製造業の勤怠管理には、他の産業とは異なる特有の問題が存在します。その中でも特に重要なのが、工程管理との結びつきです。製造業では、多くの工程に対して様々な職種の正社員やパートタイムのスタッフが関与しています。
そのため、「どの工程で」「誰が」「何時間」働いたかを精確に把握する必要があります。しかし、工場では3交代制などの時間制度を採用しているほか、職種が細分化されているため、工数管理と勤怠管理の連携が疎かになりがちです。
さらに、製造業では、生産現場には多数の職種、雇用形態の従業員やパートタイムのスタッフが存在します。大型の工場では、数百人規模の従業員やパートタイムのスタッフが働いています。
このような大規模な勤怠管理は、複雑さを増す傾向にあり。数百人規模の交代と勤怠の把握、勤務時間の精確な管理ができなければ、人件費の管理も不適切になります。
また、勤怠管理は一定の自動化が進んでいますが、最終的には総務や人事の担当者が手作業で、月末や月初に集計を行っているケースもあるでしょう。入力エラーや追加項目など、集計後に手書きで修正が必要になる場合もあり、集計後の追加手続きが煩雑だという意見もあります。
製造業向けの勤怠管理システムは、これらの問題に対応するために開発されています。一般的な勤怠管理システムとは異なり、工数管理と勤怠管理が連動していることや、早朝・昼・深夜といった3交代制など、多様な勤務体制に対応できること、そして数百人の勤怠管理にも対応できる仕様になっていることが特徴です。
製造業向けの勤怠管理システムでは、工数管理と勤怠管理が一体化されています。これにより、「どの工程で」「誰が」「何時間」働いたかを一括して管理することが可能になります。これは、製造業における生産効率の向上や、人件費の適正化に寄与します。
早朝・昼・深夜といった3交代制など、多様な勤務形態に対応。これにより、製造業特有の複雑な勤務形態でも、精確な勤怠管理が可能です。
製造業向けの勤怠管理システムは、数百人の勤怠管理にも対応できる仕様になっています。大型の工場での勤怠管理をスムーズに行うことができ、人件費の適正化に貢献します。
タイムカードによる勤怠管理から現在の勤怠管理システムに移行し、わずか1か月でオンライン化を実現しました。これにより、勤怠の自動化とリアルタイムでの残業時間の可視化が可能となり、月60時間超の残業をゼロに。従業員のスキル向上と多能工化を推進し、管理の効率化と公平な労働時間の配分が可能となりました。また、管理作業の時間も大幅に削減され、業務効率が改善されました。
参照元：勤怠管理システムの「レコル」（https://www.recoru.in/case/010.html）
タイムカードからICカード＋ピットタッチによる勤怠管理システムへ移行し、業務効率化を実現しました。勤怠管理と工数管理のデータがリアルタイムで反映され、手作業の削減とコスト削減を達成。さらに、勤怠データと生産管理システムの連携により、プロジェクトごとの原価管理が向上し、コストの見える化を実現。今後は生産管理システムとの更なる連携も予定されています。
参照元：株式会社科学情報システムズ（https://www.sisinc.co.jp/casestudy/?id=1665041806-397537）
本社、店舗、製造ラインの勤怠管理がバラバラだった同社が、全社統一システムを導入し、一元管理を実現。労務分析ツールやユーザーインターフェースを活用し、勤務状況の見える化を推進しました。これにより、繁忙分析や適切な人員配置が可能になり、工数を大幅に削減。カードリーダーを流用し、既存資産を活かしてコストを抑え、テレワークや在宅勤務にも対応する柔軟な管理体制を構築しました。
参照元：アマノ（https://www.tis.amano.co.jp/product_case/other_11/）
上記のような機能を備えた勤怠管理システムを導入することで、現場の生産性向上や労働環境の改善に寄与することができます。
しかし一般的な勤怠管理システムはいわゆるオフィスワーカーを対象に作成されていることが多く、製造業界の勤怠を適切に管理することは難しいのが現状。その点、「システムのカスタマイズ性」に注目してシステムを選ぶことで、その業界仕様・自社仕様のシステムを導入することができます。
このメディアでは、今の勤怠管理システムに使いづらさを感じている企業向けに、50以上の勤怠管理システムを調査。抱えている課題ごとにおすすめのシステムをご紹介しています。
ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
