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勤怠管理システムの打刻方法

勤怠管理の打刻方法5つ

パソコン

パソコンによる打刻は、特にオフィス内での利用が一般的です。勤怠管理システムにログインし、専用の打刻ボタンをクリックするだけで打刻が完了します。この方法は、データの自動記録やリアルタイムでの確認が可能で、エラーが少ない点がメリットです。出勤・退勤時の打刻以外にも、休憩の開始・終了、外出なども記録できます。また、操作が簡単で、複数の従業員が同時に打刻できるのが利点です。ただし、外出や在宅勤務の場合はAPIやIPアドレスの関係上、適切なオプションやプランを導入する必要があります。また、他の打刻方法と併用することで、より柔軟な勤怠管理が可能です。

スマートフォン

スマートフォンを用いた打刻は、オフィスにいることが少ないスタッフやリモート勤務のスタッフに適しています。専用のアプリを利用し、GPS機能やWi-Fiを使って位置情報と共に打刻する方法が主流です。どこにいても打刻が可能で、場所に縛られずに勤務時間を記録できます。しかし、スマートフォンのバッテリー残量やアプリの更新時期といった点で注意が必要です。加えて、GPSを利用して出勤・退勤を打刻する際は、位置情報の精度や端末の電波状況に影響される場合があります。正確な打刻ができないケースもあるため、スマートフォン以外にもバックアップとして他の方法を併用することが推奨されます。

ICカード

ICカードによる打刻は、非接触型で迅速な打刻が可能です。ICカードをカードリーダーにかざすだけで打刻が完了し、データがシステムに送信されます。ICカード打刻は精度が高く、管理が容易で、長期的な運用にも適しています。ICカードは個人ごとに発行されるため、セキュリティ面も問題ありません。複数のカードリーダーを設置することで、大規模かつ出入り口が多いオフィスでもスムーズな打刻が可能です。ただし、カードの紛失や破損のリスクを常に考えなくてはならず、使用不能にならないように定期的なカードのメンテナンスも求められます。

生体認証

生体認証による打刻は、指紋認証や顔認証などを利用して本人確認を行います。本人しか持ちえない身体情報を認証条件として用いることで、高いセキュリティ性を提供し、不正利用のリスクを大幅に減少させられます。生体認証はデータの改ざんが困難で、不正打刻のリスクが低いため、大規模な企業やしっかりしたセキュリティが求められる業種に適しています。また、従業員がカードやスマートフォンを持ち歩く必要がないため、紛失の心配がないのも利点です。ただし、生体認証をするためには専用の機器を導入する必要があり、他の方法に比べて初期投資や運用コストが高めです。

QRコード

QRコードを利用する方法は、専用のアプリでQRコードを読み取ることで打刻が可能です。社員が各自の端末でQRコードをスキャンすることで、勤怠データが記録されます。この方法は、機器の導入が比較的安価で、アプリさえあれば簡単に導入できる点がメリットです。スポット勤務や日雇い派遣などの勤怠管理にも用いられており、特定の場所に設置されたQRコードを読み取ることで、出勤場所の確認も可能です。ただし、QRコードの表示精度やスキャンの精度に依存するため、読み取りをスムーズに行うためにはQRコードのチェックが必要です。QRコードの定期的な更新や、環境に応じた掲示・配置が求められます。

勤怠管理システムとそのほかの管理方法の打刻の違い

デジタルシステム vs. 手動記録

デジタルシステム(パソコン、スマートフォン、ICカード、生体認証など)を利用した打刻方法は、リアルタイムでデータが集計され、自動で記録が行われます。そのため、手動での記録や集計に比べて、データの精度が高く、エラーが少ないのが特徴です。手動記録(紙ベースや手書きの出勤簿など)は、データが消えにくいという利点があるものの、記録の間違いや集計ミスが発生しやすく管理に手間がかかるため、大規模な組織だったり多くのスタッフが働いたりする職場では不便です。

即時性 vs. 処理時間

デジタルシステムでは、打刻と同時にデータがシステムに送信されるため、リアルタイムでのデータ処理が可能です。ほかのシステムとも連携しやすく、給与や従業員データなどを紐づけることができます。これに対して、紙ベースの管理方法は記録した内容を別途登録しなければならず、記録にかかる工数が倍以上になるだけでなく、集計や分析にかかる負担も大きくなります。その点、デジタルシステムは自動で報告書を作成する機能を有しているサービスが多く、業務の効率化が図れます。

セキュリティの違い

デジタルシステムの中でも、生体認証は特に高いセキュリティを提供し、不正打刻を防ぐのに優れています。スマートフォンやICカードもセキュリティ面で有効ですが、個人での管理となるため紛失のリスクには注意しましょう。手動記録はデジタルシステムと比較して改ざんや不正打刻が発生するリスクが高く、セキュリティ面で劣ります。

コストと初期投資

デジタルシステムの初期投資は高めですが、長期的に考えると組織内での効率的な運用が可能です。生体認証機器やICカードリーダーの導入にはコストがかかりますが、一回導入してしまえば社員の情報追加や削除、システム連携などを容易に行えます。手動記録は初期投資が少なく抑えられますが、管理やエラーの修正に時間と手間がかかるため、トータルコストは高くなります。

ユーザーの利便性

デジタルシステムを使用する場合、おおむねユーザーが打刻を行う際の操作が簡単で、勤務場所や打刻修正も柔軟な対応が可能です。端末から場所を選ばずに打刻できるほか、打刻忘れをした際の管理者への修正依頼などが多くのシステムに含まれています。手動記録では、修正や直帰・直行なども紙の記録やサインが必要な場合が多く、手続きに時間がかかることが多くあります。

打刻ミスが起こった場合の対応は?

打刻ミスが発生した場合は、まずはシステムのログや管理者の確認を行います。多くのシステムでは打刻修正機能が備わっており、管理者が手動で修正を行うことができます。誤った打刻があった場合は、迅速に修正手続きを行い、記録を正確に保つことが重要です。また、ミスを防ぐために、定期的なシステムのチェックやスタッフへの教育も必要です。

多彩な打刻方法が使えるシステムを選ぶのがおすすめ

多彩な打刻方法が利用できる勤怠管理システムを選ぶことで、様々な勤務形態や環境に対応することができます。例えば、オフィス勤務と外勤の両方に対応するためには、パソコンとスマートフォンの両方が使えるシステムが理想的です。また、セキュリティや効率性を重視する場合は、生体認証機能を備えたシステムが適しています。自身の業務環境に最適なシステムを選ぶことで、勤怠管理の精度と効率を大幅に向上させることができます。

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【抱えている課題別】
自社に合った勤怠管理
システム

ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。

複雑なシフト形態・
変形労働時間制の管理なら
キンタイミライ
(株式会社ネオレックス)

※引用元:キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)

オススメの業界
  • 運送業
  • ホテル・旅館
  • 飲食・小売り
こんな課題を解決
  • 変形労働や割増賃金など時給計算が特殊なケースの計算・管理に対応
  • 派遣されたスタッフや他店舗から来たスタッフ勤務場所・勤務時間の管理も可能。

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最低限の機能だけを選んで
管理するなら
ジョブカン勤怠管理
(株式会社DONUTS)

※引用元:ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)

オススメの業界
  • 設立して間もないスタートアップ企業
  • 小中規模のベンチャー企業
こんな課題を解決
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理から使いたい機能だけを選んでコスト削減
  • 設立3年未満の企業であれば、1年間無料で使用できるため、予算を準備していなくても導入可能。

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会計・経費などと合わせて
一元管理するなら
マネーフォワード クラウド勤怠
(株式会社マネーフォワード)

※引用元:マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)

オススメの業界
  • IT
  • メーカー
こんな課題を解決
  • 複数のツールで管理するのとは異なり、問題が発生したときの解決へのスピードが速い
  • 財務・会計業務など会計事務所に外注していたバックオフィス業務と一元化し、月次決算の早期化と経営判断の高速化を実現

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※選定基準:
・キンタイミライ:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠:Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。

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抱えている課題別で選ぶ
自社に合った勤怠管理
システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。

自社のルール/勤務体系にあった運用がしたい
  • 一部で発生している手作業をどうにかしたい
  • もっと厳密な労務管理をしたい

既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。

また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます

そんな課題を解決できるのは…
完全自社仕様にカスタマイズできる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。

このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名~といった大企業であれば 費用感は合うはずです。

自社仕様にカスタマイズできる
おすすめの勤怠管理システムは…

今よりももっとコストカットしたい
  • 使わない機能が多いのにコストが割高
  • 欲しい機能だけのシンプルなシステムにしたい

機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。

従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
必要な機能を選んで月額が決まる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。

企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。

機能を選んで月額が決まる
おすすめの勤怠管理システムは…

会計/給与システムとの連携を強めたい
  • 会計/給与システムとの連携時に手入力が
    発生している
  • IPOのために内部統制が必要

事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。

ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。

そんな課題を解決できるのは…
給与/会計など豊富なバックオフィス系システムと
データを一元管理できる勤怠管理システム

上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。

当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。

バックオフィス系システムと
強い連携が可能な
おすすめの勤怠管理システムは…

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