勤怠管理システムを導入したいと思っても、社内稟議で止まってしまうことは少なくありません。現場では打刻漏れや集計作業に困っていても、決裁者には「本当に必要なのか」「費用に見合う効果があるのか」が見えにくいからです。
稟議を通すには、便利そうという説明だけでは不十分です。現在の課題、放置した場合のコストやリスク、導入後に削減できる作業、複数サービスの比較を整理し、判断材料として提出することが重要です。
勤怠管理システムは、現場担当者にとっては毎月の集計や確認を楽にする重要なツールです。一方で、決裁者から見ると「今のExcelやタイムカードでも運用できている」と見えることがあります。
そのため、稟議では現場の困りごとだけでなく、会社としての影響を示す必要があります。作業時間、ミス、法令対応、管理負担を数字や事例で整理することが、説得力を高める第一歩です。
勤怠管理システムの稟議では、月額費用や初期費用が先に注目されがちです。特に従業員数に応じて料金が増えるサービスでは、年間費用を見た時点で慎重な反応をされることがあります。
ただし、勤怠管理には現在も人件費や確認工数がかかっています。既存業務にかかっている見えにくいコストを整理し、導入費用と比較することで、単なる支出ではなく業務改善の投資として説明しやすくなります。
「効率化できます」「ミスが減ります」だけでは、稟議資料としては弱くなります。決裁者は、どの作業がどれくらい減り、どの部署にどのような効果があるのかを確認したいからです。
導入前の作業時間を概算でもよいので洗い出し、削減できる可能性のある工数を示しましょう。効果を金額や時間に置き換えることで、判断しやすい稟議資料になります。
最初に整理したいのは、毎月の勤怠集計にどれくらい時間がかかっているかです。打刻データの回収、Excelへの転記、残業時間の確認、給与計算用データの作成など、作業ごとに時間を分けて記録します。
担当者が複数いる場合は、部署ごとに作業時間を確認すると実態が見えやすくなります。毎月数時間の作業でも、年間にすると大きな工数になるため、稟議資料では月間と年間の両方で示すと効果的です。
勤怠管理では、打刻漏れ、申請漏れ、承認遅れ、集計ミスなどが発生しやすいものです。これらの件数や対応時間を整理すると、現在の運用にどれだけ負担があるかを説明しやすくなります。
単に「ミスが多い」と書くよりも、「毎月の修正依頼が多く、締め日前に確認が集中している」といった具体的な表現が有効です。トラブル対応にかかる時間もコストとして見ることが重要です。
勤怠管理は、給与計算だけでなく労働時間の適正な把握にも関わります。厚生労働省のガイドラインでも、使用者が労働時間を適正に把握するための措置が示されています。
紙やExcelでの管理では、記録の確認や修正履歴の把握が難しくなることがあります。稟議では、効率化だけでなく、労務管理の正確性や記録の残しやすさも導入理由として整理しましょう。
費用対効果を示すには、まず現在の勤怠管理にかかっている人件費を計算します。担当者の時給換算額に、毎月の作業時間を掛けることで、おおよその月間コストを出せます。
たとえば、勤怠集計に月20時間かかっている場合、その時間は本来ほかの業務に使える時間です。既存業務にかかっている人件費を見える化することで、導入費用との比較がしやすくなります。
勤怠管理システムの効果は、すべての作業をゼロにすることではありません。打刻データの回収、集計、残業確認、申請承認、給与計算ソフトへの連携など、削減できる作業を分けて考えることが大切です。
「勤怠集計の作業時間を減らせる」「打刻漏れの確認を早められる」「給与計算用データ作成の手間を減らせる」など、項目ごとに整理しましょう。効果の範囲を明確にすると、過度な期待を避けながら説得力を出せます。
ROIを示す場合は、年間の削減見込み額から年間費用を差し引き、投資に対してどれだけ効果があるかを整理します。厳密な財務指標にこだわりすぎず、稟議では判断しやすい概算を示すことが大切です。
計算例としては、「年間削減見込み額 ÷ 年間利用費」や「年間削減見込み額 − 年間利用費」を使うとわかりやすくなります。回収期間を示すことも、決裁者にとって判断しやすい材料になります。
勤怠管理システムの比較表では、月額費用だけを並べると安いサービスが有利に見えます。しかし、実際には打刻方法、申請承認、給与計算ソフト連携、サポート体制なども重要です。
比較表には、費用、機能、連携、操作性、導入支援、セキュリティ、対応できる勤務形態を入れましょう。自社の課題に直結する項目を比較軸にすることが、稟議の説得力につながります。
比較表を作る際は、すべての機能を同じ重みで扱わないことが大切です。自社にとって欠かせない機能と、あれば便利な機能を分けることで、候補サービスを絞り込みやすくなります。
たとえば、給与計算ソフト連携、スマホ打刻、残業アラート、申請承認フローは必須条件になりやすい項目です。一方で、細かな分析機能や高度なカスタマイズは、企業によって優先度が変わります。
比較表には、各サービスの評価点やコメントを入れると稟議資料として使いやすくなります。単に○×をつけるだけでなく、「なぜその評価なのか」を短く書いておくと、決裁者が判断しやすくなります。
たとえば「既存の給与ソフトとCSV連携可能」「初期設定サポートあり」「スマホ打刻は可能だがGPS確認は要設定」などです。選定理由を説明できる比較表にすることが重要です。
稟議書の冒頭では、勤怠管理システムを導入する目的を明確にします。「勤怠管理をデジタル化する」だけではなく、集計工数の削減、打刻漏れ対応の効率化、労働時間管理の正確性向上など、具体的に書きましょう。
目的が明確であれば、導入後の効果測定もしやすくなります。システム導入そのものをゴールにせず、どの業務課題を解決するための導入なのかを示すことが大切です。
稟議では、導入した場合のメリットだけでなく、導入しない場合のリスクも整理しましょう。集計作業の属人化、締め日前の残業増加、打刻漏れ対応の遅れ、労働時間管理の不備などが考えられます。
現状維持にもコストやリスクがあります。何もしない場合の負担を可視化することで、導入の必要性をより伝えやすくなります。
決裁者は、費用だけでなく「本当に運用できるのか」も気にします。稟議書には、サービス選定、初期設定、テスト運用、社内周知、本格運用までのスケジュールを記載しましょう。
また、管理者、承認者、従業員への案内方法も整理しておくと安心感があります。導入後の問い合わせ対応やマニュアル整備まで書けると、実行可能性の高い稟議として評価されやすくなります。
勤怠管理システムの導入は、現場担当者の作業効率化だけでなく、労務管理の安定化にも関わります。決裁者に説明する際は、作業が楽になるという表現だけでなく、会社全体の管理精度が上がることを伝えましょう。
人件費、労務リスク、管理者の確認負担、給与計算の正確性など、経営視点の言葉に置き換えると伝わりやすくなります。現場課題を経営課題として翻訳することが重要です。
全社導入の費用や負担が大きい場合は、一部部署での試験導入や、最低限の機能から始める提案も有効です。いきなり大きな投資に見えると、決裁者は慎重になりやすいからです。
まずは勤怠集計の負担が大きい部署や、打刻漏れが多い拠点から始める方法があります。スモールスタートの案を用意しておくと、稟議が通りやすくなる場合があります。
勤怠管理システムの導入では、時期や条件によってIT導入や労務管理改善に関する補助金・助成金を活用できる場合があります。厚生労働省や中小企業庁では、業務効率化や労務管理に関する支援情報が公開されています。
ただし、制度は年度や要件によって変わります。稟議資料には「利用可能性を確認する」と記載し、最新情報を公式サイトで確認する前提にしましょう。補助金ありきで判断しないことも大切です。
勤怠管理システムの稟議を通すには、まず現状の課題を数字で整理することが大切です。毎月の集計時間、修正件数、確認にかかる時間、担当者の負担を可視化しましょう。
数字があると、導入後の効果も比較しやすくなります。感覚ではなく根拠で説明することが、稟議を前に進めるポイントです。
決裁者が知りたいのは、導入する価値があるかどうかです。そのためには、導入費用だけでなく、削減できる工数、労務リスクの低減、既存システムとの連携、サポート体制をまとめて示す必要があります。
比較表と費用対効果をセットで提示すれば、候補サービスを選んだ理由が伝わりやすくなります。稟議書は単なる購入申請ではなく、業務改善の提案書として作成しましょう。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
