パートの社会保険は週20時間が基準

パートやアルバイトなど短時間労働者への社会保険の適用範囲は段階的に拡大しています。2024年10月には従業員数51人以上の企業まで対象が広がり、今後はさらに企業規模要件が縮小される予定です。人事・労務担当者にとって、これまで以上に重要になるのが従業員ごとの労働時間を正確に把握することです。

特に注意したいのが、社会保険の加入要件の一つである「週の所定労働時間20時間以上」という基準です。契約上は週20時間未満でも、シフト変更や繁忙期の勤務によって実際の労働時間が増えるケースもあります。本記事では、社会保険の適用拡大と週20時間の考え方を整理したうえで、パート・アルバイトの労働時間を正確に把握する方法や勤怠管理システムの活用について解説します。

社会保険の適用拡大でパート・アルバイトの管理が重要に

2024年10月から従業員数51人以上の企業まで対象に

パート・アルバイトなどの短時間労働者に対する社会保険の適用は段階的に拡大されてきました。2024年10月からは、厚生年金保険の被保険者数が51人以上の企業で働く短時間労働者についても、一定の要件を満たす場合には健康保険・厚生年金保険への加入が必要になっています。

2026年8月時点では、週の所定労働時間が20時間以上であること、所定内賃金が月額8.8万円以上であること、2か月を超える雇用の見込みがあること、原則として学生ではないことなどが加入要件です。企業側には、対象となる従業員を正確に把握し、必要な手続きを行うことが求められます。

2026年以降も社会保険の適用範囲は拡大する

社会保険の適用拡大は2024年で終わりではありません。厚生労働省では、所定内賃金が月額8.8万円以上という賃金要件を2026年10月に撤廃する予定としています。また、企業規模要件についても、2027年10月から36人以上、2029年10月から21人以上、2032年10月から11人以上へと段階的に対象が広がり、2035年10月には企業規模要件そのものが撤廃される予定です。

今後はより多くの企業で短時間労働者の社会保険加入について確認する必要が生じます。制度変更があってから管理方法を見直すのではなく、従業員ごとの契約内容と実際の勤務状況を継続して把握できる体制を整えておくことが重要です。

パートの社会保険で重要な「週20時間」とは

原則として「所定労働時間」で判断する

社会保険の加入要件にある「週20時間以上」は、単純にある1週間の実労働時間が20時間を超えたかどうかだけで判断するものではありません。原則として、就業規則や雇用契約書などで定められている週の所定労働時間をもとに判断します。

週によって所定労働時間が変動する場合には、その周期における1週間の平均で判断します。1か月単位で所定労働時間を定めている場合には、1か月の所定労働時間を週単位に換算して確認します。まずは雇用契約上の勤務時間を正しく登録し、従業員ごとに確認できる状態にすることが基本です。

実労働時間が週20時間以上の状態が続く場合にも注意する

雇用契約上の所定労働時間が週20時間未満であれば、実際の勤務時間を確認する必要がないわけではありません。厚生労働省では、所定労働時間が週20時間未満でも、実際の労働時間が2か月連続して週20時間以上となり、その状態が今後も続くと見込まれる場合には、3か月目から社会保険の加入対象になるとしています。

例えば、当初は週18時間の契約だったパート従業員でも、欠員対応や繁忙期のシフト追加が続き、恒常的に週20時間以上働くようになることがあります。契約時間だけではなく勤務実績も継続して確認することが、加入対象者の見落としを防ぐポイントです。

シフト制では勤務時間の変化を把握する必要がある

曜日や勤務時間が固定されていないシフト制では、従業員本人の希望や店舗の人員状況によって勤務時間が毎週変わります。急な欠勤による代替勤務や他店舗への応援などが重なると、管理者が想定していた以上に勤務時間が増えることもあります。

複数の店舗や部署で勤務する従業員については、それぞれの現場だけを見ていると全体の労働時間を把握しにくくなります。シフト予定と実際の勤怠を従業員単位でまとめて確認できる管理体制を整えることが大切です。

パート・アルバイトの労働時間管理で起こりやすい課題

シフト変更による勤務時間の増加を見落とす

シフト表を作成した時点では週20時間未満だったとしても、その後のシフト交換や追加勤務によって勤務時間が増える場合があります。紙やExcelでシフトを管理している場合、変更のたびに従業員ごとの週労働時間を再計算する必要があり、人数が多い職場ほど確認の負担が大きくなります。

特に、店舗や現場ごとにシフトを管理している企業では、人事担当者が変更内容を把握するまでに時間がかかることがあります。予定した勤務時間だけでなく、変更後のシフトや実際の勤務時間まで一貫して確認できる仕組みが必要です。

月末の勤怠集計まで勤務時間の増加に気付けない

給与計算のために月末や翌月初に勤怠をまとめて集計している企業では、労働時間の増加を事後的に把握することになりがちです。対象となり得る従業員を月末になって発見すると、加入要否の確認や本人への説明、社内手続きなどを短期間で進めなければならなくなります。

「締め日に確認する」のではなく、日々の勤怠データから勤務時間の変化を把握することが重要です。社会保険への加入を避けるために勤務時間を機械的に制限するのではなく、加入要件に該当する可能性を早めに把握し、雇用契約や本人の働き方を確認したうえで適切に対応できる状態を目指しましょう。

勤怠管理システムで「週20時間」を管理する方法

シフト予定と勤務実績を一元管理する

シフト作成機能を備えた勤怠管理システムなら、勤務予定と実際の打刻データを同じシステム上で管理できます。予定では週20時間未満だった従業員の勤務時間が、追加勤務や残業などによって増えている場合にも気付きやすくなります。

人事担当者がシフト表とタイムカードを別々に確認して計算する必要がなくなり、従業員数が多い企業でも状況を把握しやすくなります。契約上の所定労働時間、シフト予定、勤務実績を分断せずに確認できることが、正確な労働時間管理につながります。

労働時間を自動集計して確認作業を減らす

勤怠管理システムでは、打刻された出退勤時刻をもとに日・週・月単位の労働時間を自動で集計できます。従業員ごとの勤務時間をExcelなどへ転記して計算する必要がなくなり、集計ミスや確認漏れの防止にも役立ちます。

パート・アルバイトが多い職場では、一人ひとりの勤務時間を人事担当者が毎週確認するのは大きな負担です。システム上で対象者を絞り込み、確認が必要な従業員を効率的に把握できる環境を整えることで、日常的な管理負担を軽減できます。

アラートを活用して確認が必要な従業員を早期に把握する

勤怠管理システムの中には、一定の労働時間に達した場合や、設定した基準に近づいた場合に管理者へアラートを通知できる製品があります。週の勤務時間をリアルタイムで確認できれば、月末の集計を待たずに勤務状況の変化に気付くことができます。

ただし、アラートだけで社会保険の加入要否を自動判断するのではなく、雇用契約や継続的な勤務状況などを確認することが必要です。アラートは「20時間を超えないようにする仕組み」ではなく、「加入要否の確認が必要な従業員を早めに見つける仕組み」として活用するとよいでしょう。

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社会保険対応を見据えた勤怠管理システムの確認ポイント

シフトと実績の両方を確認できるか

パート・アルバイトの勤務時間を管理するなら、打刻データの集計だけでなくシフト管理にも対応しているかを確認しましょう。勤務予定と実績を比較できれば、追加勤務やシフト変更によって想定より勤務時間が増えている従業員を把握しやすくなります。

店舗や拠点が複数ある企業では、他店舗への応援勤務を含めて従業員単位で集計できるかも重要です。現場ごとの管理で終わらず、人事・労務担当者が全社の勤務状況を確認できる仕組みがあるかを比較しましょう。

労働時間に応じたアラートを設定できるか

アラート機能の有無だけでなく、どのような条件を設定できるかも確認が必要です。週・月単位の労働時間を基準に通知できるのか、従業員や雇用区分ごとに異なる基準を設定できるのかによって、実際の運用のしやすさは変わります。

アラートが出た後に誰が確認し、どのように対応するかまで決めておくことも大切です。人事担当者や現場責任者へ通知し、雇用契約と勤務実績を確認したうえで、必要に応じて本人への説明や社会保険の加入手続きを進められる運用を整えましょう。

雇用区分や勤務ルールに合わせて設定できるか

正社員、契約社員、パート、アルバイトなど複数の雇用形態がある企業では、それぞれの契約や勤務ルールに合わせて勤怠を管理する必要があります。一律の設定しかできないシステムでは、対象者の抽出や勤務状況の確認に別途手作業が必要になる可能性があります。

勤怠管理システムを選ぶ際には、単に打刻や給与計算との連携だけを見るのではなく、自社のパート・アルバイトの働き方をシステム上で再現し、必要な情報を確認できるかを実際の運用に照らして比較することが重要です。

まとめ

社会保険の適用拡大によって、パート・アルバイトの労働時間を正確に把握する重要性はさらに高まっています。特に「週20時間」は重要な基準ですが、単に1週間の実労働時間だけを見るのではなく、雇用契約上の所定労働時間や継続的な勤務実績を確認して加入要否を判断する必要があります。

シフト変更や追加勤務が多い職場では、人の目だけで全従業員の状況を追い続けるのは容易ではありません。シフトと勤務実績の一元管理、自動集計、アラート通知などを活用すれば、確認が必要な従業員を早い段階で把握できます。今後の社会保険適用拡大も見据え、正確な勤怠データをもとに適切な対応ができる管理体制を整えていきましょう。