勤怠管理は働き方改革や法令遵守の要となる一方で、運用方法によっては手間やリスクを招きかねません。自社サーバー上にシステムを構築するオンプレミス方式は、外部クラウドに依存しない堅牢な環境と細かな業務要件への対応力を併せ持ちます。ここではオンプレミスでの勤怠管理システムの特長や導入時の注意点、おすすめ製品一覧の紹介をします。
オンプレミスで構築する勤怠管理システムは、自社内のサーバーや仮想環境にソフトウェアをインストールし、社内ネットワークだけで運用する仕組みです。タイムカードや手入力に頼らず、ICカードや指紋認証、GPS打刻など多彩な方式を組み合わせることで、正確な出退勤データをリアルタイムに収集できます。すべての処理とデータが自社インフラで完結するため、外部通信の遅延や停止の影響を受けにくくなります。
自社でハードウェアの選定からOS、ミドルウェア、データベース設定までを担うため、IT部門による運用体制の整備が前提となります。導入後は定期的なバックアップやアップデート、障害対応を内部で実施しなければなりませんが、その分だけ自社ポリシーに沿ったアクセス制御やログ管理が可能です。外部の変更に左右されず、自社の就業ルールに合わせた細かなカスタマイズを実現できる点が、クラウドにはない強みと言えます。
自社ネットワーク内にすべてのデータを閉じ込めるため、情報漏洩リスクの低減と内部監査への対応が容易になります。勤怠データを外部サーバーに預ける必要がないため、自社独自のセキュリティポリシーをフルに反映でき、法令や業界規制への適合を自力で確認・証明しやすいのが魅力です。さらに、操作画面や帳票レイアウト、残業ルールなどを業務要件に合わせて柔軟に改修できるため、複雑なシフト制度や休暇規定にも対応可能です。
拠点が複数あっても中央サーバーがあればデータを一元管理できるため、支店や工場からのアクセスも安定します。インターネット回線の品質に左右されず、オフライン環境でも打刻や集計が継続できる点は、通信環境が不安定な現場での運用に大きな安心感をもたらします。また、数百名以上の大規模ユーザーを抱える場合、ライセンス購入型のコストモデルが長期的に総所有コストを抑えるケースもあり、大企業に特に適した選択肢です。
初期導入にかかるコストが高くなる点が大きなハードルです。サーバー本体や冗長化機器、ネットワーク機器を自社調達し、設置工事や設定作業も発生するため、資金計画とスケジュール管理が重要になります。さらに、アップデートや法改正対応は自社で手配する必要があり、保守契約の範囲や年間保守費用によっては想定以上の運用負荷を招く恐れがあります。
スタッフの教育や運用マニュアルの整備にも工数がかかるため、専任の担当者やITベンダーとの連携体制をあらかじめ確立しなければ定着が難しい場合もあります。利用者数が増えた際にはサーバー性能の見直しや増設が必要となり、それに伴う再投資も見込んでおく必要があります。
オンプレミスは自社完結型の堅牢さと高いカスタマイズ性を追求できる一方、初期投資や内部運用の負担が重くなります。クラウド版は月額利用料で手軽に始められ、ベンダーが自動アップデートを行うため、社内リソースを抑えて最新機能を利用できます。ただし、ワークフローや帳票設計など自社固有の工程を細かく反映しにくく、ネットワーク品質や外部委託先の運用に左右される面があります。
オンプレミスはインターネット障害時にもローカルだけで打刻が可能ですが、クラウド版はオンライン前提の設計がほとんどです。その反面、初期費用を抑えたい中小企業や、IT部門の人手が限られる組織には、クラウド型のスケーラビリティと簡易導入が魅力的と言えるでしょう。
法令遵守が厳格に求められる金融機関や医療機関では、自社インフラ内で機密データを管理できる安心感が大きなメリットです。大規模法人であればライセンス購入型のコスト構造により長期的なコスト最適化が期待でき、既存の人事給与システムや生産管理システムと密に連携させたい企業にも向いています。
また、支店や工場、施工現場など拠点ごとに通信環境にばらつきがある場合は、インターネット回線に依存しないオフライン対応が強みになります。データ主権やアクセス権限を厳密に制御する必要がある外資系企業の日本法人なども、自社ネットワークに完結させるオンプレミスが適合します。
まずは現行業務の流れと課題を洗い出し、必要な機能と運用ルールを明確に定めることから始めます。次にサーバー性能やネットワーク構成、バックアップ設計を含めたインフラ要件を緻密に検討し、ベンダーの保守範囲や障害対応手順を契約書でしっかり確認してください。既存システムとのデータ連携は早期にテストを行い、移行後のデータ整合性を入念に検証することが肝要です。
導入後は限定部門での試験運用を通じて手順を検証し、その結果をもとに操作マニュアルや社内研修を実施して利用者の理解を深めます。定期的なレビューと改善サイクルを回しながら、設定や運用ルールを更新し続けることで、長期にわたる安定運用と業務効率の向上を実現できます。
MOT 勤怠管理は豊富な導入実績のある勤怠管理システムです。建設・介護・福祉・医療・ホテル・製造業等、幅広い分野に対応可能であり、勤怠管理を適正化するためのさまざまな機能を備えています。打刻では時間だけでなくGPSも記録するため不正打刻を防止できるほか、シフト管理も標準装備しているため、シフト希望の提出依頼自動送信や、欠員補充への迅速対応も可能です。
申請/承認/通知
システムギアが提供する勤怠管理システムは、多種多様な業種・勤務スタイル・シフト管理に対応。年を追うごとに複雑化する労働環境にもスマートに処理できます。
さまざまな給与ソフトとも連携可能で、勤怠管理と給与ソフトを連携させることで、業務効率化はもちろん、担当者の負担軽減と新たなリソースを創出可能です。
勤怠管理／残業、休憩、有給管理／振替休暇管理、代休管理／シフト管理／豊富な打刻方法／労働時間の自動計算／アラート機能／勤務個人表、勤務日報など各種帳票／給与ソフトへの取り込み／CSV出力
導入実績が豊富なTimePro-VG/VGcloudの特徴は、優れた対応力です。幅広い業務へのシステム導入が可能なほか、柔軟な設定領域の活用により、自社に合った働き方の多様化を実現します。
そのほか、柔軟性はあっても操作は簡単です。同システムはマニュアル不要、だれでも直感的に使いこなせる操作性を意識した設計となっています。
カスタムアラート機能/各種申請ワークフロー
費用に関する記述は公式サイトにありませんでした。
業界の中では異色の学校向け勤怠管理システムです。さまざまな学校や教育委員会でも採用されている実績の高いシステムで、学校ならではの状況を踏まえた豊富な機能を備えており、先生の勤務状況を見える化したり、効率化したりしながら、先生の働き方改革をシステムを通じて支援します。問い合わせ導入まで丁寧なサポートつきです。
学校働き方改革応援機能／時間外勤務理由登録、集計機能／各種申請、決済機能／タイムカード登録、照会／勤務記録表作成／タイムレコーダー／残業実績集計表／タイムカード集計／休暇取得状況集計／年次有給休暇管理簿／デスクトップポートレット／働き方改革応援機能
公式HPに記載がありませんでした。
ここにTouch！は充実した機能を備える勤怠管理システムです。出退勤登録・自動計算・承認申請・管理者権限の設定・労務アラート機能・給与計算連携にも対応。幅広い業種に適用できるほか、オンプレミスorクラウド型のいずれかを自社の状況に合わせて選べます。
導入支援も行っているので、初めて導入する場合でも安心できるでしょう。
入力／計算／承認と申請／管理者権限／連絡事項入力／食事回数／働き方改革に準拠した機能／出力帳票／給与計算連携／クラウド化
クラウド型
※ご利用は年間契約
60業種以上に採用されている実績のある勤怠管理システムです。ダッシュボード・出退勤・スマートフォン対応・残業管理・休暇管理・申請承認など多彩な機能を搭載し、より良い勤怠管理の遂行と会社環境構築に貢献します。
専属SEが導入サポートを行うため、システムに慣れていない場合でもスムーズな導入が可能です。
ダッシュボード/出退勤/スマートフォン対応/残業管理/休暇管理/申請承認/アラーム通知/シフト管理/シフト応援/工数管理
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ここでは、勤怠管理システムの導入にあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれオススメのシステムを紹介します。
※引用元：キンタイミライ公式HP
(https://kintaimirai.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
「時間帯ごとの要員数」と「人件費予算」を同時に確認しながら、シフトの登録・調整を実施
1ヵ月60時間を超える時間外労働について、代替休暇を取得
指定した起算日に基づき、4週4休のチェックを実施し、必要に応じて休日出勤を割り当て
社会保険・36協定・長時間労働に関して、指定したルールに基づきアラート
振替出勤が発生してから指定期間が経過すると、休日出勤の割増賃金対象の時間数として自動精算
その企業固有の集計方法をきめ細かに設定し、集計を自動化
集計結果を含んだ出勤簿をPDF形式で出力
日々の勤務実績に基づく人件費を計算し、締め日を待たずして人件費を把握可能
従業員のマスタ情報を1ヶ月単位で管理できるほか、CSV形式で一括して取得/編集/登録も可能
社員やバイト、パートといった従業員の属性別にカレンダーを設定できるほか、まるめ・集計機能との連動も可能
登録されたシフトに基づいて、遅刻早退を自動で判定
売上や生産高、処理量などの成果を入力し、その成果と勤務実績を対比させて、折れ線グラフで表示
※引用元：ジョブカン勤怠管理 公式HP
(https://jobcan.ne.jp/)
タップすると各機能の説明が表示されます
リアルタイムでスタッフの勤務状況の確認や拠点ごとの勤怠管理が可能
直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成が可能
出勤管理機能やシフト管理機能と連動し、複雑な休暇管理を簡単に実施
スマホやタブレットでも、打刻・閲覧・各種申請などが可能
スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・分析が可能
スタッフの勤務状況を自動集することが可能
時間外労働状を一覧で確認でき、36協定超過がある際は自動アラートでお知らせ
画面上の言語は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えが可能
医療現場の勤務形態に合わせた運用が可能
※引用元：マネーフォワード クラウド勤怠 公式HP
(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
タップすると各機能の説明が表示されます
日次勤怠、勤怠確認、分析レポート、拠点別打刻集計、カスタム自動集計（数値集計）
役職階層、ワークフロー経路、申請ワークフロー、代理申請ワークフロー、受信ワークフロー
異動予約（役職）一覧、異動予約（就業ルール）一覧
有給休暇の自動付与、有給休暇付与予定一覧、有給休暇管理簿
不正な打刻・打刻漏れ、許可されていない打刻、無効な勤務パターン
打刻ごとの丸め設定、出勤・退勤・休憩の丸め設定、勤怠項目ごとの丸め設定、日ごと・月ごとの丸め設定、未申請の丸め設定、シフト範囲外打刻の丸め設定
従業員データ、日次勤怠データ、有給休暇利用実績、休暇付与データなどのインポート
従業員データ、月別データ、出勤簿データ、出勤簿データ、1ヶ月のシフト表、時間帯別のシフト表などのエクスポート
シフト管理、操作権限設定、ワークフロー通知、マネーフォワード クラウド給与との連携
※選定基準：
・キンタイミライ：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、本番開発前のプロトタイプ開発および導入後の無料調整を唯一行っているシステムとして選出(2023年5月16日調査時点)。
・ジョブカン勤怠管理：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、必要な機能を選んで価格が決まる製品で、機能が200種類と最も多い (2023年5月16日調査時点)。
・マネーフォワード クラウド勤怠：Google検索「勤怠管理システム」でヒットした55製品の内、一元管理できるバックオフィス業務のシステムが最も多い(2023年5月16日調査時点)。
ここでは、勤怠管理システムを乗り換えるにあたってよくある3つの課題ごとに、それぞれどういう基準でシステムを選ぶべきかを解説いたします。
既存のシステムでは自社のルールに合った管理でができておらず、手作業が発生しているなど、今のシステムに課題を抱えている企業もたくさんいらっしゃることでしょう。ホテル、運輸・倉庫、小売り、飲食といった、一般的なオフィスワーカーとは異なる勤務体系の業種に多いようです。
また企業規模が大きくなればなるほど従業員の雇用形態や労働形態が複雑になる上、高いコンプライアンスを求められることから、大企業を中心に既存システムでは対応しきれなくなるケースも散見されます。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「高いカスタマイズ性」を持つ勤怠管理システム。既存システムの機能では解決できない以上、自社仕様に機能を開発/調整してもらうほかありません。
このようなシステムを導入するにあたっては、細かいヒアリングを行った後、エンジニアが機能を調整してくれるため、痒い所に手が届くシステムになるでしょう。その分、既存のシステムよりもコストがかかりますが、従業員規模1,000名～といった大企業であれば 費用感は合うはずです。
機能の充実した勤怠管理システムを入れてはみたものの、運用を始めてみるとあまり使っていない機能があることに気が付くケースです。複雑な機能を用いて厳密に管理を行うというよりかは、選び抜いた機能だけのシンプルで低コストなシステムに乗り換えたいとお考えの中小企業も多いでしょう。
従業員からも、管理者からも直感的に使えないとの声が上がったり、実際にエラーが頻出しているケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「機能を選んでコスパ良く使える」勤怠管理システム。「出勤管理機能」「休日申請機能」だけで良い企業もあれば、「シフト管理機能」も欲しい企業もあるでしょう。
企業の規模や労務管理の方法などによって、欲しい機能は異なるのが普通。機能を厳選することで、従業員にとってもシンプルで使いやすく、経営者にとってもコスパの良いシステムとなるのです。
事業の拡大に伴って従業員は増えるものの、労務管理を行う人数は増えていかず、管理する現場では負担が増える一方。既存のシステムでは勤怠とその他バックオフィスシステムを別々に導入しているため、うまく連携できていないという課題を持つ企業もいらっしゃることでしょう。
ベンチャー企業などにおいては、上場を視野に入れてバックオフィス業務を一気に統制していきたいというケースもあるようです。
上記のような課題を抱えている企業に必要なのは、「バックオフィス業務を一元管理できる」勤怠管理システム。「勤怠管理」だけでなく「給与」「会計」「経費」「人事管理」など、複数のバックオフィスシステムを展開しているシステムから、自社が必要なシステムを組み合わせて乗り換えると良いでしょう。
当然連携することを前提に開発されている為「リアルタイムでの数値同期」などで税理士との連携を行いながら、より効率的にバックオフィス業務を遂行することが可能です。
