紙のタイムカードや共有端末での打刻では、本人以外が出退勤を記録する不正打刻が起こる可能性があります。小さな不正に見えても、労働時間の記録や給与計算に影響するため、経営者や管理者にとっては見過ごせない問題です。
不正打刻を防ぐには、従業員を疑う運用を強めるだけでは限界があります。打刻方法そのものを見直し、本人確認や打刻場所の記録ができる勤怠管理システムを活用することが重要です。
不正打刻とは、実際の出勤・退勤時刻とは異なる記録を残す行為です。代表的なのは、本人の代わりに同僚がタイムカードを押す代理打刻や、ICカードを預けて打刻してもらうケースです。
勤怠記録は給与計算や労働時間管理の基礎になります。本人が実際に勤務した時間を正しく記録することが、適正な労務管理の前提です。
紙のタイムカードは仕組みがシンプルで使いやすい一方、本人確認が難しいという弱点があります。カードが手元にあれば、本人以外でも打刻できてしまうため、代理打刻を防ぎにくい運用になりがちです。
また、記録の修正履歴が残りにくい場合もあります。後から時刻を書き換えたり、管理者が確認しきれなかったりすると、実態と異なる勤怠データが給与計算に使われる可能性があります。
不正打刻が発生すると、実際には働いていない時間が労働時間として記録されたり、反対に本来記録すべき労働時間が正しく残らなかったりします。結果として、給与計算や残業管理に影響が出る可能性があります。
厚生労働省のガイドラインでも、使用者には労働時間を適正に把握するための措置が求められています。不正打刻対策は、単なる社内ルールの問題ではなく、労務管理の信頼性を保つための取り組みです。
代理打刻は、遅刻しそうな従業員の代わりに、同僚が出勤打刻をするような行為です。紙のタイムカードや共有端末では、本人確認が弱い場合に発生しやすくなります。
「少しだけなら」という軽い気持ちで行われることもありますが、勤怠記録の正確性を損なう行為です。代理打刻を許さない仕組みとルールを両方整える必要があります。
ICカード打刻は便利ですが、カードを本人以外が持っていれば代理打刻ができてしまう可能性があります。特に、カードの貸し借りを防ぐルールが曖昧な職場では注意が必要です。
ICカードは本人確認の手段ではあるものの、所有者本人がその場にいることまでは保証しません。不正防止を重視する場合は、顔認証や指紋認証など、本人の身体的特徴を使う認証方法との比較も必要です。
退勤時刻のごまかしも、不正打刻の一種です。実際には早く退勤したにもかかわらず、後から別の時刻で記録したり、同僚に退勤打刻を依頼したりするケースが考えられます。
こうした行為が続くと、勤怠データの信頼性が低下します。管理者が毎日すべての打刻を目視で確認するのは難しいため、打刻時刻や修正履歴を確認しやすいシステムが必要になります。
営業職や現場作業など、社外で勤務する従業員が多い場合は、外出先での打刻管理が課題になります。実際の勤務場所とは異なる場所で打刻したり、勤務開始前に打刻したりする可能性があります。
直行直帰を認める場合でも、打刻場所や時刻の確認ができる仕組みがあると管理しやすくなります。社外勤務では場所情報を含めた勤怠管理が、不正防止に役立ちます。
不正打刻によって実際より長い勤務時間が記録されると、給与や残業代の過払いにつながる可能性があります。一件あたりは小さく見えても、複数人・長期間で発生すると企業にとって大きな損失になります。
給与計算は勤怠データをもとに行われるため、記録の正確性が重要です。不正打刻を防ぐことは、人件費を適正に管理するうえでも欠かせません。
不正打刻が放置されると、ルールを守っている従業員が不公平感を抱く可能性があります。真面目に勤務している人ほど、不正を見逃す職場に不信感を持ちやすくなります。
勤怠管理は、従業員を監視するためだけのものではありません。公平な勤務ルールを守るための仕組みとして整備することが大切です。
勤怠記録に不正や改ざんの疑いがあると、労務管理全体の信頼性が低下します。残業時間、有給休暇、休憩時間などの管理にも影響し、給与計算や社内監査で問題になる可能性があります。
特に、労働時間の把握が曖昧な状態では、長時間労働の見落としや法令対応の不備にもつながりかねません。正確な記録を残せる体制を作ることが重要です。
顔認証打刻は、従業員の顔を使って本人確認を行う方法です。本人がその場にいなければ打刻しにくいため、紙のタイムカードやICカードのみの運用に比べて代理打刻を防ぎやすくなります。
近年の勤怠管理システムでは、顔認証打刻に対応したサービスもあります。本人確認を打刻時に組み込めることが、不正防止の大きなメリットです。
指紋認証や静脈認証は、身体的特徴を使って本人を確認する方法です。カードやパスワードのように貸し借りができないため、なりすましや代理打刻の防止に向いています。
一方で、認証機器の設置費用や衛生面、従業員の心理的抵抗にも配慮が必要です。導入時には、不正防止効果だけでなく、使いやすさや運用負担も含めて検討しましょう。
GPS打刻は、スマートフォンなどから打刻する際に位置情報を記録する方法です。直行直帰、外回り、現場勤務、テレワークなど、社外で働く従業員の打刻場所を確認しやすくなります。
GPS打刻は、本人確認そのものを完全に保証するものではありませんが、打刻場所の不自然さを確認する手がかりになります。社外勤務の実態把握に役立つ機能として活用できます。
不正打刻を防ぐには、打刻時だけでなく、打刻修正の管理も重要です。勤怠管理システムでは、打刻漏れや修正依頼を申請・承認フローで管理できるものがあります。
誰が、いつ、どの時刻を、どの理由で修正したのかが残ると、後から確認しやすくなります。修正を禁止するのではなく、正当な修正と不自然な修正を見分けられる仕組みを整えることが大切です。
紙のタイムカードは導入しやすく、操作も簡単です。小規模な職場ではコストを抑えて始められるため、長く使われている方法でもあります。
一方で、代理打刻や修正履歴の管理には弱い面があります。本人確認や履歴管理が必要な職場では限界が出やすいため、従業員数や管理体制に応じて見直しが必要です。
ICカード打刻は、カードをかざすだけで出退勤を記録できるため、スムーズに運用しやすい方法です。交通系ICカードや社員証を活用できる場合もあります。
ただし、カードの貸し借りが起こると代理打刻を完全には防げません。カード管理のルールを明確にし、不正防止を重視する場合は生体認証などとの組み合わせも検討しましょう。
生体認証打刻は、顔、指紋、静脈などを使って本人確認を行う方法です。本人以外が打刻しにくいため、不正打刻対策として高い効果が期待できます。
ただし、認証精度、機器費用、設置場所、個人情報の取り扱いに配慮する必要があります。導入前には、従業員への説明や運用ルールの整備も欠かせません。
スマホ・GPS打刻は、外出先や現場からでも打刻できる点がメリットです。直行直帰やテレワークが多い企業では、勤務場所を含めた勤怠管理がしやすくなります。
一方で、位置情報の取得には従業員の理解が必要です。取得する情報の目的と範囲を明確にすることで、プライバシーへの不安を抑えながら運用できます。
システムを導入しても、ルールが曖昧なままでは不正打刻を防ぎきれません。代理打刻の禁止、ICカードの貸し借り禁止、打刻漏れ時の申請方法などを明文化しましょう。
就業規則や社内マニュアルに反映し、従業員へ周知することも重要です。ルールが明確であれば、管理者も公平に対応しやすくなります。
不正打刻の背景には、打刻漏れを叱られたくない、修正手続きが面倒といった事情がある場合もあります。正しい申請方法がわかりにくいと、従業員が不適切な対応をしてしまうことがあります。
打刻漏れが発生した場合の申請手順をわかりやすく整備しましょう。正しく修正できる導線を用意することも、不正防止につながります。
不正打刻を防ぐには、システム任せにしすぎないことも大切です。打刻時刻の偏り、不自然な修正、同じ従業員の打刻漏れの多さなどを、管理者が定期的に確認しましょう。
勤怠管理システムのアラート機能やレポート機能を使えば、確認すべきデータを見つけやすくなります。早めに気づいて声をかけることで、不正やミスの常態化を防ぎやすくなります。
代理打刻やICカードの貸し借りを防ぎたい場合は、本人確認ができる打刻方法を検討しましょう。顔認証、指紋認証、静脈認証などは、本人以外による打刻を防ぎやすい方法です。
ただし、すべての職場に同じ方法が合うわけではありません。勤務場所や従業員の働き方に合う打刻方法を選ぶことが、無理のない運用につながります。
外回りや現場勤務が多い場合は、GPS打刻や申請承認フローを組み合わせると管理しやすくなります。打刻場所と申請内容を確認できれば、不自然な打刻にも気づきやすくなります。
一方で、位置情報の取得は慎重に運用する必要があります。取得目的、利用範囲、確認権限を明確にし、従業員に説明したうえで導入しましょう。
不正打刻対策は、従業員を疑うための取り組みではありません。正しく働いている人が不利益を受けず、会社も正確な労働時間を把握できるようにするための仕組みです。
勤怠管理システムを活用し、本人確認、打刻場所の記録、修正履歴の管理を整えましょう。システムとルールを組み合わせることで、不正打刻を防ぎ、公平で信頼できる勤怠管理を実現しやすくなります。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
