り換えに失敗しないための注意点

自社の就業規則や実態に合ったシステムを選択

まず、自社の就業規則や状況などに合ったシステムを選ぶことが非常に重要なポイントとなってきます。出勤・退勤・休暇といった基本的な管理が行えるのはもちろんですが、独自の就業規則や多様化する勤務スタイルに合わせて勤怠管理を行えるかどうかといった点はあらかじめ確認しておくことが必要となります。

自社にとって必要な機能を備えているかを確認

勤怠システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、その機能が本当に自社にとって必要なものかを見極めることも大切です。不要な機能が多すぎる場合には、導入しても使いこなせないばかりか逆に使いにくさを感じてしまうこともあるでしょう。

どの機能が自社にとって必要なのかを見極めるためには、まず自社にとって必要な機能を洗い出した上で、導入しようとしている勤怠管理システムにはどのような機能が用意されているのかをチェックすることがおすすめです。

他システムとの連携についても確認

例えば給与計算システムや人事管理システムなど、現在使用しているシステムと連携可能かといった点も確認しておきます。この部分については、導入しようとしている勤怠管理システムのメーカーや代理店に対し、自社で使用しているシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。

さらに、勤怠管理システム選定の際には社内のIT担当者に同席してもらうのもひとつの手です。

サポートが充実しているかを確認

勤怠管理システムを導入した後にしっかりとサポートが受けられるか、といった点もポイントです。例えばシステム導入後に就業規則の変更があった場合など、システムの設定を変更したいと考える場合も多いでしょう。このような場合にも設定方法や使い方についてすぐにサポートを受けられるのかなど、サポートの充実度についても確認しておいてください。

トライアルを利用してみる

システムの導入や乗り換えを行う場合には、まずはトライアルを活用して実際にシステムを使ってみてください。システムを使ってみることにより、自社のニーズに合っているのか、使いにくい点がないかといった点などを確認できます。また、トライアル中にサポートについても確認できるでしょう。

編集チームまとめ

勤怠管理システムを導入する・乗り換えを行う場合には、自社にとって使いやすいシステムかどうかを十分に確認するといった点が非常に重要になってきます。そのためにも、トライアルの活用がおすすめです。実際にシステムを操作してみることで、自社に合ったシステムかどうかを確認できます。

本メディアでは、50以上の勤怠管理システムを調査。勤怠管理システム導入後のよくある課題から逆算し、その課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。

【抱えている課題別】
自社にあった勤怠管理
システムの選び方

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

公式HPで
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最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…

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