勤怠管理システムの打刻方法

勤怠管理の打刻方法5つ

パソコン

パソコンによる打刻は、特にオフィス内での利用が一般的です。勤怠管理システムにログインし、専用の打刻ボタンをクリックするだけで打刻が完了します。この方法は、データの自動記録やリアルタイムでの確認が可能で、エラーが少ない点がメリットです。出勤・退勤時の打刻以外にも、休憩の開始・終了、外出なども記録できます。また、操作が簡単で、複数の従業員が同時に打刻できるのが利点です。ただし、外出や在宅勤務の場合はAPIやIPアドレスの関係上、適切なオプションやプランを導入する必要があります。また、他の打刻方法と併用することで、より柔軟な勤怠管理が可能です。

スマートフォン

スマートフォンを用いた打刻は、オフィスにいることが少ないスタッフやリモート勤務のスタッフに適しています。専用のアプリを利用し、GPS機能やWi-Fiを使って位置情報と共に打刻する方法が主流です。どこにいても打刻が可能で、場所に縛られずに勤務時間を記録できます。しかし、スマートフォンのバッテリー残量やアプリの更新時期といった点で注意が必要です。加えて、GPSを利用して出勤・退勤を打刻する際は、位置情報の精度や端末の電波状況に影響される場合があります。正確な打刻ができないケースもあるため、スマートフォン以外にもバックアップとして他の方法を併用することが推奨されます。

ICカード

ICカードによる打刻は、非接触型で迅速な打刻が可能です。ICカードをカードリーダーにかざすだけで打刻が完了し、データがシステムに送信されます。ICカード打刻は精度が高く、管理が容易で、長期的な運用にも適しています。ICカードは個人ごとに発行されるため、セキュリティ面も問題ありません。複数のカードリーダーを設置することで、大規模かつ出入り口が多いオフィスでもスムーズな打刻が可能です。ただし、カードの紛失や破損のリスクを常に考えなくてはならず、使用不能にならないように定期的なカードのメンテナンスも求められます。

生体認証

生体認証による打刻は、指紋認証や顔認証などを利用して本人確認を行います。本人しか持ちえない身体情報を認証条件として用いることで、高いセキュリティ性を提供し、不正利用のリスクを大幅に減少させられます。生体認証はデータの改ざんが困難で、不正打刻のリスクが低いため、大規模な企業やしっかりしたセキュリティが求められる業種に適しています。また、従業員がカードやスマートフォンを持ち歩く必要がないため、紛失の心配がないのも利点です。ただし、生体認証をするためには専用の機器を導入する必要があり、他の方法に比べて初期投資や運用コストが高めです。

QRコード

QRコードを利用する方法は、専用のアプリでQRコードを読み取ることで打刻が可能です。社員が各自の端末でQRコードをスキャンすることで、勤怠データが記録されます。この方法は、機器の導入が比較的安価で、アプリさえあれば簡単に導入できる点がメリットです。スポット勤務や日雇い派遣などの勤怠管理にも用いられており、特定の場所に設置されたQRコードを読み取ることで、出勤場所の確認も可能です。ただし、QRコードの表示精度やスキャンの精度に依存するため、読み取りをスムーズに行うためにはQRコードのチェックが必要です。QRコードの定期的な更新や、環境に応じた掲示・配置が求められます。

勤怠管理システムとそのほかの管理方法の打刻の違い

デジタルシステム vs. 手動記録

デジタルシステム（パソコン、スマートフォン、ICカード、生体認証など）を利用した打刻方法は、リアルタイムでデータが集計され、自動で記録が行われます。そのため、手動での記録や集計に比べて、データの精度が高く、エラーが少ないのが特徴です。手動記録（紙ベースや手書きの出勤簿など）は、データが消えにくいという利点があるものの、記録の間違いや集計ミスが発生しやすく管理に手間がかかるため、大規模な組織だったり多くのスタッフが働いたりする職場では不便です。

即時性 vs. 処理時間

デジタルシステムでは、打刻と同時にデータがシステムに送信されるため、リアルタイムでのデータ処理が可能です。ほかのシステムとも連携しやすく、給与や従業員データなどを紐づけることができます。これに対して、紙ベースの管理方法は記録した内容を別途登録しなければならず、記録にかかる工数が倍以上になるだけでなく、集計や分析にかかる負担も大きくなります。その点、デジタルシステムは自動で報告書を作成する機能を有しているサービスが多く、業務の効率化が図れます。

セキュリティの違い

デジタルシステムの中でも、生体認証は特に高いセキュリティを提供し、不正打刻を防ぐのに優れています。スマートフォンやICカードもセキュリティ面で有効ですが、個人での管理となるため紛失のリスクには注意しましょう。手動記録はデジタルシステムと比較して改ざんや不正打刻が発生するリスクが高く、セキュリティ面で劣ります。

コストと初期投資

デジタルシステムの初期投資は高めですが、長期的に考えると組織内での効率的な運用が可能です。生体認証機器やICカードリーダーの導入にはコストがかかりますが、一回導入してしまえば社員の情報追加や削除、システム連携などを容易に行えます。手動記録は初期投資が少なく抑えられますが、管理やエラーの修正に時間と手間がかかるため、トータルコストは高くなります。

ユーザーの利便性

デジタルシステムを使用する場合、おおむねユーザーが打刻を行う際の操作が簡単で、勤務場所や打刻修正も柔軟な対応が可能です。端末から場所を選ばずに打刻できるほか、打刻忘れをした際の管理者への修正依頼などが多くのシステムに含まれています。手動記録では、修正や直帰・直行なども紙の記録やサインが必要な場合が多く、手続きに時間がかかることが多くあります。

打刻ミスが起こった場合の対応は？

打刻ミスが発生した場合は、まずはシステムのログや管理者の確認を行います。多くのシステムでは打刻修正機能が備わっており、管理者が手動で修正を行うことができます。誤った打刻があった場合は、迅速に修正手続きを行い、記録を正確に保つことが重要です。また、ミスを防ぐために、定期的なシステムのチェックやスタッフへの教育も必要です。

多彩な打刻方法が使えるシステムを選ぶのがおすすめ

多彩な打刻方法が利用できる勤怠管理システムを選ぶことで、様々な勤務形態や環境に対応することができます。例えば、オフィス勤務と外勤の両方に対応するためには、パソコンとスマートフォンの両方が使えるシステムが理想的です。また、セキュリティや効率性を重視する場合は、生体認証機能を備えたシステムが適しています。自身の業務環境に最適なシステムを選ぶことで、勤怠管理の精度と効率を大幅に向上させることができます。