外国人労働者の勤怠管理は、日本国内の多くの企業にとって重要な課題となっています。特に外国人留学生の労働時間管理には、法的な制約があり、その管理が非常に複雑です。適切な勤怠管理を行わないと、法的なリスクが高まり、企業イメージの低下や罰則の対象となる可能性があります。このページでは、外国人勤怠管理の重要性と、それを効率化する方法についてご紹介します。
日本の法律では、外国人留学生の週あたりの労働時間は28時間に制限されています。この制限を超えると、罰則の対象となるため、企業側は厳密な勤怠管理が求められます。しかし、日常の業務と並行してこれを手動で管理するのは非常に困難です。例えば、複数のシフトや特別なプロジェクトがある場合、時間の調整が必要となり、さらに複雑になります。自動化された勤怠管理システムを使用することで、これらの問題を解決し、企業の運営をスムーズに進めることができます。
夏季休暇や春休みなどの長期休業期間中は、外国人留学生の労働時間上限が週40時間に引き上げられます。この期間中の労働時間管理も、通常時と異なるため、柔軟な勤怠管理システムが必要です。これにより、従業員の過労を防ぎ、適切な休息を確保することができます。また、労働時間の変動に対応するため、リアルタイムでの勤怠確認が重要となります。企業は、このシステムを導入することで、従業員の健康管理と法令遵守の両方を実現できます。
技能実習生の労働時間は、日本の労働基準法により厳格に規制されています。通常の労働時間は1日8時間、週40時間を超えてはならず、これを超える時間外労働や深夜労働は特別な許可が必要です。違反が発生すると、罰金や労働許可の取り消しといった厳しい制裁が課されることがあります。特に技能実習生は労働法に対する知識が乏しいことが多く、雇用主がその管理責任を負うことになります。労働時間の適切な記録と、実習生への労働法に関する説明や研修は、法令遵守と労働環境の健全化に寄与します。
技能実習制度の問題として、企業による過剰な労働や賃金の未払いが指摘されることがあり、これらは実習生の健康と生活に深刻な影響を及ぼします。労働基準監督署による監査や指導が行われる中で、企業は正確な勤怠管理と、実習生が適正な労働環境で働けるようサポートする体制が求められています。特に、過剰な労働時間や適切な休暇の管理が行われないと、実習生のストレスや疲労が蓄積し、労働意欲の低下や健康問題につながるリスクが高まります。
外国人労働者の勤怠管理には、法令順守の徹底とともに、言語や文化の違いからくるコミュニケーションの障害が多く存在します。特に、日本語が不慣れな労働者に対しては、勤怠の記録方法やシフトの変更が十分に理解されないケースがあり、これが労働時間の管理不備や法令違反に発展することがあります。多言語対応の勤怠管理システムの導入は、こうした問題を解消する有効な手段であり、労働者が自身の労働状況を正しく把握できる環境を提供することが重要です。
外国人労働者に対する勤怠管理の課題は、言語だけでなく文化的背景にも起因します。宗教や働き方などをはじめとする生活習慣の違いが齟齬を生み出すことも少なくありません。加えて出退勤の時間に対する認識の違いや、休暇の取得に対する考え方の違いがトラブルの原因となることがあります。企業は、労働者が日本の労働法や企業内規則に関する知識を深めるための研修を行うことが推奨されます。さらに、労働時間の適正な記録とリアルタイムのデータ分析を通じて、過重労働を防ぎ、健康的な労働環境を維持することが可能です。
総じて、外国人労働者の勤怠管理の改善は、企業にとっての法令遵守と労働者の満足度向上に直結します。適切なシステムとサポートを整えることにより、労働トラブルの予防と業務の効率化を同時に達成できるでしょう。
外国人留学生の28時間勤務の管理に対応している製品の紹介として、以下に具体的な事例をご紹介します。
このように、勤怠管理システムは、外国人労働者の勤怠管理において大きな効果を発揮しています。システムの導入により、企業は労働時間管理の効率化を図り、従業員の満足度を向上させることができます。
A社では、外国人労働者の在留資格期限の管理が課題で、店長や人事部が対応していましたが、日々の業務に追われて期限管理が不十分なことがありました。これにより、資格期限を過ぎるリスクが生じていたため、ガルフCSMの勤怠管理システムを導入。システムに在留資格の期限を登録し、期限の2ヶ月前に本人へ打刻時のアラートを出すほか、店長、エリアマネージャー、本部へも通知される機能を採用しました。
更新が行われない場合、シフト登録や打刻がエラーとなり、店長や本人が対応せざるを得ない仕組みです。この多重チェックにより、店長や管理者だけでなく本人も含めた全方位での期限管理が実現しました。導入後は、資格期限の見逃しがなくなり、店長や管理者が都度チェックする手間が減少。従業員は本来の業務に集中でき、業務効率が向上しました。
参照元：株式会社ガルフネット（https://www.gulfnet.co.jp/knowhow/17/）
外国人労働者の勤怠管理は、法的な制約が多く、その管理が非常に重要です。適切な勤怠管理を行うことで、企業は法令遵守を徹底し、労働環境の改善を図ることができます。弊社の勤怠管理システムは、これらの課題を解決し、企業の負担を軽減するために設計されています。外国人労働者の勤怠管理にお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。適切なシステムを導入することで、労働時間管理の効率化と法令遵守を実現し、企業の成長を支援します。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
