勤怠管理と労務管理の違いは？

企業の健全な運営に欠かせない「労務管理」と「勤怠管理」。一見似た言葉ですが、その範囲や役割には明確な違いがあります。労務管理は広範な人事関連業務を含み、勤怠管理は日々の労働時間を正確に記録する重要な土台です。本記事では、この2つの関係性と勤怠管理が企業経営に与える影響をわかりやすく解説します。

勤怠管理と労務管理の違いとは？

勤怠管理は労務管理の一部

「労務管理」と「勤怠管理」は、企業のバックオフィス業務において頻繁に使われる言葉ですが、その意味や範囲を混同している方も少なくありません。この二つの違いは、管理する業務範囲の広さにあります。結論から言うと、「勤怠管理」は「労務管理」という大きな枠組みに含まれる業務の一つです。

企業における従業員の管理業務は、採用や育成、評価などを含む最も広義な「人事管理」があり、その中に福利厚生や安全衛生管理などを含む「労務管理」が存在します。そして、労務管理の中でも、日々の労働時間の記録に特化した業務が「勤怠管理」という位置づけになります。このように階層で捉えることで、それぞれの関係性が明確になります。適切な労務管理を行うためには、その土台となる勤怠管理を正確に行うことが不可欠です。

人事管理・就業管理との違いも整理

労務管理や勤怠管理としばしば混同される言葉に「人事管理」と「就業管理」があります。これらの違いを理解することで、業務の全体像をより正確に捉えることができます。

「人事管理」は、従業員の採用、教育・研修、人事評価、人材配置、異動など、企業の経営資源である「ヒト」を最大限に活用するための、より広範なマネジメント活動全般を指します。労務管理も、この人事管理という大きな枠組みの一部に含まれます。

一方、「就業管理」は、労務管理と目的が似ていますが、より「日々の働き方そのもの」に焦点を当てた管理を意味します。従業員の労働時間が法令や就業規則の範囲内で適切に運用されているかを確認し、管理する業務です。労務管理が雇用契約や社会保険手続きまで含むのに対し、就業管理は実際の労働実態の管理という、やや狭い範囲を指す言葉として使われます。

なぜ労務管理において勤怠管理が重要なのか？

勤怠管理は、単なるタイムカードの記録や出勤簿のチェックといった単純作業ではありません。企業の根幹を支える労務管理において、極めて重要な役割を担っています。その理由は大きく分けて「給与計算」「コンプライアンス」「従業員の健康管理」の3つの側面にあります。ここでは、勤怠管理がなぜそれほど重要なのかを具体的に解説します。

理由1：正確な給与計算の土台となるため

従業員に支払われる給与は、基本給のほかに、時間外労働手当（残業代）、深夜労働手当、休日出勤手当など、実際の労働時間に基づいて計算される項目が多く含まれます。これらの手当を正しく算出するためには、日々の始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働時間などを1分単位で正確に記録した勤怠データが不可欠です。

もし勤怠管理が曖昧であれば、残業代の未払いや計算間違いが発生し、従業員との信頼関係を大きく損なう原因となります。これは従業員のモチベーション低下を招くだけでなく、労働基準法で定められた「賃金全額払いの原則」に違反する可能性もあります。従業員の生活を支える給与を正確に支払うという企業の基本的な責務を果たす上で、勤怠管理はすべての土台となるのです。

理由2：コンプライアンス（法令遵守）に直結するため

企業は、労働基準法をはじめとする様々な労働関連法規を遵守する義務があります。特に近年は「働き方改革」の推進により、時間外労働の上限規制（36協定）などが厳格化されており、企業の労働時間管理に対する社会的な目も厳しくなっています。

正確な勤怠管理を行うことで、従業員一人ひとりの労働時間が法律の定める上限を超えていないか、法定の休憩時間がきちんと付与されているかといった状況を客観的なデータで把握できます。これにより、意図せず法律に違反してしまうリスクを未然に防ぐことが可能です。万が一、勤怠管理を怠り法令違反が発覚した場合、労働基準監督署からの是正勧告や罰則の対象となり、企業の社会的信用を大きく損なう事態にもなりかねません。

理由3：従業員の健康を守り、労務トラブルを防ぐため

適切な勤怠管理は、従業員の健康を守るという重要な役割も担っています。日々の労働時間を正確に把握・可視化することで、特定の従業員に過度な業務負担がかかっていないか、長時間労働が常態化していないかを早期に発見することができます。

長時間労働は、従業員の心身に大きな負担をかけ、過労死やメンタルヘルスの不調といった深刻な健康問題を引き起こす大きな原因となります。こうした状況を放置すれば、従業員の離職につながるだけでなく、企業が安全配慮義務違反を問われ、訴訟などの重大な労務トラブルに発展するリスクも高まります。勤怠管理を通じて労働環境を常にモニタリングし、改善していくことは、従業員が健康で長く働き続けられる職場を実現し、企業の持続的な成長を支えるための不可欠な取り組みなのです。

労務管理と勤怠管理の具体的な仕事内容

労務管理と勤怠管理の関係性を理解したところで、それぞれの具体的な業務内容を見ていきましょう。担当する業務範囲がどのように違うのかを把握することで、両者の役割がより明確になります。

労務管理の具体的な業務内容

労務管理の業務は、従業員の入社から退職までのライフサイクル全般に関わる、非常に広範な手続きや管理業務を含みます。これらは従業員が安心して働ける環境を法的な側面から支えるものです。

社会保険・労働保険の手続き:
従業員の入社時の資格取得、退職時の資格喪失、年に一度の労働保険の年度更新、社会保険の算定基礎届など、公的な保険に関する手続き全般を行います。
就業規則の作成・管理:
企業のルールブックである就業規則を作成し、法改正に合わせて内容を更新します。また、従業員への周知も重要な業務です。
法定三帳簿の管理:
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿という、法律で作成と保管が義務付けられている帳簿を適切に整備・管理します。
給与計算:
勤怠データや各種手当に基づき、毎月の給与や賞与を計算し、所得税や社会保険料などの控除処理を行います。
福利厚生の整備:
住宅手当や慶弔見舞金制度など、法律で定められた以上の福利厚生制度を企画・運用します。
安全衛生管理:
定期健康診断の実施やストレスチェック、産業医との連携などを通じて、従業員の心身の健康を維持・管理します。

勤怠管理の具体的な業務内容

勤怠管理は、労務管理の一部でありながら、従業員の日々の労働実態を正確に把握することに特化した業務です。これらの業務は、給与計算や法令遵守の基礎となる客観的なデータを収集・管理する役割を担います。

始業・終業時刻の記録:
タイムカードやICカード、PCログ、生体認証などを用いて、従業員の日々の出退勤時刻を正確に記録します。
労働時間の集計:
記録された時刻データを基に、各従業員の所定労働時間、時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間などを日々、または月次で集計します。
休暇・欠勤の管理:
有給休暇や慶弔休暇、欠勤などの申請内容を確認し、承認処理を行います。また、各従業員の有給休暇の取得日数や残日数を管理します。
遅刻・早退の把握:
就業規則に定められた時刻通りに出退勤しているかを確認し、遅刻や早退があった場合にはその回数や時間を記録・管理します。
各種申請の受付・確認:
残業や休日出勤、休暇取得など、従業員からの各種申請を受け付け、内容に不備がないかを確認します。

勤怠管理・労務管理をシステム化するメリット

勤怠管理や労務管理は、企業の成長に欠かせない重要な業務ですが、その内容は複雑で多岐にわたります。特に紙のタイムカードやExcelを使った手作業での管理は、担当者に大きな負担をかけ、ミスや漏れの原因にもなりがちです。こうした課題を解決する有効な手段が、勤怠管理システムの導入です。ここでは、システム化がもたらす具体的なメリットを4つの観点から解説します。

手作業の自動化で担当者の業務負担を大幅に軽減

従来のタイムカード運用では、月末になると各拠点からタイムカードを回収し、打刻漏れや間違いを目で確認しながらExcelに手入力し、残業時間などを手計算するといった膨大な作業が発生していました。勤怠管理システムを導入すれば、これらの手作業の多くを自動化できます。

従業員がPCやスマートフォン、ICカードなどで打刻したデータは、即座にシステムに記録され、労働時間や残業時間も自動で集計されます。これにより、面倒な転記作業や計算業務が一切不要となり、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。担当者は月末の煩雑な作業から解放され、就業規則の改定や職場環境の改善といった、より創造的で重要な業務に時間を使うことができるようになります。

法改正への対応漏れを防ぎコンプライアンスを強化

労働基準法や育児・介護休業法といった労働関連法規は、社会情勢の変化に合わせて頻繁に改正されます。例えば、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、企業が対応すべきルールは年々複雑になっています。担当者がこれらの法改正の情報を常に追いかけ、手作業で給与計算のロジックや管理方法を変更するのは非常に困難であり、対応漏れのリスクも伴います。

多くのクラウド型勤怠管理システムは、法改正が行われると自動でシステムがアップデートされるため、企業側は特別な対応をすることなく、常に最新の法令に準拠した勤怠管理を維持できます。これにより、意図しない法令違反を未然に防ぎ、企業のコンプライアンス体制を強化することができます。

多様な働き方（テレワーク等）にも柔軟に対応可能

近年、テレワークやフレックスタイム制、現場への直行直帰など、従業員の働き方は多様化しています。しかし、オフィスに設置されたタイムレコーダーでの打刻では、こうした柔軟な働き方に対応することが困難です。自己申告制に頼ると、労働時間の実態を客観的に把握しにくいという課題も生じます。

勤怠管理システムを導入すれば、スマートフォンやPCを利用したWeb打刻やGPS機能と連携した打刻など、場所を選ばずに勤怠を記録できます。これにより、オフィス外で働く従業員の労働時間も正確に管理することが可能になります。企業は多様なワークスタイルを安心して導入でき、従業員はより柔軟な働き方を選択できるようになるため、従業員満足度の向上にもつながります。

リアルタイムな労働状況の把握で長時間労働を抑制

紙やExcelでの管理では、月締めで集計してみないと各従業員の正確な残業時間がわからないというケースが多くありました。それでは、月の途中で長時間労働の兆候があっても気づくのが遅れてしまいます。

勤怠管理システムを利用すると、従業員の労働時間がリアルタイムでデータに反映され、ダッシュボードなどでいつでも可視化できます。管理者は、残業時間が上限に近づいている従業員を早期に発見し、業務量の調整や声かけといった対策を講じることが可能です。多くのシステムには、設定した時間を超えると本人や上長にアラートを通知する機能も備わっています。このような仕組みを活用することで、長時間労働を未然に防ぎ、従業員の健康を守ると同時に、労務リスクを効果的に低減できます。